為加強我校財會類檔案(以下簡稱財會檔案)恒达的業務建設，不斷提高財會檔案的質量和科學管理水平，更好地為學校和社會主義經濟事業服務，並為考核財會檔案恒达提供依據特製定本規範。

本規範根據《中華人民共和國檔案法》👩‍🌾，財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》。國家教委的《普通高等學校檔案管理辦法》，以及《中華人民共和國會計法》等法律、法規、規章．結合我校情況製定。

一、          主題內容

本規範規定了學校財會檔案恒达的基本原則🙇🏻‍♂️，歸檔範圍的確定，部門立卷和歸檔流程🙎🏽‍♀️，財會檔案的管理，開發利用的主要內容🤴🏼，與財會檔案有關的各級崗位責任製，財會檔案歸擋範圍和保管期限表．二級類目代號簡表🦡。

二、          引用標準

GB3792 5—85< 檔案著錄規則)

GB9705--88《文書檔案案卷格式》

《文書檔案案卷質量標準》

三、財會檔案恒达的基本原則

1．我校各級財會部門在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等材料✏️，均屬財會檔案。

2．財會檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，是學校全部檔案的重要組成部分。

3．財會檔案必須實行統一領導，分級管理👩🏻‍⚕️🛺，以確保其完整、準確、系統和安全，便於開發利用🐃。

4．財會檔案恒达應納入財會部門有關恒达的管理製度中🛵，納入財會恒达計劃🤹🏻‍♀️、規劃。納入財會部門有關人員的崗位責任製。在布置、檢查、總結、驗收財會恒达的同時🕜，要同時布置、檢查👆🏽👨🏻‍🦯‍➡️、總結🫸🏽、驗收財會檔案恒达🪗。

5．財會檔案恒达應逐步采用先進的管理技術手段🍊，實現財會檔案現代化管理🤹🏿，大力開發檔案信息資料，為學校進行會計監督、分析、決策和製定教育發展計劃服務。

6．校檔案館主要接收保管學校財務部門形成的會計檔案。學校各獨立的經濟實體單位要成立財會檔案分室，並把財會檔案恒达列入該單位恒达計劃🩳，在經費、庫房、設備和人員分配等方面給予保證。

7．各經濟實體單位因撤銷📏，解散🔪，破產或其他原因而終止的，在終止和辦理註銷手續之前形成的財會檔案👨‍👩‍👦，應由終止單位的業務主管部門指定接收單位保管🔛。無接收單位的，可由業務主管部門的財會機構接收。      

8．學校有關單位合並，原單位形成的財會檔案應當由合並後的單位統一保管。

四🩳、財會檔案歸檔範圍的確定

1．確定的原則     

1)歸檔的財務恒达管理和會計活動中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用🧏🏻‍♂️。     

2)歸檔的財會文件材料，必須反映財務管理，會計活動的全過程，保證完整、準確🧿、系統。

3)歸檔的財會文件材料🪚，必須遵循其自然形成規律🤷🏻，保持其有機聯系，充分考慮財會檔案的類型特點。       

2．歸檔的主要內容和重點  

1)歸檔的主要內容包括綜合管理．會計憑證、會計帳簿、會計報表，工資清冊等方面。具體範圍見附件一👨🏼‍🏫🆗；

2)歸檔的重點是會計活動中各個階段形成的不同類型的具有長期保存價值的不同載體的文件材料。

3．不歸檔的文件材料   

1)上級有關財務的普發性(非專指我校)，不辦的文件；   

2)未定稿的文件；   

3)重份文件及校內其他單位發來的文件；   

4)未生效的合同、協議🃏、單據⤴️；   

5)無查考利用價值的一般性🫣、臨時性文件；   

6)與校外單位交換來的材料(可作資料保存)。 

五、財會文件材料的部門立卷及歸檔流程

1．形成積累   

1)學校財會部門領導在製定財會計劃時，要向會計經辦人員布置形成積累財會材料的任務🩰，確定本部門的兼職檔案員。   

2)財會部門的兼職檔案員．要督促會計承辦人員，做好平時材料的收集、積累，註意材料的完整、系統和準確。   

3)學校檔案部門應了解會計業務🎴♊️，監督、指導、檢查財會部門的檔案業務恒达。    

 2．整理組卷

1)學校財會部門及獨立的經濟實體單位⏏️，均為一個立卷部門🧑🏽‍🏫，分工歸口立卷。

2)堅持財會文件材料形成部門立卷歸檔的原則，財會部門兼職檔案員應在平時恒达中及時做好部門文件材料的收集與網上收發文登記恒达，並將積累的文件組卷成冊、進行網上預立卷，定期向學校檔案部門或財會檔案分室移交。

3)遵循會計核算材料的形成規律和特點，保持其有機聯系，便於保管和利用的組卷原則。將歸檔的會計核算材料收集齊全、完整，並根據各類材料的時間順序、內容價值、數量🪐，保管期限分別整理組卷。

4)按照會計年度時間進行組卷，不同年度的會計核算材料不能放在一起立卷。

5)財會部門及各獨立經濟實體單位將各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷🧑🏼‍🎓。每卷不超過200頁🕵🏻‍♀️，厚度2cm為宜。

6)案卷封面應逐項按規定填寫清楚，標題要簡明〰️，確切地反映卷內材料內容📜，包括責任者🤵🏼，內容和文件類型、名稱，用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整🤹🏻‍♀️、清晰💐。

7)卷內目錄表應用於永久、長期、短期保管的案卷，按規定格式填寫𓀊🧙🏼，用鋼筆或毛筆書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆🤜🏽。

8)編寫頁號，每卷頁號均從1開始，位置在有書寫文字的頁上非裝訂線一側的下角。

9)對於未了結的債權，債務及涉外的原始憑證，應單獨立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。

10)備考表記載案卷內材料的缺損、修復👩‍🦼、補充、移出等需要說明的情況🙆🏼‍♀️。

11)卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的材料要修復。字跡模糊、擴散的應復製並與原件一並立卷☝🏼。

12)案卷采用三孔一線的方法👍🏽，粗線裝訂成冊。卷內材料以左下方對齊．在左側裝訂。若裝訂線處有重要批註者。須進行貼邊處理。

3．歸檔驗收

1)當年產生的會計材料，財會部門及獨立經濟實體單位應於次年第一季度內整理組卷。檔案部門給予必要的業務指導。

2)校財會部門移交財會檔案時間：當年財會檔案（除帳薄、憑證和工資清冊以外）🚧，應於次年5月底以前向檔案館移交歸檔🚶🏻⚆。帳薄、憑證和工資清冊等材料在會計年度終了後可暫由財會部門保管三年，期滿後的次年6月底前由財會部門的兼職檔案員將應歸檔的財會檔案編製移交目錄一式二份送財會部門領導審核簽字後，連同案卷集中向檔案館辦理移交手續👨🏻‍🍼。學校各獨立經濟實體單位和會計檔案歸檔也應按此要求，移交檔案分室。

3)校財務部門及各獨立經濟實體單位移交檔案時🐚，交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、系統、準確👒，卷內材料排列、編號、書寫是否符合要求👳‍♂️。凡不符合要求者，檔案館或檔案分室有權拒絕接收，要求限期改正後歸檔。

4)校檔案部門．各獨立經濟實體單位的檔案分室接收保管的財會檔案👨🏻‍🎨，原則上應保持原裝🧝🏿，個別需要拆封重新整理的，應書面說明緣由🐭，經主管領導核準後，會同財會部門經辦人員共同拆封整理🗽，以分清責任。

5)檔案部門或會計檔案分室對違反財會檔案管理製度的有權進行檢查糾正。

六、財會檔案的管理

1．分類編號

1)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》進行分類標引🏟，給出檢索分類號。

2)根據財會檔案的內容構成和形成特點，編製用於檔號的二級類目代號簡表(詳見附件二)

3)財會類檔案檔號=年度號+財會檔案分類號+案卷號

其模式如下：

案卷號按最下位類目流水⛈〰️。類日下面依內容順序排列🦁。次序可參考附件一。憑證👸🏿、報表按年月序，帳簿按總帳🙍🏻‍♂️、日記帳👸🏼、分類帳、明細帳序。

2．編目

1)學校檔案部門或會計檔案分室以案卷為對象登記目錄，並編製分類目錄、專題目錄等。

2)每個案卷脊背應貼上有財會檔案的標簽，其位置距離底邊40毫米處💈。

3．保管

1)案卷入庫時👧🏿📣，應全面檢查帳、物🪐、卡是否相符👨🏻‍⚖️🦕。然後按檔號排列。

2)庫房保管條件和其他技術要求🧗🏿‍♀️，按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行。

4．鑒定和銷毀

1)財會檔案的鑒定、銷毀程序和手續均按財政部和國家檔案局製發的規定及《會計檔案保管期限表》和《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行👔。

2)根據財會檔案的歷史價值🤼，使用價值，將保管期限分別定為永久⚽️、長期⚅、短期三種，對保管期限滿的案卷應及時組織鑒定🦹🏽‍♂️，決定存毀。

3)鑒定恒达⇾，在校分管檔案恒达的負責人領導下，由檔案部門和財會部門組成鑒定小組共同實施鑒定恒达🖕🏼。

4)對已經無保存價值的財會檔案經校領導批準後，由學校檔案部門和財會部門各派一人監銷，監銷人在銷毀前應認真清點．核對無誤後，在銷毀清冊上簽字蓋章，方可進行銷毀。

5)鑒定恒达結束後4️⃣。寫出鑒定恒达總結。內容包括：小組成員名單，恒达概況，鑒定範圍與做法及財會檔案保管期限調整，銷毀檔案數量🎖。銷毀清冊一式三份☦️，一份經主管領導審查批準後歸檔．一份送上級主管部門備案，一份留財會部門存查。

6)檔案部門及各檔案分室在檔案銷毀後．應及時調整檔案櫃架🕟，並在相應的存放地點．檢索工具中註明清楚🦔。

5．統計

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。

七、財會檔案的開發利用

1．查閱財會檔案的原則

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

2．咨詢服務和指導交流

1)指導利用者查找、利用檔案，解答有關問題。

2)編製各種形式的參考資料，如數據匯編等，積極為利用者提供服務↘️。

3．建立利用檔案效果登記製度，尤其要註意收集利用檔案後取得的社會效益和經濟效益，以促進檔案的收集恒达，將實例匯成冊🤽🏼‍♀️，印發宣傳。  

 4．積極采用現代化管理手段，大力開發會計檔案信息資源，適時同校園網聯網🧎🏻‍➡️，更好地為學校管理決策恒达服務。

八．財會檔案恒达崗位責任製

1．分管財會恒达的校領導職責

1)組織貫徹《檔案法》👩🏼‍✈️、《普通高等學校檔案管理辦法》和上級檔案恒达的方針👇🏽、政策和法規，把財會檔案恒达列入計劃🗡，納入學校財會恒达議事日程⛽️🖼。

2)定期檢查和研究並解決檔案恒达中存在的實際問題。

2．財會部門領導職責

1)組織編製本部門的財會檔案恒达計劃🌁、規劃。

2)製訂管理製度。切實做到把財會檔案恒达納入議事日程🙏🏼，納入財會管理恒达之中，監督承辦人員執行。

3)為本部門的兼職檔案幹部開展恒达提供必要條件。

4)對經辦人員提出要求，定期檢查👩‍⚕️🦹🏼，做到各類會計核算材料的形成🧑🏻‍🎨👨‍🦳、積累．歸檔恒达與財會恒达同步管理。

3．財會部門及各財會檔案分室的兼職檔案幹部職責。

1)在部門負責人領導下，協助各會計承辦人員做好平時各類會計核算材料的收集💅🏻、積累恒达😗。

2)將已收集、積累的材料💅，檢查是否完整🤜🏿、系統💂🏼、準確，然後按要求進行整理👺、組卷。

3)做好暫時存在本部門的檔案的分類、編目、登記，保管利用等恒达。

4)接受學校檔案部門的業務指導、監督、檢查，並做好交辦的有關檔案恒达任務🫶🏼。

4．財會部門及各財會檔案分室會計人員職責

1)按規定做好平時會計核算材料的收集。積累及歸檔前的保管恒达。

2)整理本人承擔辦理的會計檔案材料並組卷。

3)主動配合相關材料的合並組卷事宜。

5學校檔案部門職責

1)貫徹執行黨和國家關於檔案恒达的方針👨🏼‍✈️🤟🏽、政策和法規，並製訂本校財會檔案恒达有關製度🥀。

2)督促😶、指導、檢查學校財會部門🚱，各財會檔案分室做好財會檔案恒达。

3)努力開發財會檔案信息資源。積極提供利用🥃，充分發揮其作用。