為了加強本校教學類檔案(以下簡稱教學檔案)恒达，充分發揮教學檔案在學校教育管理🔩、教學活動、教學研究等各項恒达中的作用．提高教學檔案的質量和水平🏔，逐步實現教學檔案的標準化、規範化和現代化🤟🏼👰🏻，並為今後考核教學檔案恒达和教學管理恒达提供依據．特製訂本規範👩🏻‍🦰。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》👨🏼🌿，國務院批準的《科學技術檔案恒达條例》．國家教委、國家檔案局教辦字(87)16號文件，《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》等法律、法規及規章結合本校教學檔案恒达的實際情況擬定。

一🧑🏽‍✈️📦、主題內容：

本規範規定了教學檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定，文件材料的部門立卷和歸檔流程。教學檔案的管理👐👨🏿‍✈️，教學檔案的開發利用🐂，各級崗位責任製🥭，歸檔範圍與保管期限🦗⚰️。

二💻、引用標準：

GB3792.5——85《檔案著錄規則》

《文書檔案案卷質量標準》

GB9705——88《文書檔案案卷格式》

GB／T11822——89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

三、教學檔案恒达的基本原則🍡：

1．凡是在教學管理📳🔚、教學實踐和教學研究活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。

2．教學檔案是衡量院校教學管理水平和教學質量的重要標誌之一，是培養人才、進行教育思想🍽👩🏼‍💼、教學改革和教學史研究必不可不少的條件，是教學評估、學生學歷的依據和憑證，是學校檔案的主體、核心和重點。

3．教學檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全🏌🏽‍♂️，便於開發利用🤳🏽。

4．教學檔案是教學管理的重要組成部分🤽🏻，應實行“三納入”、“四同步”😶，即納入教學計劃👌🏼、規劃🎓，納入教學管理製度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學恒达與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審，鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；授予學位．上報評審材料與檔案部門出具歸檔證明同步👩🏼‍🏫。

5．努力實現教學檔案恒达從經驗管理向科學管理轉變，分散管理向集中統一管理轉變🌱🧑‍💻，手工管理向現代化管理轉變，逐步參與教學管理，使檔案館成為教學管理和教學改革的參謀

與信息咨詢部門之一。

   6．逐步建立教學檔案數據庫，不斷完善教學檔案“雙軌製”歸檔模式，並納入全校信息系統統一管理和開發利用。

四🤵🏻‍♀️、教學檔案歸檔範圍的確定

    1．確定的原則：

    1)歸檔的教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料．必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用⛷🫱🏽。

    2)歸檔的教學文件材料．必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程．保證完整🔩、準確、系統。

    3)歸檔的教學文件材料🧑🏿‍💼，必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。

    2．歸檔的主要內容和重點：

    1)歸檔的主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設👱‍♀️🧑🏼‍🦱、招生、學籍管理👩🏼‍🦳、課堂教學與實踐、學位恒达🏋🏻‍♂️、畢業生恒达👨🏿‍🎓、教材、成績冊⏬、論文等方面，具體範圍見附件一。

    2)歸檔的重點是本校教學恒达🙇🏻‍♂️，特別是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。

    3．不歸檔材料

    1)上級有關教學的普發的(非專指高校)☛，不需辦理的文件；

    2)上級有關教學的未定稿的文件➛；

    3)上級發來的供恒达參考的文件；

    4)無查考利用價值的事務性．臨時性文件；

    5)非隸屬單位抄送的不需辦理👄，也無參考價值的文件；

    6)校內其他單位發來的文件；

    7)與校外單位交換來的材料🤸；

    8)未經會議討論．未經有關領導審閱♿️，簽發的未生效的文件；

    9)只有請示沒有批復或只有請示，上級又無口頭同意，本校又沒有執行的文件🏊🏽。

    電報草稿。一般性文件的歷次修改稿，征求意見稿、鉛印的歷次校對稿(主管領導親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外)。

以上不歸檔材料．如認為必要．可作為資料由本部門暫存。

五🏟、教學文件材料的部門立卷與歸檔流程

1．形成與積累

1)每學年始，分管教學恒达的校長在向各院、系💗、處、部布置新學年恒达👩🏽⚁，同時向院、系💆🏼、處布置形成積累教學文件材料的任務。

2)院🍐、系、處兼職檔案員按文件材料類目表(見附件一)分別積累文件材料，並定期進行整理🏬，及網上收發文登記恒达🪢。

3)檔案館隨時了解、督促、檢查😷、指導專(兼)職檔案員做好文件材料的積累恒达和整理恒达🫅🧑🏿‍💻。

4)歸檔的教學文件材料必須字跡工整、格式統一💛🚎，簽字手續完備。

5)教學檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學文件除原稿外🔰，可根據實際情況，酌加副本😙。

2．立卷分類

1)分年度

一般性的教學管理文件材料歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復🤾🏼‍♀️🙆🏼‍♂️、歸入批復年度❕🈚️；跨年度規劃、計劃👍，一般可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最後一個年度；跨年度的會議，一般可歸入會議開幕的年度；本科生😰、研究生論文及評閱材料放在批準授予學位年度立卷；成績大表🧓🏽，原始成績放在畢業年度立卷；考試試卷，按學年立卷。

2)分問題

將文件按其內容所反映的問題🧑‍🦰👨🏼‍🦱，事物分開。

3)分期限

將文件按照規定的不同保管期限分開。

3．整理組卷

1)堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各院🎲、系、所或教學管理部門的專(兼)職檔案員負責將積累的文件材料向檔案部門歸檔🤷‍♂️。

2)根據教學文件材料的形成規律🛗，保持其有機聯系和便於利用查考的原則組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷便於利用．同一內容的文件材料數量多時可分別組成若幹卷，每卷超過200頁👨🏽‍🔬。也可以根據文件材料的內在聯系，對問題單一，文件較少者按不同內容分別組成薄卷。

3)卷內密不可分的文件材料按正件在前．附件在後♉️；印件在前，定稿在後🚁；批復在前✡️，請示在後的要求排列；會議材料按議程的順序排列🙅‍♂️。

4）在網上收發文登記的基礎上，做好文件開放信息的鑒定和著錄恒达，完成網上文件預立卷🎚，實現紙質文件與電子文件同步歸檔🌠。

5)卷內材料一律拆掉金屬物🤽🏼‍♀️，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補。

6)凡是文件材料未註明標題的可以自擬標題，外加“[  ]”。

7)各種材料大小均為16開或A4🦹‍♂️，圖件按此規格疊成手風琴式，圖名🤷🏿‍♀️、圖簽折在外面。

8)文中密不可分的插圖、照片應貼入文字材料內；附圖冊、表冊應貼上標簽🐀。填寫件號與檔號附在文字材料之後共同組成保管單位。

9)透明圖紙用縫紉機打圖邊🎷，並貼上標簽．填寫張號及與文字報告一致的檔號。

10)卷內文件編頁碼

卷內文件無論是單面或雙面只要有書寫文字，均應每面編寫一個頁號🦷；頁號的位置在每面材料非裝訂線的下角。不裝訂的以件為單位者，應在右上角加蓋有單位名稱🎻、檔號😬、件號戳記⇒，並逐項填寫👇。

11)填寫卷內文件目錄

順序號：以卷內文件排列先後順序填寫的序號🍵。

文號：文件製發機關的發文字號。

責任者📕：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者或單位。

題名：即文件標題🧄，一般應照實抄錄👨🏽‍🎓。

日  期🚱：文件的形成日期。一般寫最後的批準日期(如學籍管理審批表)🧑‍🦲。

頁號：卷內文件起止之頁的編號💇🏽。

12)填寫卷內文件備考表

本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改👷‍♀️、補充、移出銷毀等情況。立卷裝訂好後🥔，加發生或發現問題🪫，應由有關人員填寫說明並簽名，標註時間⇒🤾🏻‍♀️。

立卷人🏌🏿‍♂️：由組成本卷的責任者簽名

檢查人：由對案卷質量進行審核的部門分管檔案恒达的領導簽名。

13)擬寫案卷標題，要求結構完整，一般應準確概括卷內文件主要責任者、內容、名稱(文種)，題名要簡要🎓，確切反映卷內文件材料內容。

14)與教學文件材料有密切聯系的聲像材料🧁，應歸入聲像類檔案👨🏻‍✈️，並將聲像類檔號作為教學文件材料的參見號填入備考表內。

3．歸檔要求與時間

1)歸檔的文件材料應用蘭黑黑墨水書寫，字跡清晰，紙質優良🥾🌻、書繪工整。不得使用褪化變色🏂🏿、不易長期保存的書寫工具紙張👩‍🦯‍➡️🚶🏻‍♀️‍➡️。

2)歸檔時交接雙方必須當面驗收🎁，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求✣🦵，標題是否確切，凡不符合規定要求者．接收人應拒絕接收，並限期改正補交🉑🙇‍♀️。

3)歸檔時歸檔人員要填寫歸檔登記薄．一式兩份☃️，雙方各執一份🚭🧟‍♀️，作為移交憑證。

4)歸檔時間

一年度歸檔一次．管理性文件於次年暑假前歸檔；成績冊於當年寒假前歸檔；研究生答辨材料及論文於答辯當年的暑假前歸檔👴🏿。

六🏹🦮、教學檔案的管理

1．分類編號

1)按《高等學校檔案實體分類法互高等學校檔案恒达規範》進行分類。

2)根據本校教學檔案的內容和特點👩‍🚀，編製用於組成檔號的三級類目代號簡表(見附件二)。

3)教學檔案檔號=年度號+教學檔案分類號+案卷號

模式如下👊🏿：

  案卷號按最下位類目流水🧚。

  屬於教學管理內容的采用自然年度🕵🏿‍♂️💝，其余可采用教學年度🧑🏻‍🦱。

  2．編目

  1)每卷檔案脊背上填寫檔號。

2)按照GB3972．5—85《檔案者錄規則》🥘🚽，編製教學類檔案卷級。文件級著錄卡．作為手工檢索和計算機采集卡使用🟠。

3)登錄教學檔案目錄，按檔號順序🧏🏻‍♂️，以案卷為對象填寫🕵🏿‍♂️🧐。

4)編製各種分類目錄和專題目錄．積累到一定程度後．打印匯編出版。

5)努力創造條件．力求及時將教學檔案數據輸入計算機數據庫逐步實現與本校信息中心的聯網🙍🏻‍♀️。數據庫逐步實現與本校信息中心的聯網。

3．排架🐆⬅️：按檔號順序排架🛻。

4．保管👋🏼：按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行

5．統計：按(恒达平台檔案恒达業務建設規範)第九條執行。

6．檔案的補充、修改

各院🤷🏽‍♀️、系、處隨時將收集到的教學文件材料整理後到檔案館補充歸檔，檔案館負責教學檔案的人員應及時將補充材料，插入相應的案卷．並在卷內目錄、備考表、統計表上補充填寫有關內容及補檔原因。

7．檔案的鑒定和銷毀

按(恒达平台檔案恒达業務規範)第九條執行。

七🥷🏽、教學檔案恒达崗位責任製

1．分管教學恒达的校領導的職責

1)組織學習貫徹《中華人民共和國檔案法》及有關檔案恒达的方針🤓、政策，把教學檔案恒达列入本校有關恒达🙎‍♀️👩🏻‍🏭、計劃，積極支持檔案恒达。

2)定期檢查和研究解決教學檔案恒达中存在的實際問題，納入其職責範圍🤌🏿。

八、教學管理部門領導的職責

1)製訂和健全有關管理製度．切實做到把教學檔案全面納入教學管理之中🧚🏼‍♀️，井監督各部門執行🎃。

2)加強與學校檔案部門的聯系，共同做好業務指導和監督檢查恒达🛸，保證教學檔案質量。

3)對本部門管理幹部和專(兼)職教學檔案員提出具體要求並幫助他們解決一些實際困難👨‍👨‍👧。

3．學校🔏🤼；檔案部門職責

1)認真貫徹執行黨和國家關於檔案恒达的方針、政策和法規🎆，製訂本校教學檔案恒达各項管理製度並組織實施。

2)督促🎚🆘、指導和檢查全校教學檔案恒达，驗收各部門移交的教學檔案。

3)按照(恒达平台教學檔案恒达規範)要求做好教學檔案的各項恒达🙍🏼‍♂️。

4)努力開發教學檔案信息資源💚，充分發揮其作用👨🏽‍💼。

5)積極開展教學檔案理論研究🔤，參加各種學術活動．不斷提高恒达質量😜。

6)組織全校專(兼)職教學檔案員的業務學習，經驗交流。

4．各部門專(兼)職教學檔案幹部職責

1)做好本單位教學文件材料的形成積累恒达🏄‍♂️，重視收集教師的典型教案、集體備課記錄、試題、試卷及學生各類競賽的獲獎材料。

2)將收集🫃🏼、積累的文件材料整理組卷裝訂🧯，做到組卷合理，編目清楚，標題準確，裝訂整齊，並及時向學校檔案館檔案業務指導監督室移交。