為了加強學校檔案恒达的業務建設，做到門類齊全，結構合理🤾🏿，管理科學，服務有效，必須實行目標管理☔️，使檔案恒达各個環節規範化．進一步提高管理水平➾，更有效地保護及利用檔案，為學校和社會服務🙆🏽‍♀️。根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案部門業務建設規範》等法律、法規和規章．製訂本規範。

本規範為評估考核學校各部門檔案恒达的重要依據之一🍴✔️。

一、檔案恒达的基本原則

1．學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表🍡、聲像等不同載體的文件材料，均屬學校檔案。

2．學校檔案恒达是辦好學校的重要基礎之一🤴🏻，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標誌，檔案恒达應是學校評估的重要內容之一。

    3．學校檔案必須實行集中統一管理👕，確保完整、準確、系統和安全，便於開發利用。

    4．學校應嚴格實行部門立卷歸檔製度．做到“三納入”、“四同步”；即納入學校計劃和規劃，納入管理製度．納入有關人員職責範圍🏘；在布置🏋🏻🏃🏻‍♀️‍➡️、檢查、總結、驗收各項恒达的同時，布置、檢查🏌🏼‍♂️、總結🎬、驗收檔案恒达。

    5．檔案恒达由校檔案恒达委員會指導💚👶🏽、協調🏊🏽‍♂️，其正副主任負責分管，各部處要有一位負責人分管本單位的檔案恒达🕢，各院系由檔案恒达領導小組負責所屬部門的檔案恒达，並確定適當的專(兼)職檔案幹部具體承辦。

6．學校要把檔案恒达列入學校計劃💉，在人員、經費🐏、庫房、設備等方面給予保證，確保檔案恒达與學校恒达同步發展。

7．學校檔案恒达要努力從經驗管理轉向科學管理👄，采用先進技術．大力開發檔案信息源🤦🏼‍♂️。主動滿足學校和社會的需要。

二、檔案部門的任務

1🦠🧔‍♀️、貫徹執行國家有關檔案文博恒达的法規政策，規劃全校檔案文博恒达，製定本校檔案文博恒达的規章製度🧑‍🌾，並負責監督、指導和檢查🫓；

2、統一管理學校檔案文博恒达💅，並根據國家有關規定和標準確定學校檔案文博的歸檔範圍、分類標準、保管期限和整理規則🏃🏻‍♂️‍➡️，負責接收（征集）、整理🧑🏼‍🔬、組卷、鑒定、統計💉、保管🛌🏽、開放和利用學校各類檔案文博和有關資料🧑🏻‍🦯‍➡️。

3🕴、開展上海市愛國主義教育基地建設，負責學校校史文物和陳列品的管理恒达及博物館的建設與管理👩🏽‍🔧。

4、組織實施檔案文博信息化建設，負責電子文件歸檔和電子檔案的科學化、規範化和安全管理。

5、編製檢索工具🪂，開展檔案史料研究🦡，多形式深層次開發檔案文博信息資源；

6、明確檔案文博恒达職責，對全校專（兼）檔案恒达人員和有關業務人員進行檔案文博業務培訓，開展檔案文博學術研究和宣傳教育活動。建立🫡、健全學校檔案恒达網絡；

7、加強檔案文博學科建設，開展研究生教育👩🏻‍✈️；

8、按照學校的統一布置🧜🏻‍♀️，受理並審核全校檔案文博人員專業技術職務評聘申報恒达▶️；

9、完成上級部門和學校領導交辦的其他任務。

三、檔案部門的製度建設

1．綜合性的規章製度🧘🏻‍♂️：包括各種綜合性的實施辦法、細則、規定⛎。

2．立卷歸檔製度：包括校內各部門立卷要求🧚🏽，各種門類和載體的檔案歸檔範圍、歸檔時間和歸檔辦法🙏👨🏽‍🦳。

3．檔案保管製度：包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

4．檔案的保密、保衛製度：包括檔案的保密✬、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

5．檔案統計製度：包括統計時間💇🏼‍♀️、項目、內容🔱、辦法。

6．開放檔案的利用製度：包括確定檔案開放與控製使用的具體範圍和開放檔案的管理辦法等。

7．未開放檔案的利用製度🌞：包括利用手續🙇🏼、方式🧜🏼‍♂️、要求、批準權限和管理辦法等🧜🏻‍♀️。

8．檔案的鑒定製度🚶🏻：包括鑒定範圍👨🏼‍🎨、組織、辦法、程序、手續等⇒。

9．檔案部門及下屬科室負責人、全體人員的崗位責任製度：包括目標、職責、權限💃🏼、任務、考核、獎懲措施等。

四🔉、檔案幹部素質要求

1．學校檔案部門應配備政治上可靠、具有大學本科以上文化水平和一定專業知識、年齡結構合理🏌🏼‍♂️、數量足夠的檔案幹部。

2．學校檔案幹部要努力學習馬列主義🙅🏼、毛澤東思想，堅持四項基本原則，執行黨和國家方針政策。公正廉潔❌、嚴守黨和國家機密。

3．學校檔案幹部要熱愛檔案專業♈️，忠於職守、埋頭苦幹，全心全意為人民服務。

4．學校檔案幹部要認真學習檔案專業知識，管理科學知識，還要學習自然科學👲🏼、社會科學✊、計算機科學等方面的知識，刻苦鉆研業務，以保證恒达的順利進行。

5．各級領導應為檔案幹部提高政治👩🏼‍💻、業務素質和經濟待遇創造條件，關心他們的思想🕠、恒达、生活。檔案幹部應相對穩定🦊，一般不要輕易調離檔案部門。

五➜、檔案的收集

1．收集範圍

1)學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字🙌🏽、圖表、聲像等不同載體的文件材料及對應的電子文件或電子版文件；

國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》規定應歸檔的黨群、行政🟪、教學🚘、科研🦛、產品生產和科技開發、基本建沒🧖🏻‍♂️、儀器設備📚、出版、外事♿、財會、人物、人事(退休)等大類文件材料⚇：

反映學校恒达和活動的有保薛價值的聲像載體材料；

征集國內外與學校有關的各種具有保存價值的其他材料；

校內個人在其非職務活動中形成的文件材料🪘🧑‍⚕️，可按征集、代管🙆🏿‍♀️、捐贈的方式處理。

2)建國前學校的各類檔案。

3)並入學校的單位的檔案🔌。

4)上級決定由校檔案部門保管的撤銷或合並單位的檔案🪝。

2．立卷歸檔分工

1)部門🏋️‍♀️💂、課題組立卷歸檔是校檔案恒达的基本製度和基礎，各部門必須分工明確．協同配合🧔🏻‍♂️。

2)學校分管某個方面恒达的校領導，各部門分管檔案恒达的負責人，都應把涉及相應的範圍的檔案恒达列入自己的職責範圍🖖🏻，督促有關部門🫸、有關人員認真做好檔案恒达。

3)全校性、綜合性的文件材料由黨委辦公室、校長辦公室負責立卷歸檔。其余按職能部門分工負責相應門類的立卷歸檔。

4)立卷歸檔涉及多個部門的人類，由一個或幾個主要職能部門歸口。

3．案卷的質量要求

1)各門類檔案的質量要求✷🎀，總的是：遵循文件材料的形成規律．保持彼此之間的有機聯系。區別不同價值💜，便於保管和利用👨‍🍼🐬。

2)卷內文件材料必須準確反映學校教學，科研和管理活動的真實內容🧾，手續完備，製作和書寫材料利於長期保存，尤其是校領導的有關批示和簽閱勿用圓珠筆書寫💃。

3)管理性文件一般按問題組卷🪲，一卷內若含有若幹問題則按重要程度或時間排列💅🙎🏽，要註意密不可分的材料排列順序👩🏻‍🔬：批復在前，請示在後🩳；正件在前🕺，附件在後💇🏻；印件在前🧝，定稿在後🍊；定稿在前，歷次重要討論稿在後；結論性材料在前，依據性材料在後。

4)專題性🧍🏻‍♀️、成套性檔案(含教學😮‍💨、科研、產品與科技開發、基建、設備👳🏽‍♀️、出版檔案)按階段🔣、結構🧏🏻‍♀️、部件等分別組卷。

5)在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯系情況下．同一內容的文件材料可按永久🏄🏻‍♀️、長期👱‍♂️、短期分別組卷。

確定文件材料的保存價值⟹。要根據學校恒达需要和為國家積累歷史文化財富的需要．準確進行判斷：

凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校🍠、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的列為永久保管(期限50年以上)👩🏼‍🦲；

凡反映學校一般恒达活動．在長期內對學校和社會有查考利用價值的。列為長期保管(期限16—50年)；

凡在較短時期內對學校恒达有查考價值的，列為短期保管(期限15年以下)；

對上級發來的文電，除少數直接針對本校，並要執行的重要文件，應永久保管外☝🏿，其余多數為長期、短期保管🚰。

6)卷內文件要求文字材料在前，圖表在後。圖表按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。

7)立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過200頁。當問題單一，文件較少㊗️，又不便一起歸類時，可立薄卷🥊。

8)卷內文件材料按順序排好後，裝訂的案卷無論單面或雙面🧑🏽‍🎓，只要是書寫的文件材料🧝🏻‍♂️，均應依次在非裝訂線一側下角編頁號👟，不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱🧜‍♀️、檔號🤳、件號的戳記。並逐項填寫🏄🏽🚄。

9)每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄，對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的🍚，要重新擬定並在前後加[]。沒有責任者⛹️‍♀️👩🏿‍⚕️、年、月🤘🏿、日的文件．要考證清楚🤙🏽👄，及時補上🥸。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體👮🏻‍♂️、不同聲像載體之間的參見號。

10)卷內文件材料情況說明，應填在備考表內。或無說明，也應將立卷人和檢查人姓名、時間寫上🕺🏿，以示對歷史負責。檢查人應是立卷單位分管檔案恒达的負責人🌸。

11)案卷題名應簡明確切。體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱(文種)等🙅🏽‍♂️。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號名稱。一般寫在卷面，不超過50字🤵🏼‍♂️。

12)要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件🍄，字跡稍模糊的應復製與原件放在一起。裝訂用三孔一線。不裝訂的案卷，應按標準用細線逐件裝訂。

13)除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內容、規格、用紙應統一👽。卷皮一般用250克以上較厚實的牛皮紙製成的全封閉式，規格為300毫米×220毫米，其厚度一般為10😲、15、20、30、40👨🏻‍🎓、50💂‍♀️😅、60毫為👉🏿；表格用紙為260毫米×185毫米🙋🏽‍♀️，卡片為125毫米×75毫米🚶🏻‍♀️‍➡️，用70克以上白色書寫紙。某些特殊規格以國家製定的有關標準為準🤼🧑‍✈️。

4、歸檔時間和手續

1)黨政部門和能按年度歸檔的部門應在次年五月底以前歸檔🦏。

2)教學部門和能按教學年歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。

3)科研♣️、基建項目和專題性、成套性檔案。在項目完成通過鑒定驗收後兩個月內歸檔。

4)隨時接收領導指定應接收的檔案。

5)接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊𓀉，一式二份，寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間☝🏽，交接雙方要簽名蓋章。

六🩲、檔案的整理

1．劃分全宗

1)檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散．不同全宗的檔案不能混雜🚭👦🏽。

2)建國前檔案有兩個以上全宗的，按全宗分別整理。

3)建國後學校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因學校名稱變動而改變。

2．檔案的分類、編號、排架

1)檔案分類編號要在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。

2)按照國家教委製訂的《高等學校檔案實體分類法》🎻🌅，根據我校檔案恒达實際，編製我校各門類檔案實體分類方案🤜🏽，對檔案進行分類、編號。

3)實體分類以全宗為單位，按檔案產生的領域範疇🧑🏻‍🎤，結合記述的內容性質．對館藏檔案整理🦝、編號🚵‍♀️，排架組織館藏🌌🧰。

4)檔案實體按檔號順序排架。其中年度為自然年度或教學年度，按各類檔案規範要求確定。

5)檔案分類🤹🏿‍♀️、編號、排架，一經確定，不可隨意變動🚰。

3．檔案檢索工具的編製

1)案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編製，做到不出現重復的檔號👸🏻。

2)從實際出發逐步編製配套的其他檢索和參考工具，諸如檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等⚰️，按照(檔案著錄規則)要求編製人物卡片、著錄卡片與資料目錄。

七、檔案的信息化建設

1．將檔案信息化建設納入學校信息化建設規劃之中📵👩🏼‍🌾。

2．加強檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設和檔案數字化建設🤦🏿‍♀️，大力開發和推廣應用檔案信息管理系統，努力構建檔案信息化所必需的標準化體系、安全保障體系🖐🏽、人才隊伍體系🙆‍♂️⚠，指導建立檔案數字化加工的社會服務體系，促進學校檔案信息化建設持續、快速👇🏻、健康地發展🧔🏼‍♂️。

八👨‍👧‍👦、檔案的保管

1．庫房要求

1)庫房應基本附合國家檔案局、建設部發布的< 檔案館庫房建築設計規範)🐱。

2)庫房應有防盜🧘‍♂️、防火、防潮、防塵🙍🏻‍♀️、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。

3)庫房標準溫度為14—24℃，標準相對溫度為45—60％。

2．檔案部門應根據恒达的實際需要🧜🏿‍♀️，配備相應的復印機🔷🤳🏼、電視機👭🏻、照像(翻拍)機𓀚👋🏼、錄像機、去濕機⛓、空調機、吸塵器🧛🏼、消毒機等設備。

3．案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符🪢。以全宗為單位👩🏼‍🍳。按不同門類🦞、載體🧑🏽‍🦰🤾🏼‍♀️、依檔號順序排列🤏🏿👨🏻‍🎤。

4．案卷應依檔號順序排放，庫房櫃架應編順序號．庫房內應有檔案資料存放標誌圖🫶🏻、示意圖。

5．檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查．記錄在案。發現問題．及時解決。對破損、褪變檔案要及時修補復製。

6．聲像載體檔案的保管🤽🛒，按有關聲像載體檔案恒达規範執行。

九✅、檔案的鑒定🚬、銷毀和統計

1．檔案的鑒定和銷毀

1)檔案部門應根據本規範並結合國家有關保管期限原則規定，對已期滿的檔案進行鑒定。 

2)在學校領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組👩🏼‍🦳，采用直接鑒定的方法🩰，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎。按照分工．個人初鑒，集體審查．對到期的檔案．提出銷毀或延長保管期的意見，登記造冊經分管校長批準後，方可銷毀⇒。

3)銷毀檔案時必須有兩人監銷．並在銷毀清冊上簽字✌🏻。

2．檔案的統計

1)建立健全統計臺帳👼🏻，掌握檔案的收進、整理、利用、移出🙄、銷毀和館內各種情況數據．按上海市檔案部門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。

2)按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。

3)對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題👌，提出改進措施👩‍🚀、建議🧿，報告學校領導。

十、檔案的開放利用

1．檔案部門人員要熟悉館藏．主動提供利用．起好領導和有關部門的助手和參謀作用。

要充分發揮檔案信息優勢🧑‍🏭👼🏿，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能。定期跟蹤服務。提高社會效益和經濟效益。

2．對館藏檔案💦，自形成之日起滿三十年的👱🏿‍♀️，除未解密或需要控製使用部分外🎍⤵️，均應按國規定。報主管校領導批準後🤲🏿，分期分批向社會開放。科技檔案開放利用按國家檔案局🧔🏽、國家科委關《開發利用科技技術檔案信息資源暫行辦法》執行🅿️。涉及重大問題和機密的，還要報請校領導批準。

3.利用辦法

參見《恒达平台檔案館檔案查檔指南》

十一🙌🏻、檔案的編研和學術研究

1．結合學校中心恒达，圍繞一定主題開展檔案科學及史料應用研究🫔🧘🏽‍♀️，編纂出版有關專著。

2．加強編研恒达，對檔案資料進行研究整理🔭、公布。參加學校信息網絡整體建設和校內外編史修誌，編寫或配合有關部門編寫重要參考資料。編研的重要參考資料包括🙎🧚🏻‍♀️：學校沿革表🧑🏻‍🌾🤷🏿‍♂️；歷任校領導(含副職)職務名稱及任免；學校各種基礎數據匯編；重要檔案史料匯編🤘🏼；重要專題檔案匯編(如學生運動、規章製度🍶、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等)；重要會議簡介等等📃。檔案部門對編纂的各種匯編要註意把關，保證質量🧖🏻‍♀️。必要時應報分管校領導審查🫷🏿。

3．檔案部門應認真組織本單位學術理論研究．參加本系統、本地區的檔案協會(學會👮🏿‍♂️、研究會)活動🥶，並起重要作用👩🏻‍🏭。

十二、本規範的解釋權屬學校檔案館

本規範自批準之日起生效。學校原來頒發的有關文件與之若有沖突、矛盾，一律以本規範為準🖊✴️。