為了提高我校基本建設檔案(以下簡稱基建檔案)的質量和管理水平，充分發揮基建檔案在學校建設中的作用🧑🏼‍🍳🧔🏿，並為考核基建檔案恒达和基建管理等恒达提供依據🚣🏼‍♂️，結合我校具體情況，特製定本規範👩🏼‍🏫。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》、國務院批準的《科學技術檔案恒达條例》，國家檔案局𓀝、國家計委聯合頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》🫄🏿、國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規🪇、規章製訂。

一、             主題內容

本規範規定了基建檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定，文件材料的部門立卷和歸檔流程，基建檔案的管理、開發利用的主要內容和方法👩‍⚕️，以及歸檔範圍與保管期限表，二級類目代號簡表。

二🦶🏽👩‍❤️‍💋‍👨、             引用標準

    GB3792．5—85《檔案著錄規則》

GB／T11822——9《科學技術檔案卷的構成的一般要求》

DA / T28-2002

三、  基建檔案恒达的基本原則

    1．凡在學校基本建設管理和基本建設工程項目(新建➡️💁‍♀️、擴建、改建🙌🏿、以及大🙍🏼、中型維修)活動過程中直接形成的，有保存價值的文字⛈，圖表、聲像等各種載體的材料，均屬基建類檔案⏳。

    2．本校基建檔案按集中統一，分級管理的原則，建立以校檔案館為永久保存基地．以基建部門🌯🪙、資產管理處、後勤集團為立卷部門的基建檔案恒达網絡。在基建部門設立檔案分室，其業務恒达受檔案館的指導，監督和檢查，並定期向檔案館移交檔案．確保檔案材料完整、準確🙋🏽‍♀️、系統🏮、完全和有效利用。

    3．基建檔案恒达要納入基建規劃🧔🏻、計劃、管理製度和基建人員職責範圍之中，做到基建工程一開始就與建立檔案恒达同步進行🙋🏽‍♀️；工程建設過程中🦮，要與竣工材料的積累，整編、審定恒达同步進行🤘🏽；工程竣工驗收時👩🏽‍🦰，要與提交一整套合格的竣工資料的驗收同步進行🫚👃🏼。

4．把基建檔案恒达列入學校的發展計劃，在經費💇🏽‍♂️🧩、庫房，設備和人員配備等恒达條件上給予保證🏌🏻‍♀️，每年從本部門基建行政經費總額中撥出一定數額作為基建檔案恒达經費。

四、  基建檔案歸檔範圍的確定

1．確定的原則

1)歸檔的基建管理和項目建設中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用✧。

2)歸檔的基建文件材料必須反映基建管理和項目建設的全過程3️⃣，保證完整、準確、系統。

3)歸檔的基建文件材料👩🏻‍🏫，必須遵循其自然形成規律．保持其有機聯系與實物完全一致並具有成套性🦐。

2．歸檔的主要內容和重點

1)歸檔主要內容包括招投標文件😂、前期文件材料🧘🏽‍♀️🧩、設計技術文件、施工技術文件、竣工驗收文件、竣工圖🧏🏼‍♂️。具體範圍見附件一。

2)歸檔的重點是項目建設各個階段形成的各類批復性文件、各類合同文件、施工技術文件中的測量類文件及沉降觀測文件👑、樁基技術文件及重要部位的質評文件如電梯分部工程驗收證明書等及完整、準確的竣工圖♝。

3)凡停建、緩建的基建工程項目，其所有文件、材料由基建檔案分室收集．並負責保管🦑。

3．不歸檔的文件材料

1)上級機關有關基建的普發性(非專指本校)、不辦的文件；

2)正式施工前的草圖、未定型圖紙🛥：

3)重份文件和重份圖紙；

4)無查考價值的臨時性🕐、事務性文件。

五、  基建文件材料的部門立卷與歸檔流程

1．形成積累

1)學校基建部門✍️🕧、資產管理處、後勤集團要有一位負責人分管基建檔案恒达．並配備相應專(兼)職檔案人員🧑🏽‍⚕️，負責基建文件材料的形成、積累、歸檔恒达。

2)基建部門🛗、後勤集團接到基建新建、擴建、改建及大🌴📉、中型維修項目後．在布置恒达計劃的同時布置形成積累基建文件材料的任務🎵。

3)基建項目實行總承包給外單位的💮👩🏻‍🦳，由各分承包單位負責收集🏃🏻‍♀️、整理分包範圍內的基建文件材料．交總承包單位匯總🤴🏼，整理🚣🏻‍♀️、竣工時由總承包單位向學校基建處或後勤管理委員會提交完整、準確、系統的基建檔案材料。

4)基建項目由幾個單位分別承包的🧒，各承包單位負責收集🫓、整理所承包工程的基建文件材料，交學校基建處或後勤管理委員會匯總、整理。

5)校檔案館對全校的基建檔案業務恒达進行指導，隨時了解大型基建項目主要的工程進度、督促、指導專(兼)職檔案員及工程技術人員做好基建文件材料的積累恒达👧🏻。

6)校基建部門要檢查設計、施工單位基建文件材料的編號是否統一，要與它所反映的對象一致👩🏿‍🍳，能揭示其性質與特征，並嚴格執行基建文件材料的審簽製度，明確職責🖕🏼，把好文件材料形成的質量關🎦。

7)使用基建文件材料過程中不允許隨便更改🕝。如有更改，必須填寫變更通知單．並履行批準手續。

8)歸檔的基建文件材料格式要統一，藍圖規格必須符合國家標準、字、圖清晰，用紙優良。歸檔的底圖。格式須按國家製圖標準繪製完成👰‍♂️。

9)學校各部門在與設計🥑、施工單位簽訂基建工程項目的合同或施工協議時👦🏼🫴🏼，必須在合同或協議書中對竣工圖的編製整理、審核👩🏻‍🦳，交接驗收做出規定⛓，明確寫明編製竣工圖的責任(包括經濟、法律責任)👩‍👦，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等🙌🏿。

10)竣工檔案(主要是竣工圖)是基建工程項目的最後真實記錄📂，是對工程項目進行考核和日後使用，維修🔵、擴建、改建，大🪽📺、中型維修的依據，同時具有法律依據👆🏼，竣工圖是竣工驗收的必備條件之一🧑🏻‍🦱，凡竣工圖不符合檔案管理要求的，工程項目不能驗收。竣工圖必須蓋有施工單位的竣工章．施工單位項目負責人及監理單位監理人(或圖紙修改人)簽名🚳。

11)學校基建部門要定期檢查，繪製本校的總平面圖及水👮🏻‍♂️、電、氣、通訊等管網圖🏇🏿。

2．整理組卷   

1)基建項目結束(含最終完成)後，基建部門專(兼)職檔案人員將該項目形成的應歸檔的基建文件材料整理組卷恒达。

2)根據基建文件材料的形成規律🦴，按保持其有機聯系和便於利用查考的組卷原則👦🏿。對基建文件材料的內容🧔🏽，價值，數量和載體形式進行系統整理🌵，可按工程項目組卷，一項一卷或若幹卷。管理性文件材料排在整個項目首卷🫷🏼，其余材料按文件性質分別組成案卷。

3)文字材料的排列🕛：正件在前．附件在後🚯；印件在前👩🏿，原稿在後🚒；批復在前，請示在後🧑‍🦰；圖紙按圖的類別序號排列（即地質圖、初步設計圖、建築施工圖🪨、結構施工圖、水工圖🚴☞、電工圖🔍、氣管圖)👩🏽‍🏭。

4)拆除卷內金屬物🫰🏻🚴🏼‍♀️，對破損的材料進行修補。

5)基建文件材料采甩卷皮𓀄、卷盒(袋)方式保管，蘭圖采甩手風琴折疊成四號圖紙的規格🫱，底圖采用卷放或平放兩種方式保管🧑🏽‍🎨。蘭圖🧑🏻‍🦳、底圖可以不裝訂．但進館的透明底圖用縫紉機打圖邊🧜🏽。

6)無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號🧚🏿‍♀️，每卷頁數均從1開始🖐🏻，頁號位置在非裝訂線一側的下角，不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱🚏、檔號、件號的戳記👩‍🏭👩🏿‍🦳，並逐一填寫。

7)進行網上組卷👮🏻‍♂️，打印卷內目錄和備考表👩🏿‍🔧👩🏿‍🎨，卷內文件材料情況說明🧖🏽‍♂️，應填在備考表內。若無說明🪙，也應將立卷人👨‍✈️、檢查人姓名👠、時間寫上🛳。檢查人應是立卷單位負責人，以示對歷史負責🤲🏻。

8)確定保管期限🈯️。

 9)工程技術人員填寫基建檔案歸檔說明(簡介)，交基建部門分管負責人審查簽字後，放在第一卷的卷內目錄之後2️⃣。

10)經檔案部門審查後打印案卷封面，進行裝訂🙇🏼。

3．歸檔驗收

1)基建項目在驗收前，應對基建文件材料進行預驗收🤙，沒有基建檔案分室的證明．不得組織工程竣工驗收。

2)學校檔案館和基建專(兼)職檔案員應是工程驗收小組成員，會同校基建部門負責基建文件材料的驗收恒达👩🏽‍💼。

3)基建項目在驗收後三個月內歸檔。六個月內向校檔案館移交。後勤集團的修建服務中心承接大中型項目維修的👺，必須在每一項目開始到校檔案館檔案業務指導監督室登記🧒🏼，項目結束後六個月內將基建檔案向校檔案館移交。

4)學校基建部門應從基建總投資中扣留5％，作為施工單位提供基建檔案的保證金。待基建檔案材料歸檔驗收合格後由校基建部門發還🧑🏻‍⚖️。

5)打印基建檔案資料移交目錄，一式兩份👨🏼‍✈️🚴🏼，連同案卷經檔案部門清點無誤後，交接雙方在在移交目錄上簽字👩‍👧、蓋章各執一份存查。

六🤞🏽⚾️、  基建檔案的管理

1．分類編號

1)按《高等學校檔案實體分類法》進行分類。

2)根據基建檔案的內容構成和形成特點，編製用於組成檔號的二級類目代號簡表(見附件二)。

3)基建類檔案檔號+年度號+基建檔案分類號+案卷號

模式如下

案卷號按最下位類目流水，綜合管理用自然年度，項目用竣工年度👨🏿‍🚀。

2．編目

1)登錄基建檔案目錄，按檔號順序🤷🏽‍♀️，以案卷為對象填寫。

2)編寫專題目錄、分類目錄並按照GB3972．5—85(檔案著錄規則)標準編製案卷級、文件級基建檔案著錄卡🔥🐌，作為手工檢索和計算機采集卡使用。

3．基建檔案著錄卡的數據存貯在計算機中可以打印出來，作為檢索工具。

4排架🦩、保管

1)按檔號順序排架

2)保管要求

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行。

5．鑒定和銷毀

接《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。

6．統計

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行🔸。

7．檔案補充與修改

1)基建文件材料歸檔後．在改建💆🏿‍♀️、維修中所產生的基建文件材料，基建部門、後勤管理委員會的修建服務的中心應隨時整理🏓👨‍🚒，向檔案館補充歸檔。

2)對已歸檔的基建文件材料需要更改時🈺，必須填寫更改審查清單，經基建部門分管負責人同意。未經批準⛑️，嚴禁更改已歸檔的任何基建檔案材料。

3)檔案部門對補充歸檔的基建文件材料應及時整理編目🧙🏿‍♂️。歸檔材料不多的，可歸入相關案卷內並填寫卷內目錄，歸檔材料較多的，可單獨組卷、編目。

七🤸🏻‍♀️、  基建檔案的開發利用

1．借閱

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

2．咨詢、交流

1)指導利用者使用各種檢索工具🧑🏻‍🏫，回答利用者提出的問題👨‍✈️。

2)定期編製基建檔案內容摘要以及各種檢索卡片、目錄等。在單位內部提供利用．並有選擇地進行外部交流🙅🏼‍♂️。

3)充分發揮基建檔案資料的法律憑證作用🫰🏼，為保護房地產等權益提供憑證🅿️。

3．註意收集、登記利用基建檔案資料後取得的社會、經濟效益，並將實例匯集成冊，印發宣傳。

4．利用基建檔案計算機管理進行檔案資料的檢索⛓、匯編等🫎。

八、  基建檔案恒达崗位責任製

1．分管基建恒达的校領導職責

1)組織貫徹國家有關檔案恒达的方針政策和法規把檔案恒达列入分管恒达的發展計劃💇🏻‍♂️、在經費、庫房❤️‍🔥、設施和人員配備等方面為發展檔案恒达提供條件。

2)定期檢查和研究解決基建檔案恒达存在的實際問題。

2．基建管理部門領導的職責

1)編製基建檔案恒达的長遠規劃和年度計劃，製訂和健全有關的管理製度🉑。

2)把基建檔案恒达納入基建管理恒达之中，並監督各部門執行🏝。

3)定期檢查，做到各工程項目形成積累基建文件材料與基建進度同步。

4)項目結束後，組織收齊基建檔案🧑🏼‍🔬，審查歸檔質量是否符合完整🈴👨🏿‍🦲、準確👗、系統的要求。

5)參加基建檔案資料的鑒定恒达🦹‍♀️。

3．校檔案館職責

1)對基建檔案恒达的法規、方針😐🤰🏽、政策📘，製定學校有關基建檔案恒达的各項規章製度。並實施進行監督🌓、檢查。

2)對全校的基建檔案業務恒达進行指導。

3)負責基建檔案資料的接收、整理、保管、組織、鑒定、統計、利用等業務恒达。

4)負責約請市檔案局參加本校的重大基建工程項目竣工驗收。

5)利用基建檔案數據存貯在計算機中信息資源，充分發揮其作用。

4．基建部門專(兼)職檔案人員職責

1)負責基建文件材料的形成🐻、積累🤠、保管和整理立卷歸檔恒达🤷🏽，保證文件材料的完整、準確🦝、系統。

2)根據文件材料不同種類的特征，合理分類存放，便於平時利用、立卷歸檔和統計恒达👩🏼‍💼✡︎。

3)歸檔案卷要組卷合理．編寫頁號準確♣️、卷內目錄🙇🏼、備考表、案卷目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要。

4)接受檔案館的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案館歸檔。

5)參加業務學習🥛，提高恒达水平。