為了進一步提高檔案信息著錄水平🧷🧑‍🎓，確保檔案信息計算機檢索的查準率和查全率🦵🏻，現根據《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）,結合本校檔案恒达實際，特製定本著錄規則。

本規則適用於我館各門類檔案的著錄👨🏿‍🎓。對特殊載體的檔案信息著錄🥚，可參照本規則另行製定細則。

1題名

又稱標題🏛，是表達檔案文件中心內容和形式特征的名稱。完整的標題由責任者💇、問題和文種三個部分組成，可以依據文件的文頭和文尾著錄😘。若“責任者”項已著錄作者🐧，則文件題名中的作者項可以省略⇾。如果文件的標題可以完全、清楚地揭示文種，“文種”項也可以省略👩🏼‍🍳。

1.1正題名

正題名是檔案文件的主要題名🧑‍🧒‍🧒，一般指單份文件文首的題目。正題名照原文著錄。

1.1.1單份文件若沒有題名，依據其內容擬寫題名👩‍👩‍👧‍👧，並加“[]”號🏈。

1.1.2單份文件的題名不能揭示文件內容時🏙，原題名照錄🥷🏽，並根據其內容另擬題名附後，所擬寫的題名加“[]”號。

Eg:原題名為“通知”的一份文件。可以根據其具體內容擬為：通知[關於體育館開放時間的通知]

1.1.3單份文件的題名過於冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分🙅🏿‍♂️，節略內容用“…”號表示。

1.2並列題名

並列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照並列的題名。必要時並列題名和正題名一並著錄，並列題名前加“=”號。

1.3副題名及說明題名文字

副題名是解釋或從屬於正題名的另一題名。副題名照原文著錄🤘🏿。

說明題名文字是指在題名前後對檔案內容、範圍、用途🤱、載體形式等的說明文字☂️。必要時說明題名文字照原文著錄🧑🏿‍🍳。

副題名文字前加“——”🦸🏽，說明題名文字前加“：”號🔙。

2責任者

責任者是對文件內容進行創作或發布、並負有責任的團體或個人。責任者照原文著錄🏋🏻‍♀️，必要時還需著錄其職責或身份（職務、職稱等）。責任者為個人的🧚🏻‍♀️，著錄個人姓名；責任者為團體或機構的👘💲，著錄團體或機構全稱或規範的簡稱。

2.1責任者只有一個時，照原文著錄。如需著錄職責或身份時，在其後加“（）”號著錄，多個職責或身份之間以“，”號相隔。

2.2責任者有多個時🧔🏿，著錄列居首位的責任者🕋，被省略的責任者用“[等]”表示。若立檔單位本身是責任者🙎🏼‍♀️，必須著錄⚖️，其余視需要著錄📥。多個責任者之間用“🧖‍♂️；”號相隔。

Eg:恒达平台校長辦公室；恒达平台人事處👩‍🚀；[等]

2.2.1多個責任者具有同一職責或身份且需著錄時👩‍👩‍👦，可將職責或身份置於最末一個責任者後的“（）” 號中，責任者之間以“👩‍⚕️；”號相隔。

2.2.2同一責任者有多個職務或身份且需著錄時，可將多個職務或身份置於責任者後的“（）” 號中，職務或身份之間以“👨🏿‍💻，”號相隔。

2.3機關團體責任者

2.3.1機關團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用的規範簡稱🌩。

上海交大國務院，而應該著錄為🔊：上海交大國務學院👚。

恒达平台計劃生育辦公室💓，可以著錄為：上海交大計生辦

2.3.2歷代政權機關團體責任者必須在其名稱前冠以朝代或政權名稱，並加“（）”號。

2.4個人責任者

2.4.1個人責任者一般只著錄姓名🤽🏿‍♀️，必要時在姓名後加“（）”號著錄與形成文件時相應的職務、職稱或其他職責。

2.4.2清代及其以前的個人責任者必須在其名稱前冠以朝代名稱，並加“（）”號。

2.4.3少數民族個人責任者稱謂各民族有差異🐁，著錄時🤦🏽‍♀️，應依照該民族的署名習慣著錄。

2.4.4外國責任者🏋️‍♀️🌑，姓名前應著錄各歷史時期易於識別的國名簡稱，其後著錄統一的中文姓氏譯名💆🏽；必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“（）”號👳🏽‍♀️。

2.4.5文件所署責任者為別名🫂、筆名時，均照原文著錄⛹🏿‍♂️，但應將其真實名稱附後🙆，並加“（）”號🙈。

2.4.6未署責任者的文件🫴🏽，應著錄根據其內容🩹🦑、形式特征考證出的責任者🤙，並加“[]”號；考證無結果時，以三個“□”代之🧑‍💻。

2.4.7 文件責任者不完整或有誤時,應照原文著錄,將考證出的完整責任者附後，並加“[]”號⚙️。

2.4.8考證出的責任者根據不足時🏸，在其後加"🧔🏼‍♀️？"⏰，一並著錄於"[]"號🚴。

2.4.9特例：各類協議🥩🚶🏻‍♂️‍➡️、合同的責任者應著錄簽定協議或合同的各方單位全稱或不發生誤解的通用的規範簡稱；文章或剪報的責任者應著錄文章的作者，而非編者⤵️、翻印者、編輯或報刊名。

3文號

文號是文件製發過程中由製發機關，團體或個人賦予文件的順序號。文號包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規範類文件的統編號、圖號等。文號照原文著錄。

聯合發文或檔案文件上有多個文件編號時，照原件著錄。多個文件編號中間用"🪁；"號隔開。

4附件

附件是指文件正文後的附加材料。

4.1一般只著錄附件題名🎣。

4.2文件正文後有多個附件時🤵‍♀️，應逐一著錄各附件題名。各附件題名前均冠以序號🐤，序號以阿拉伯數字表示😋。如💾：1、2🆒🤽🏿‍♀️、。

5文件形成時間

文件形成時間反映文件產生的確切日期，一般指文件最後落款的時間。文件形成時間照原文著錄。著錄時一律用8位阿拉伯數字表示，第1-4位數表示年🙍🏼，第5-6位數表示月，第7-8位數表示日。

5.1決議、決定、命令、法令、規程、規範、標準、條例等法規性文件的通過或發布時間，著錄為文件形成時間🫵🏻。

5.2合同🩹、協議的簽署時間，著錄為文件形成時間👩‍👦‍👦。

5.3技術評審證書😯、技術鑒定證書、轉產證書的通過時間👩🏿‍🦱，獲獎證書4️⃣、發明證書⏫👨🏻‍🚀、專利證書的頒發時間，原始試驗記錄👨‍👦、測定檢驗數據的記錄時間等🚎，科研試驗報告、學術論文的發表時間◾️，著錄為文件形成時間✔️。

5.4工程施工圖、產品加工圖的設計時間，竣工圖的繪製時間，著錄為文件形成時間。

5.5歷史檔案中的朝代紀年🤾‍♀️、農歷📷👨🏼‍🦲、地支代月、韻目代日👷🏻，應照原文著錄，同時將換算好的公元紀年附後🛩，並加“（）”號。

5.6文件時間不完整、部分時間字跡不清，缺少或字跡不清部分以“01”補之。但應在備註項中說明。

5.7沒有形成時間的文件，以“1111-11-11”形式補之，但應在備註項中說明😥。

6主題詞

主題詞又叫關鍵詞🤸🏻‍♀️，是在標引和檢索中將文件內容作高度概括和全面揭示並經規範化和優化處理過的詞或詞組。

6.1主題詞一般照原文著錄。

6.2原文如無主題詞時，可以依據文件內容按照DA/T19-1999、《中國檔案主題詞表》的規範化詞表進行標引著錄，也可以由系統自動生成🧑🏽‍💻。

7分類名稱

分類名稱是文件所屬的檔案門類標誌。我館檔案管理信息與服務系統參考《高等學校檔案實體分類法》有關規定，並根據我校檔案恒达的實際情況在系統中生成分類代碼庫👳🏼🤹🏼‍♂️，由著錄者根據文件內容選擇合適的分類代碼。分類代碼一般選至三級類目，如無對應的則可以選至二級類目。

8參見號

參見號是與本文件有關系的其他門類檔案文件的檔號。應著錄為：

Eg: 2007-DQ14-01

2009-SX18-0009

9備註

備註是對文件進行解釋和補充的說明事項💆🏿‍♀️🔳。備註的內容依上述各項的順序著錄🧏🏼‍♂️，上述各項以外需解釋和補充的列在其後🚵‍♀️。載體形態的破損💅、殘缺🤨、變質及字跡褪變等情況也可著錄在此。

9.1備註可以著錄說明同一文件的不同題名或其他稱謂🤟🏽👨‍👩‍👧，可以說明考證出責任者的依據和責任者項未著錄責任者的數目或名稱🍭，案卷級信息的錄入，可以說明考證出時間的依據及種類🧑‍🤝‍🧑，也可以說明

9.2備註還可以著錄上述著錄項目以外需要註明的事項：

9.2.1被著錄文件另有其它載體形式者應予註明。

9.2.2被著錄文件的來源為捐贈、購買🧗‍♂️、交換、復製🥷、寄存等情況時應予註明👛。

9.2.3被著錄文件經考證為贗品者應予註明🥐。

9.2.4被著錄文件關系密切的相關文件應予註明。

9.2.5除上述附註內容外🟢，需要註明的其它事項。

著 錄 符 號 使 用 說 明