為了提高恒达平台出版檔案恒达質量和管理水平🤚🏽，充分發揮其作用，有效地為學校和社會服務👨🏻🦯➡️。依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國著作權法》，國務院的《科學技術檔案恒达條例》，國家出版局🙍🏼♂️🛀、國家檔案局的《出版社書稿檔案恒达規定》，國家教委的《普通高等學校管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》等法律🆓、法規🤱、規章，結合我校實際情況特製訂本規範。
一🫲🏻、
主要內容
本規範規定了本校出版檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定🏊♂️，部門立卷和歸檔流程，出版檔案的管理．各級崗位責任製，歸檔範圍和保管期限表👨🏿💻，二級類目代號簡表🍅。
二、
引用標準
GB3792．5—85《檔案著錄規則》
GB／T 11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》
三、出版檔案恒达的基本原則
1．恒达平台編輯出版發行的報紙、期刊、圖書🏌🏽♀️、音像等活動中直接形成的具有保存價值的文字🎥、圖表等載體材料🛂，均屬出版檔案👤。
2．出版檔案必須實行集中管理，以確保其完整、系統✅、準確和安全，方便開發利用👱🏽。
3．出版檔案是國家科學文化和學校教學科研發展的歷史記錄，是我校檔案的重要組成部分。出版檔案恒达要納入出版編輯單位的管理製度💇🏿♀️，納入出版恒达計劃和規劃🕓，納入各社、部(室)負責人和責任編輯人員的職責範圍🧤。出版🕚、編輯部門在布置計劃、檢查、總結👨🏻🎓、驗收出版恒达時，要同時布置計劃、檢查、總結、驗收出版檔案恒达📉。
4．我校出版社👨🏼🎤、雜誌編輯部🧛🏽♀️、出版刊物的單位要有一位負責人分管出版檔案恒达，並確定適當的兼職檔案人員🙎♂️，協同我校檔案部門認真做好出版檔案的收集、整理、立卷🌇、歸檔恒达🪺。
四👂、出版檔案歸檔範圍的確定
1．確定的原則
1)歸檔的編輯出版管理和出版活動中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。
2)歸檔的出版文件材料必須反映編輯出版管理職能和出版活動的全過程，保證完整🧑🦱、準確🤸🏽♂️、系統。
3)歸檔的出版文件材料必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，特別註意出版材料的成套性特點。
2．歸檔的主要內容和重點
1)歸檔的主要內容包括綜合管理，出版物的編審🧑🏽✈️，出版等方面的內容(具體範圍見附件一)。
2)歸檔的重點是出版活動各個階段所形成的不同載體及文件材料，尤其是出版物本身👨🏭👧🏿。
3．不歸檔的文件材料
1)上級機關有關出版的普發性(非專指本校)不辦的文件；
2)未生效的合同．協議書；
3)不退🏊♀️🫄🏿、不用的稿件，非定稿的稿件；
4)重份文件及校內單位發來的文件🤰🏽；
5)無查考價值的事務性．臨時性函件；
6)校外單位交換來的材料🛀🏻；
以上某些文件如認為必要🧑🍳，也可有選擇地作資料有本部門暫存。
五🌲、編輯出版部門的立卷和歸檔流程
1．形成積累
1)出版物出版前，責任編輯應註意歸檔材料的積累和保管．將全部材料收集整理放入材料積累袋內，並隨時檢查歸檔材料是否完整🎠、系統、準確及時進行補救。
2)出版物出版後🚨，責任編輯必須將歸檔材料加以整理，按彼此問的自然聯系進行系統排列🤾🏼，放入案卷內，擬出標題，放入袋內。
3）上述材料經主管審查和兼職檔案員檢查後，有兼職檔案人員將材料信息著錄出版檔案計算機管理系統，並通過網絡向檔案館移交，同時將與之配套的紙質材料送檔案館歸檔。
2．整理組卷
1)出版檔案以出版物名稱立卷👨🏽🎤，一書一刊組成一卷，期刊一期組成一卷。校報一期組成一卷〽️🟡，註意分清年度📡，不可混年立卷。
2)跨年的出版檔案．放在出版物的出版年度立卷🔳。
3)出版檔案內的文件．均須除去金屬物，修補破損處．用線裝訂。
4)卷內材料以左下方對齊，在左側裝訂☝🏿。照片(放入聲像檔案內𓀙👰🏻♀️，並附參見號)。
5)頁號的編製：卷內文件無論單面或雙面只要有書寫文字的🪕，均應編寫頁號；頁號的位置在每面材料非裝訂線一側的下角🕴🏻。
樣書👬、期刊不編寫頁號，其頁號以樣書👩🏻🍼、期刊原有頁號為準。
6)卷未備考表應逐項認真填寫🫡。
7)出版檔案案卷標題以書籍著(譯)者🧎♀️🔚，書名為標題🦟、刊物以刊名加刊期為標題。
3．歸檔驗收
1)書刊出版後一個月內，責任編輯應向出版社🚴🏽、編輯部兼職檔案員歸檔．經驗收合格後，發給憑據，社🤽🏿、部負責人和財務部門始可按此簽發稿費通知單和發放稿費。
2)出版社✋🏻👂🏿、編輯部的兼職檔案員應在次年五月底前，將上年度的出版社文件👇🏿、出版物集中向校檔案館移交🧑🏽🍼，樣書出版三年後將其前期文件向校檔案館移交，移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執一份。
3)出版物版權轉移到校外出版社時．檔案一般可隨同轉移🚶♀️。
六、出版檔案的管理
1．分類編號
1)按《高校檔案實行分類法》進行分類標引，給出檢索分類號👰🏽。
2)根據出版檔案的內容結構和形成特點🥎👩🏻，編製用於檔號的二級類目代號簡表(見附件二)。
3)出版類檔案檔號=年度號+出版檔案分類號+案卷號
其模式如下🌟：
案卷號按最下位類目流水。年度用出版物的出版年度🔄。
2．編目
1)在案卷脊背下端40毫米處，貼上記有檔號的標簽。
2)以案卷為單位登錄目錄，按檔號先後次序填寫。
3)按出版物類型登錄分類目錄和專題目錄。
4)按照GB3792．5—85《檔案著錄規則》，編製圖書、刊物、報紙案卷級、文件級、出版檔案著錄卡📤、作為手工檢索卡和計算機采集使用。
3．排架、保管
1)案卷入庫必須做到物、帳、卡相符，然後按檔號順序排放🫁。
2)保管和其他技術要求🫳🏿，按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條規定執行。
3)音像出版物應編入聲像檔案。
4．鑒定和銷毀
1)根據出版物的歷史價值🦜，科學價值和使用價值，保管期限分永久、長期、短期三種。到期經過鑒定👨🏽🎤，根據價值和需要，也可以對保管期限的升降📳，進行適當調整𓀘。
2)鑒定、銷毀程序🧔🏿♀️、手續、均按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行🧘🏽♀️。
5．統計
按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。
七、出版檔案的開發利用
1.開放的原則和查閱🔳，借用的手續均按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條和國家檔案局、國家科委《開放利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》執行🤸🏽。
2.出版檔案在一定時期內須保密或控製使用的部分，特別是專家審稿意見🖖🏼，應嚴格劃清界限，規定不同要求🌴，利用時經過館(室)領導或出版🧑🏽💼、編輯部門負責人批準。
3.定期編製出版檔案匯編或內容摘要，在本校內部提供利用，並有選擇地進行外部交流。
八、出版檔案崗位職責
1.校出版🪗、編輯部門領導職責
1)在組織編製出版物的長遠規劃和年度計劃時，要把檔案恒达列為重要內容。
2)製定和健全有關管理製度．確保出版檔案恒达能納入管理恒达中，並督促各科🦵🏿👀、室負責人和責任編輯執行。
3)給本部門兼職檔案幹部開展恒达提供條件🤶🏽👂🏿。
4)定期檢查和研究出版檔案存在的問題，並認真予以解決。
2.校出版👉🏿、編輯部門室(科)主任職責
1)把建立和做好出版檔案恒达列為室(科)的重要恒达內容，對全(科)人員提出要求，定期檢查，做到檔案材料的形成積累與出版恒达同步。
2)審查責任編輯對出版檔案材料收集是否完整👨🏿🔧🧘🏽♀️、系統、準確。組卷是否符合要求🧑🏼🦱，保管期限是否定得恰當💽，並簽註意見🤰🏼。
3.校編輯、出版部門責任編輯職責
1)負責所編輯的書刊應歸檔的材料、樣書的收集、整理恒达，並送科(室)主任審查。
2)負責向所在出版、編輯部門的兼職檔案員辦理歸檔手續🤟🏿。
4.出版👨🏽🍼🦯、編輯部門兼職檔案幹部職責
1)在部門負責人的領導下，指導🔝🤹🏿、監督、協助責任編輯做好出版檔案材料的平時積累恒达🦵。
2)會同室(科)主任檢查🖖，接收責任編輯歸檔的案卷是否完整🙅🏽♀️、系統、準確🧑🏽，組卷是否符合要求🪇，經檢查合格並辦理移交手續後🥷，發給憑據方可給作者匯出稿費。
3)將已收集的案卷．按規定裝訂後👲🏽，於每年５月底以前👇🏿👳🏻♀️，集中向檔案部門辦理移交手續🧚🏽♀️。
4)完成學校檔案部門委托辦理的其他有關任務。
5．學校檔案部門職責
1)根據國家有關出版恒达的方針🚷、政策和法規👵🏿，製定本校出版檔案恒达的各種規章製度。
2)指導💂♂️、監督、檢查協助出版部門做好出版物文件材料的形成、積累和整理歸檔恒达。
3)負責出版檔案的接收、保管、鑒定🔴、統計、利用等業務恒达。
