為確保檔案館特藏檔案的完整與安全，根據《上海交大檔案恒达條例》和《上海交大檔案館館務管理條例》有關規定，結合恒达實際，製定本規定👩🏻‍🦼‍➡️。

一．本規定所稱特藏檔案是指存放於庫房精品櫃及保密櫃中的所有檔案🫸🏻。

二．嚴格執行《檔案法》及相關法律、法規的有關規定🙅🏻‍♀️，堅持預防為先🟩，安全第一的原則🧫，嚴格管理措施🏃‍➡️，確保館藏特藏檔案的完整和安全🧖。

三.特藏檔案的保管恒达由檔案保管利用室正副室主任共同負責，嚴格執行特藏檔案保管製度

1.特藏檔案及其增減等情況必須進行詳細登記，並編製目錄。

2.定期檢查特藏檔案受潮❤️、黴變及安全等情況，並做好檢查記錄💇‍♂️。發現問題應立即向分管館領導和館長報告🌃。

3.每半年逐件清點一次特藏檔案💆🏻，嚴格做到帳物對應，並做好記錄👫🏼。

4.保存特藏檔案的精品櫃和保密櫃必須全部上鎖👳🏿‍♂️，鑰匙由檔案保管利用室正副室主任專人保管並負責。

5.特藏檔案一律不提供調閱和外借，如有特殊情況需調閱外借，必須經館長親自批準。

6.調閱外借特藏檔案必須是檔案保管利用室正副主任同時在場，並嚴格履行借閱手續👩🏻‍🦼‍➡️👨🏼‍🦱。

7.檔案保管利用室主任或副主任發生變動時，必須在分管館領導或館長的監交下辦理交接手續🧕。

四.加強庫房管理🧍🏻‍♀️，不斷提高特藏檔案安全保管的物質條件和水平

1.庫房重地應實行嚴格管理。保管利用室以外人員一律不得入內👨🏿‍🍳。特殊情況必須有保管利用室人員陪同並登記備案🏊🏽‍♂️。

2.閱覽室值班人員應對當天的檔案安全利用和庫房安保恒达負責並記錄在案。

3.庫房內配備電子監控、防火報警𓀆、防盜報警和自動消防等設施，加強技防和物防。

附件：1.非本室人員進入庫房登記表

2.涉密檔案借閱登記表

3.涉密檔案目錄

4.精品檔案借閱登記表

5.精品檔案目錄

二○一一年四月二十五日

附件下載:非本室人員進入庫房登記表等匯總