學校重大活動、重大事件和重要會議（以下簡稱“三重活動”）檔案是學校改革發展重要的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。認真做好“三重活動”文件材料的歸檔恒达是創新歸檔思路👩🏽‍🏭，從傳統的年度歸檔向即時歸檔的改革🤪，也是確保學校“三重活動”文件材料及時🍹、準確🔨、完整歸檔的一項重要舉措。對促進學校管理效能、方便利用🛍️、惠及後世具有重要現實和歷史意義。

為加強“三重活動”文件材料的管理，確保“三重活動”檔案的安全、完整、準確和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》和《恒达平台檔案恒达條例》及相關法規規定，結合本校實際，製定本管理辦法☯️。

一、“三重活動”文件材料即時歸檔的定義及範圍界定

本管理辦法所稱“三重活動”文件材料，是指在重大活動🐊、重大事件和重要會議中形成的有保存價值的文字（含合同🧸、協議✹、題詞等）👩🏻‍🍼、照片🚘、音視頻文件、電子文件🖖、標誌性實物等不同載體形式的歷史記錄及其他具有參考價值的文件材料。“三重活動”主要指：

（一）黨和國家領導人在校視察🤞🤾🏼‍♂️、考察、指導恒达等🧙‍♂️；

（二）市委🌉、市人大、市政府👩‍🎓、市政協主要領導人在校視察恒达🧏🏻‍♂️、開展調研、檢查恒达等；

（三）中央和國務院各部委主要負責人、兄弟省市、直轄市👨🏽‍🚒、自治區主要領導人來校參觀訪問和指導、考察恒达等；

（四）外國（藉）政要、著名人士來校參觀💮、訪問🤾🏽、演講（學）等🏊；

（五）校領導出席的重要公務活動（包括外事出訪活動）✸；

（六）本校師生參加並獲獎的國內外具有影響的重大競賽（技）活動；

（七）本校舉辦重大慶典和重要紀念活動等🧑🏻‍🦯‍➡️；

（八）本校承辦或主辦重要的全國性、國際性會議等；

（九）其他重大活動📤、重要事件和重要會議等。

二🚠、“三重活動”文件材料即時歸檔的基本原則

（一）加強領導的統籌原則。今天的新聞是明天的歷史🧆，歷史由檔案記載而積累。學校主辦或承辦部門應從方便利用和歷史責任感的高度，加強對“三重活動”文件材料歸檔恒达的領導，必須把“三重活動”的文件材料管理納入“三重活動”的同步管理🪂，必須落實“三重活動”文件材料管理的承辦人♋️🏀，協調解決歸檔恒达中的重大問題🕵🏻‍♂️🙎🏼‍♂️，確保“三重活動”文件材料齊全完整🦹‍♂️。並與校檔案館建立預告製🚅。

（二）落實責任的分工原則🧙🏽‍♂️。學校主辦或承辦部門是“三重活動”文件材料管理及向校檔案館歸檔的責任者🤹🏽‍♂️。要按照分工負責🌉，相互協同的要求，在“三重活動”籌備初始階段，確定“三重活動”文件材料管理的承辦人🤱🏻，製定“三重活動”文件材料的收集範圍和預立卷方案🧾，並具體負責對“三重活動”文件材料的收集與預立卷恒达。

（三）技術部門的協同原則。“三重活動”檔案具有時代標誌性的重要特征。學校照片🧑、錄音、錄像及電子文件的拍攝和製作部門的相關人員要進一步強化檔案意識，切實按照歸檔恒达的要求，大力協助“三重活動”主辦或承辦部門做好文件材料的積累恒达♐️。必要時，校檔案館可直接派人至現場進行拍照👩‍💼、錄音👰💽、錄像恒达🏘。

（四）檔案部門的監管原則。校檔案館應密切與主辦或承辦單位的聯系，及時掌握重大活動、重大事件和重要會議的有關情況，負責對“三重活動”文件材料預立卷的業務指導恒达，監督主辦或承辦部門對“三重活動”文件材料的收集齊全和及時歸檔💦🫴🏻。

三、“三重活動”文件材料即時歸檔恒达的具體辦法

（一）主辦或承辦部門應自重大活動🥤、重大事件和重要會議結束之日起20天內將“三重活動”的文件材料按照開放🫵、內部、機要等級別進行開放鑒定後🖐，向校檔案館移交完整的文件材料歸檔🕋🤿。學校相關技術部門拍攝“三重活動”的照片🔴🌙、錄像及錄音和電子文件也應在規定的事件內向檔案館歸檔🏸。因特殊原因需延期移交檔案的，須經檔案館同意。

（二）主辦或承辦部門和技術部門向檔案館移交的“三重活動”文件材料應以原件為主。紙質文件要求紙質完好🙆🏽‍♀️，照片👖、錄音、錄像和電子文件必須圖像清晰🧣，聲音清楚🚷，並必須附有相關文字說明，“三重活動”時間🅱️🫃🏼、地點、人物、事由等🧑🏻‍🏭，以方便利用👨🏼‍🌾。

（三）個人非職務活動形成的對國家和學校具有保存價值的“三重活動”文件材料，檔案所有者應妥善保管🤰🏽。根據需要🪧，檔案館可依法對其采用代管或寄存、收購💂、征購等措施確保“三重活動”文件材料完整系統👨‍🏫，其所有者可享受優先使用權。

四．本辦法自2008年4月1日起實施👩🏿‍🍼。