為了提高產品生產與科技開發類檔案(以下簡稱產品檔案)的質量和管理水平．更好地為校辦工廠、學校教學、科研提供有效服務，並為考核產品檔案恒达和產品管理恒达提供依據🧗🏿‍♀️，特製定本規範。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》💎，國務院批準的《科學技術檔案的恒达條例》，國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》以及國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》等法律、法規🏃🏻‍♂️‍➡️、規章、結合本校實際製定🟠🥞。

一💂🏼‍♂️、          主題內容

本規範規定了產品生產與科技開發檔案恒达的基本原則🧑🏻‍✈️😱，歸檔範圍的確定，部門立卷和歸檔流程，產品檔案的管理，開發利用的主要內容和恒达方法🎓，各級崗位責任製以及歸檔範圍和保管期限表．二級類目代號簡表。

二🫅🏼、          引用標準

GB3792.5—85《檔案著錄規則》

GB／T11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

三、  產品生產與科技開發檔案恒达的基本原則

1、學校下屬企業在設計、試製、生產🛬、銷售具有自主知識產權的產品過程中直接形成的．有保存價值的文字👩🏻‍🎨、圖表⛩、聲像載體材料等均屬產品生產與科技開發類檔案。

2👩‍🎤、產品檔案必須實行集中統一管理，保證檔案的完整、準確、系統和安全，方便開發利用。

3、產品檔案恒达是辦好校辦產業的重要基礎恒达之一，也是衡量校辦產業管理水平的重要標準之一，必須與生產單位的計劃管理🎾、質量管理和崗位責任製恒达緊密配合，在布置🏦、檢查、驗收🎠、總結產品恒达時，同時布置、檢查、驗收⚃🌄、總結產品檔案恒达🤹‍♀️👬🏼。

4、實現產品檔案的科學管理👷🏿‍♀️🚵。逐步采用先進管理手段。大力開發檔案信息資源．為學校中心工服務。

5🤚🏿、把產品檔案恒达列入學校產業恒达發展計劃，配備必需的設備和人員🚔，撥給一定的經費🙍🏻‍♂️。

四🗓、  產品檔案歸檔範圍的確定

1🧌、確定的原則

1)歸檔的產品生產與科技開發活動過程中形成的文件材料☝️，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

2)歸檔的產品生產與科技開發文件材料。必須反映產品生產管理、經營🔣、銷售管理和產品生產各個環節的全過程🧎🏻，保證文件材料完整、準確、系統。

3)歸檔的產品生產與科技開發文件材料，必須遵循自然形成規律。保持其有機聯系．必須與實物一致並且有成套性。

2🙎🏽、歸檔的主要內容和重點

1)歸檔的主要內容包括：綜合管理、經營、銷售項目的計劃準備、設計、試製與鑒定、規模生產等六個方面🧔🏿‍♂️。具體範圍見附件一。

3、不歸檔的文件材料

1)未定稿的材料和未定型的草圖、藍圖🤛🏻、工時定額；

2)重份文件、圖紙；

3)無查考價值和臨時性、事務性文件☯️；

4)未定稿的計劃、製度；

5)未生效的合同🤽、協議書。

五🍋、  產品生產與科技開發文件材料的部門立卷及歸檔流程

l、形成積累

1)產品下達任務後，企業領導應向技術人員和管理部門布置文件材料形成積累的任務📅，並指定專人負責整個過程(從設計到銷售)中文件材料的形成積累恒达🙏🏽。

2)企業各部門按產品生產不同階段分別積累和整理有關的文件材料。

3)檔案部門應深入企業了解各部門文件材料的形成情況。督促指導有關人員做好歸檔材料的積累恒达👩🏼‍✈️。

4)歸檔材料必須字跡工整🧑🏿‍⚕️、圖像清晰、紙質優良、圖幅大小要按國家統一格式．圖紙簽字手續完備🚯。

5)歸檔材料一般歸檔一份(原件)．重要和經常使用的可酌加副本。蘭圖、底圖應各存一份。

2．整理組卷

1)產品鑒定或定型後．產品設計負責人把本產品形成的文件材料按其自然形成規律和有機聯系，整理組卷交技術管理部門👩🏻‍🦰。技術管理部門負責檢查歸檔材料的完整👨🏿📬、準確⚙️、系統情況並與積累的管理性材料整理成卷後．交產品檔案室。

2)組卷根據科技文件材料的自然形成規律，保持其有機聯系和便於利用查考的組卷原則將每個產品項目組成一卷或多卷🧡，反映整個產品項目關鍵材料放在首卷，底圖單獨存放🧑🏽‍🚀🦹🏻‍♀️。

3)與各產品項目關系密切的管理性文件👳🏿‍♀️👴。應列入產品項目類中組卷🖊。

4)圖紙按A4規格折疊成手風琴式👩🏻‍🚒。底圖一律平放或卷放，嚴禁折疊。對透明底圖應用縫紉機打邊。

5)卷內文件材料按正件在前🙋🏿‍♂️，附件在後🪐；印件在前🫙，原稿在後；批復在前,請示在後。

6)對組好卷的技術文件進行逐頁編號．每卷頁號從“1”開始順序編下去。無論單面或雙面只要有書寫📻，印刷的文件材料。每面均為一頁。一頁上貼幾張曲線圖↖️、照片．每頁上就編幾張頁號，頁號位置標在非裝訂線一側的下角。

7)填寫卷內目錄和備考表🙏🏽🧓🏽。卷內目錄放在卷內材料恒达娱乐🔻、備考表放在卷內材料尾頁💂🏽‍♀️。卷內目錄、備考表都不編號。備考表上簽上立卷人名字、檢查人由該產品負責人簽字。

8)產品技術負責人應填寫歸檔說明書或者簡介，歸檔說明書或簡介放在產品項目內首卷卷內目錄後頁。

9)和產品生產和科技開發檔案配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤等特殊檔案材料應分別組卷🧗🏼‍♂️🤯、專櫃保管、在備考表內註明與有關文字材料相關的檔號。

3、歸檔驗收

1)新產品在成型鑒定前，產品檔案室應會同技術管理部門對應歸檔文件材料進行審查🏃🏻‍♀️‍➡️，並出具證明材料，沒有產品檔案室的證明材料👩🏻‍✈️，不能進行鑒定投產恒达。

2)在產品定型鑒定(或驗收)後兩個月內，應完成立卷歸檔任務🎣。在生產銷售過程中產生的科技文件材料．由各有關部門按年度向產品檔案室歸檔🫷🏽。

3)因某種原因恒达中斷的產品🫅🏻，應在中斷後兩個月內完成立卷向產品檔案室歸檔。

4)技術部門應認真填寫檔案移交目錄一式二份。連同案卷一起交產品檔案室清點後,雙方在移交目錄上簽字蓋章💋，各執一份🚴🏼。

5)學校下屬企業的產品檔案室，每年向校檔案館移交案卷目錄。

6)管理性材料．應在次年六月底前完成歸檔任務。

六🧑‍🧒、  產品生產與科技開發檔案的管理

1👫🏻、分類編號

1)按《高等學校檔案實體分類法》進行分類

2)根據產品檔案的內容構成和形成特點🧞‍♂️，編製用於檔號二級類目代號簡表📚。見附件二🎍。

3)產品生產類檔案檔號=年度號+產品生產與開發檔案分類號+案卷號

模式如下🤌🏼💅🏿：

案卷號按最下位類目流水。年度采用產品投入生產和科技開發的自然年度。

2、編目

1)檔案部門應對產品檔案編製目錄，按檔號先後順序登錄。

2)按照GB3792.5—85《檔案著錄規則》編製產品檔案案卷級👨🏿‍💼、文件級著錄卡、作為手工檢索和計算機采集卡使用。

3為了方便利用，還應編製各種分類目錄👙、系列產品專題目錄🏇🏿。

3、排架、保管

1)按檔號順序排架。

2)保管按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行。

4🏋🏻‍♀️、鑒定與銷毀

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行🧻。

5🗿、統計

按(恒达平台檔案恒达業務建設規範)第九條執行🤸。

6、檔案的補充與修改

1）已歸檔的技術文件材料需要更改時🤾🏼，必須填寫更改通知單👍。經產品設計(研製)負責人或有關主管負責人批準同意後🧎‍♂️‍➡️，方可更改有關技術文件材料。

2)對修改後的各種底圖，應重新繪製藍圖🦬、連同更改通知單一並歸檔🌯。

3)更改一般是誰設計誰更改😪。協作單位應會同主要設計單位進行更改．按協議．合同辦理。更改必須履行審批手續，未經批準．任何人不得任意更改已歸檔的技術文件材料🧑🏼‍🎤。

4)對歸檔補充的技術文件材料應及時整理編目，補充材料少可歸入有關案卷內，材料多時應單獨組卷編目📫。

七🏣、  產品生產與科技開發檔案的開發利用

1🙃、借閱

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

2👩🏻‍🌾、咨詢服務🤦🏻、報道交流

1)檔案人員應下生產部門了解生產情況，掌握其需要，積極主動準確提供檔案為產品試製、生產服務。

2)檔案部門要定期編製本單位產品檔案目錄及摘要，編寫各種參考資料👬🏻，在單位內部提利用⚈。

3)在檔案管理中，必須嚴格執行國家保密法，專利法等有關法律，確保生產檔案的安全，維護科技人員的合法權益。

4)註意收集、登記利用產品檔案後取得的經濟效益和社會效益．並編印成冊，廣泛宣傳👷🏿。

八、產品生產與科技開發檔案恒达崗位責任製

1、主管產品生產與科技開發的校領導職責

1)認真貫徹執行《檔案法》組織有關人員學習檔案恒达的方針政策．把檔案恒达納入本單位的發展計劃🥫，合理安排檔案恒达人員、設施、經費、確保檔案恒达的順利進行🎷。

2)經常檢查本單位技術文件材料形成、積累、歸檔情況，發現問題、及時解決。

2、產品生產與科技開發部門領導職責

1)認真貫徹執行< 檔案法>，組織職工學習檔案恒达的方針政策，貫徹執行有關檔案恒达的規定，提高職工的檔案意識🍛。

2)深入基層檢查各部門文件材料的形成、積累🆒、歸檔情況、發現問題。及時解決🤦🏻‍♀️。

3)把檔案恒达納入有關部門及有關人員職責範圍🧘🏿‍♂️，對本單位所需檔案人員、設備🧜🏽‍♂️、經費要給予支持👩🏽‍🎤👨🏼‍🏫。保證檔案恒达的順利開展🕜。

3．產品生產與科技開發部門職責

1)製定各種管理細則和實施辦法🛍️，把技術文件材料形成、積累、立卷⚀、歸檔恒达納入有關部門及人員的崗位職責。

2)了解各崗位技術文件材料的形成積累情況🍝。督促做好立卷歸檔恒达7️⃣。

3)按照歸檔要求，負責檢查歸檔材料的完整🍺、準確、系統情況🕵🏼‍♀️，負責向產品檔案室的移交恒达🆚。

4)參與做好產品檔案鑒定及密級的確定恒达🌤。

4、校檔案館職責

1)對產品檔案恒达的法規、方針、政策的實施進行監督、檢查．並製定有關規章製度。

2)負責接收產品生產與科技開發檔案的案卷目錄👩🏻‍⚕️，並對產品檔案業務恒达進行指導、督促、檢查。

5、產品技術部門負責人職責

1)負責組織檢查本室(組)技術文件材料的積累和立卷歸檔恒达，負責驗收歸檔材料是否完整、準確、系統📵👨🏼‍🦳。

2)負責提出案卷密級和保管期限、填寫歸檔說明書(或簡介)👉🏽，並指定有關人員填寫卷內目錄和備考表。

3)辦理向產品檔案室移交檔案手續。

6、科技人員職責

1)做好平時文件材料的形成、積累、立卷和歸檔恒达🥏。

2)產品完成後，應把自己所承擔部門的技術文件材料整理後填寫歸檔說明書(或簡介)、卷內目錄和備考表。

3)自覺做好檔案恒达，任何人不得以任何借口將應該歸檔的文件材料據為已有🧙🏽‍♂️。

7、專(兼)職檔案人員職責

1)學習、宣傳貫徹《檔案法》👳🏻🥨、以及黨和國家有關檔案恒达的方針❤️、政策。

2)負責產品檔案的接收、整理#️⃣、保管、統計🧎‍♂️‍➡️、鑒定😿、利用等業務恒达🏊🏼‍♀️，推行產品檔案恒达與產品管理恒达同步。

3)協助科技人員做好產品文件材料的形成、積累、立卷和歸檔恒达。並對檔案業務進行指導。

4)接收檔案館的業務指導、監督、檢查並按規定時間向校檔案館移交案卷目錄。

5)參加新產品鑒定驗收會🦣，並審查文件材料的完整🪠、準確、系統。