為了提高我校儀器設備類檔案(以下簡稱設備檔案)的質量和管理水平，逐步實現設備檔案恒达的標準化🧑🏽‍💻、規範化、現代化，充分發揮設備檔案在我校教學🧑🏿‍🔧、科研中的作用．確保我校國有資產的保值增值，並為評估考核我校設備檔案恒达和實驗室設備管理恒达提供依據🏃🏻‍♂️‍➡️，特製定本規範。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》👴🏻、國務院批準的《科學技術檔案恒达條例》和國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》等法律、法規、規章，結合本校實際情況製定🍘。

一、             主題內容

本規範規定了設備檔案恒达的基本原則、歸檔範圍的確定👩‍🍼🥮、文件材料的部門立卷和歸檔流程✔️、設備檔案的管理😫、開發利用、各級崗位責任製、歸檔範圍和保管期限及二級類目代號簡表。

二👩‍🎨、             引用標準

    GB3792．5—85《檔案著錄規則》

GB／T11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

三、   設備檔案恒达的基本原則

    1．凡作為學校固定資產的儀器🦋、設備🫵🏼，在其購置♕、驗收、調試、運行、管理、維修、報廢等全部活動過程中直接形成的，具有保存利用價值的文字👳🏿‍♀️、圖表📏、聲像材料，以及隨機材料均屬設備檔案。

    2．設備檔案在堅持集中統一管理的前提下，實行分級管理，在實驗室與設備處設專職檔案管理員．以便於開發利用和確保設備檔案完整🦄、準確✴️、系統和安全。

    3．設備檔案是國家的重要技術儲備，是學校儀器、設備管理恒达的組成部分和重要環節。設備檔案恒达必須納入學校設備管理恒达之中，與設備計劃管理🖐🏿🏋🏽‍♂️、設備采購供應和設備使用等恒达緊密結合，保證設備文件材料的完整🤷、準確、系統♈️，應作為學校設備管理部門的職責之一。

    4．努力實現設備檔案恒达由經驗管理向科學管理的方向轉變，采用先進的管理技術手

段，大力開發檔案信息資源．為學校的科技進步和經濟建設服務。

四👳🏼‍♀️、   設備檔案歸檔範圍的確定

    1．確定的原則

    1)歸檔的設備管理恒达和儀器設備中購、驗收、使用🍰、維修等各環節中形成的文件材料🥸，必須對本校當前的恒达和今後的發展具有長遠的參考價值和憑證作用。

    2)歸檔的設備文件材料必須遵循其自然形成規律．保持其有機聯系🧑‍⚕️，並與實物相一致🧗🏻‍♂️。

    3)根據1984年教育部🧭、財政部聯合頒發的教供字020號文件(高等學校儀器設備管理辦法)的精神，結合本校儀器設備管理的實際情況，確定單價在10萬元以上的機電設備及單價在20萬元以上的計算機設備，均需建立檔案🧘。

    4)單價在10萬元以下的儀器設備，凡屬國家教委考核範圍之內的🧞‍♂️，應由設備使用部門建檔．並上報實驗室與設備處檔案管理員備案🐦‍🔥。

    2．設備文件材料歸檔內容

    歸檔的主要內容包括綜合管理、儀器設備項目依據性材料、開箱驗收🙇🏿、安裝調試、運行維修、隨機圖樣等方面的材料(詳見附表一)🧑‍🧑‍🧒。

    3．不歸檔的文件材料

    1)上級普發(非專指高校)、不辦的文件🤾🏼‍♀️；

    2)未定稿的管理性文件；

    3)未生效的合同👤、協議書★；

    4)重份文件🤳🏻、校內單位發來的文件；

    5)無查考價值的一般性函件；

6)儀器設備廣告、宣傳材料、定貨會與展銷會宣傳品。

五、  設備文件材料的部門立卷及歸檔流程

    1．形成與積累

    1)實驗室與設備處應完成有關設備管理的綜合性文件材料、從申購設備到驗收完畢(進口設備到索賠期滿)過程中的管理性文件和技術性文件的收集🎈👨🏼‍🦳、積累、整理恒达💛，定期向檔案館歸檔．負責有關設備檔案的編目💂、保管等恒达🥕，按要求向檔案館移交案卷目錄。

    2)設備使用部門的專(兼)職檔案員要註意設備使用、維修、改造活動中所形成材料的積

累🦹🏻‍♀️、管理恒达．在實驗室與設備處檔案管理員的指導下及時建檔，確保設備文件材料的完整、系統、準確👩‍👧。

    3)設備文件材料．必須用鋼筆書寫，嚴禁用圓珠筆、水彩筆等。書寫時要求字跡工整、圖樣清晰🍍。

    2．整理組卷

    1)堅持由設備文件材料形成部門立卷的原則。

    2)根據設備文件材料的形成規律及其內容、價值、數量和載體形式等實際情況，在堅持文件之間的有機聯系和便於查找的組卷原則下🧑🏻‍🔬，將每項設備的文件材料進行系統整理，組成一個或若幹個案卷。

    3)將最能反映設備購置概況的文件材料🎗，如申購報告🚴‍♀️、批復文件、論證文件♏️、訂購合同🔌、驗收報告💅🏿、索賠文件等組成一卷或若幹卷；其余設備技術文件材料按設備的恒达程序及重要程度🗼，依次系統排列🚱。

    4)設備文件材料中的非紙質載體材料，除密不可分者外，應放入特殊載體檔案的專櫃保

管🦴，並按要求標明參見號🆎。

    5)卷內的文件材料按文字材料在前，圖表在後的要求排列🦊👐🏻。

    6)裝訂時應拆除卷內文件中的金屬物🤲🏻，用線裝訂；對破損的文件材料進行修補後再裝訂：

對引進設備中的專用文件夾🦵🏿，可以保持原狀。

    7)設備文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，圖件按卷盒規格疊成手風琴式。對於用卷

盒保管有困難的，可按其自然狀態保管。

    8)全部設備文件無論單面或雙面只要有書寫符號，每面均為一頁．每卷頁號均從l開始🟠；

頁導位置在菲裝訂線一側的下角🪴；對不裝訂卷在每件文件上加蓋有總號🏇🏽、檔號、件號的戳記章並依次編寫件號。

    9)認真填寫卷內目錄和備考表🕦。歸檔的案卷必須填寫卷內目錄，卷內目錄和文件材料可

打印或用鋼筆正楷書寫，字跡要工整👩🏽‍💼、清晰，文面要整潔，不得塗改。

    每個案卷組成以後🚰，都應填寫備考表，寫明本卷圖紙和文字材料總頁數🧑‍💻，並對文件材料的完整、準確程度，損壞🚫、缺少情況加以說明🫃🏼。日後案卷內的圖紙和文字材料需要變更、修改時．由檔案人員隨時在備考表上註明。

    10)擬定案卷封面各欄目，案卷標題要簡明、準確。對進口設備的案卷，其案卷標題應以中文書寫．卷內目錄應有中外文對照。

    11)確定設備檔案案卷內文件的保管期限。對最能反映設備購置概況和設備技術性能的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等，定為長期保管🙋🏽‍♂️；設備隨機的技術文件和使用維修、改造等文件，由於其價值是作為設備的組成部分而存在的🧑🏻‍🎤。原則上隨設備存在而存在，保管期限定為與設備共存。

    12)設備檔案原則上無密級👨‍✈️✧。

    13)設備使用部門的專(兼)職檔案員的填寫移交目錄，內容應包括文件材料名稱、份數、移交時間。移交目錄一式二份。將移交目錄連同案卷送部門負責人審查，再向實驗室與設備處檔案管理員歸檔，歸檔時雙方簽字．各持一份備查🟨。

14)設備從采購到索賠完畢過程中的材料的歸檔時間為設備到校的2～3年後🏝，綜合性文件材料的歸檔時間為文件形成後次年的5月底之前，設備的全套技術材料及其使用、維修過程中產生的材料於設備到校後的第二年6月30日之前🧑🏼‍💼。

六、  設備檔案的管理

  1．分類編號

1)     按《高等學校檔案實體分類法》進行分類。

2)根據設備檔案文件材料的內容構成和形成特點🚻，編製用於檔號的二級類目代號簡表(詳見附表二)。

    3)儀器設備類檔案檔號=年度號+設備檔案分類號+案卷號

模式如下：

   案卷號按最下位類目流水。年度用儀器設備購置的年度。

    2．編目

    1)編寫設備檔案目錄🔚。按檔號先後順序．以案卷為對象填寫。

    2)認真登記設備檔案的分類目錄和專題目錄。

    3．排架

    按檔號順序排架

    4．保管和使用

    1)保管要求按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行。

    2)設備檔案屬校檔案館館藏範圍⛔️，為便於利用🤵‍♂️，在歸檔恒达完成後，設備使用部門經向實驗室與設備處檔案管理員辦理借閱手續後🕵🏻，可將一般設備的檔案借出隨機使用。

    3)由實驗室與設備處指定的少數價值特別重大的高🚲、精8️⃣🦻🏻、尖、新儀器設備。其材料歸檔後存校檔案館，如需要使用這些材料的🦡，應取得校檔案館的同意並辦理相應手續☣️。材料使用期間，實驗室與設備處檔案管理員和檔案館有權對使用情況進行檢查。

    4)設備檔案的所有權屬於學校✷，設備使用部門要有專人負責保管存放在本部門的設備檔案👩‍🦰🚬。如發生丟失或毀壞現象，應及時報告檔案館，情節嚴重者按國家檔案法規定追究當事人的法律責任🐈‍⬛。

  5．鑒定和銷毀

  1)按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行⇢↕️。

  2)已建檔的設備😿，經批準調出學校或報廢時，由設備使用部門填寫調撥單或報廢單，並上報實驗室與設備處和校檔案館🍓，其檔案經鑒定後確定歸屬，或隨機調出🧖🏼‍♀️，或銷毀🦦，或作資料保存。

    6．統計

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行

七、  設備檔案的開發利用

    1．借閱

    按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行

    2．咨詢服務、指導交流

    1)指導利用者使用各種檢索工具🦚，回答利用者提出的問題。

    2)了解和掌握學校設備和技術狀態，定期編製設備檔案目錄，編輯參考資料．積極為利用者提供服務，為設備管理部門作參謀🐶。

    3)努力提高檔案人員的業務素質，發揮檔案人員熟悉和掌握學校設備分布情況和技術狀

態的優勢．為科技人員牽線搭橋🤹🏿‍♂️🛳，充分發揮學校設備潛力🥛，提高設備利用率，創造經濟效益。

4)結合學校管理現代化的進程．創造條件．逐步應用計算機進行設備檔案的檢索🔫🧘🏿‍♀️，提高開發利用設備檔案的能力🌴。

八、  設備檔案恒达崗位職責

    1．分管實驗室恒达的校領導職責

    1)重視和關心各級設備管理使用部門有關設備檔案恒达規章製度的建立😆🩳，並要求認真執

行。

    2)在布置、檢查、總結、驗收設備恒达的同時🤙🏼，布置💝、檢查🦜🛺、總結🫱🏻、驗收設備檔案恒达．並在經費、用房🦵、設備、人員配備及專(兼)職檔案員的恒达條件等各方面提供支持。

    3)定期檢查和研究解決設備檔案恒达中存在的實際問題👃🏻。

    2．實驗室與設備處分管領導職責

    1)在外購設備開箱驗收之前將開箱日期及時通知本處檔案管理員和校檔案館．確保設備

檔案的同步管理順利實施💽。

    2)對屬於本處歸檔範圍內的設備文件材料(見附表一)，督促本處檔案管理員負責收集、整理、列出卷內目錄．在規定的期限內完成歸檔恒达🗽🧛🏽。

    3)關心本處檔案管理員的恒达．為之創造必要的恒达條件。

    3．設備使用部門領導職責

    1)指定專(兼)職檔案員對儀器設備項目材料(sBl2…-)歸檔內容的第6～10條(見附表一)進行收集、整理🤵🏽‍♀️🚶‍♂️‍➡️、列出卷內目錄，在設備到校的第二年6月30日之前向實驗室與設備處檔案管理員歸檔✪。

    2)在使用設備的同時🏍，指派專(兼)職檔案員隨時積累、整理設備在安裝👨🏽‍🎨、調試、驗收、使用、保養、維修、報廢等過程中形成的材料．並使之製度化。

    3)將專(兼)職檔案員的變更情況及時上報實驗室與設備處，協助實驗室與設備處和檔案

館搞好對設備檔案的考核恒达😇。

    4．實驗室與設備處檔案管理員職責

    1)參加設備申購論證，配合本處設備采購部門以及設備使用部門共同做好設備開箱驗收、技術鑒定等環節的恒达，確保對設備檔案的同步管理順利實施。

    2)對有關設備管理的綜合性材料及其它有關材料(見附表一)進行收集🚊、整理、分類並列出卷內目錄🧚‍♂️，參與本處對設備使用部門專(兼)職檔案員和設備檔案的管理🚶🏻、使用狀況的調查恒达。

    3)指導設備使用部門的專(兼)職檔案員做好設備文件材料的形成🧑🏼‍💻、積累👮🏻‍♀️〽️、立卷歸檔和編目恒达，建立完整、準確👾、系統的歸檔移交目錄．並報送校檔案館👨‍🦽。

    4)把設備檔案的考核納入對實驗室的考核範圍之中，製訂具體而合理的考核辦法和考核

標準。

  5．校檔案館職責

  1)與實驗室與設備處共同參加設備開箱驗收、技術鑒定等環節的恒达👉🏿👸🏼，搞好對設備檔案的

同步管理恒达。

    2)督促設備使用部門做好設備文件材料的形成、積累和整理歸檔恒达，協助實驗室與設備處檔案管理員對專(兼)職檔案員的檔案業務恒达進行指導🐃。

    3)負責進館設備檔案的接收、整理、保管、組織鑒定🌾、統計和利用等具體的業務性恒达🤦🏽‍♂️，並製定相關的章程製度👶🏻。

    4)努力采用先進的管理技術手段👩‍👩‍👧，開發設備檔案信息資源，積極為利用者提供服務。

    5)遵守國家有關法律🔌🙆🏽‍♀️、法規和學校有關規章❤️‍🔥、製度，保證設備檔案的安全，維護本校科技人員的合法權益不受侵犯。

  6．專(兼)職檔案人員職責

  1)督促科技人員形成和積累設備文件材料．並定期收集🤸🏿。

  2)按設備計劃，采購供應恒达的程序形成、積累設備管理技術文件材料。設備驗收結束後

整理移交給實驗室與設備處檔案管理員👨‍💼。

    3)認真做好設備隨機文件材料的清點、組卷恒达並及時向實驗室與設備處檔案管理員歸

檔。

    4)對設備使用、維修、改造恒达中形成的技術文件，按規定整理後向實驗室與設備處檔案管理員移交🤽🏼‍♀️。