為了提高我校聲像載體檔案(以下簡稱聲像檔案)恒达的質量和管理水平，有效地為學校恒达服務，充分發揮聲像檔案在教學🤗、科研🧑🏼、管理等恒达中的作用，並為考核聲像檔案恒达提供依據，特製訂本規範🍽。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關於印發《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知(有關聲像檔案部分)及國家教委頒布《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規🚣、結合本校實際情況製定🤟🏿。

一😠、             主題內容

本規範規定了聲像檔案恒达的基本原則、歸檔範圍的確定🕖💎，部門立卷和歸檔流程，聲像檔案管理🧑‍🚒，開發利用的主要內容和方法🖇，各級崗位責任製👨‍🦯‍➡️🕵️，以及保管期限表，代碼——類目代號簡表。  

二⬆️😰、             引用標準

GBGB37924——85《非書資料著錄規則》

三🏄、  聲像檔案恒达的基本原則

1．凡反映我校教學、科研活動和歷史發展，具有保存價值的各種以音響、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案。

2．聲像檔案的主體是聲像載體材料，聲像載體材料的記錄反映形式以及製作方法．保管條件👨‍👩‍👦、利用方式均和紙質載體不同，必須遵循聲像載體的特點和規律🐌，進行特殊整理和特殊管理👳🏽。

3．我校聲像檔案實行集中統一管理，以確保檔案的完整、準確🧑‍🔧、系統和安全🫰🏼，便於開放利用。

4．聲像檔案恒达必須納入我校黨政🛺、教學(含電教)、科研、外事等有關部門的管理製度中😪。與各項管理恒达緊密結合，實行製作恒达和建檔恒达同步管理🧙🏻，即製作人員接受任務與接收聲像材料的歸檔要求同步♉️⚀。

5．要努力實現聲像檔案恒达從經驗管理向科學管理的方向轉變，井逐步采用計算機管理手段。大力開發聲像檔案信息資源，為提高本校的教學、科研和管理恒达水平服務。

6．聲像檔案恒达應列入學校有關恒达計劃，管理製度之中🖐🏻，落實到有關部門的崗位職責，做到聲像恒达與有關恒达同步管理。

四、             聲像檔案歸檔範圍的確定

確定原則

1) 攝製者或主管人員和有關部門應把聲像檔案的收集🥦♤、整理👆、歸檔恒达納入該單位的恒达崗位，切實落實主管與兼管人員，尤其是兼管人員應當按照歸檔的要求，註意立卷，定期向檔案歸檔🤛🏼📇。

2）歸檔的學校各項活動中形成的🖖🏽、或校外單位形成的與本校有關的聲像載體材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

3)歸檔的聲像載體材料必須反映聲像製作活動的全過程．保證完整🈹👮🏻、準確、系統。

4)歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規律🧑‍🏫，保持聲像載體與紙質載體、不同聲像載體之間的自然聯系，註意其成套性特點🤸🏽‍♀️，

2．歸檔的主要內容和重點

1)歸檔的主要內容具體見附件一。   

2)歸檔的重點是本校各項活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

3．不歸檔的文件材料

1)不能反映本校恒达、活動的聲像材料；

2)音響、畫面嚴重失真👈🏼、內容殘缺無使用價值的聲像材料；

3)重份聲像材料。

五、聲像載體材料部門立卷和歸檔流程

1．形成積累

1)宣傳部🧑‍🦲🎾、教育技術中心和其他聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。

2)立卷單位聲像項目負責人🏂🏿、編導和其他製作人員，要按分工認真作好製作記錄😄，整個恒达結束後，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。

3)各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料💺，按規定程序進行系統整理後向檔案部門移交。

2．整理組卷

1)立卷原則

根據聲像文件材料形成規律和多種載體的特點💊，分類組成保管單位。歸檔的聲像材料必須是原版、原件。對單件聲像載體材料🦼，要附以文字說明🏋🏽‍♀️🔧，對同一載體多項內容的，采用按主題內容逐一著錄的方法，對同一內容🧚🏻‍♀️、多載體合成的檔案．應註明參見號．既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄✖️，保證不同內容的聲像材料具有獨立的使用性。

2)立卷分類

①按介質分為紙質文件材料和聲像載體材料。

②紙質文件材料指對聲像載體材料作文字說明的文件材料。

③聲像載體材料按類型分為照片、錄音製品、錄像製品→、幻燈片🧑🏿‍🚀、磁盤𓀘、影視膠片、縮微膠片、光盤、硬盤等。

3)立卷分工

①綜合管理材料由宣傳部部門立卷歸檔🧙‍♀️🧙‍♀️。

②製作項目文件材料和聲像製品，由製作項目單位或個人立卷歸檔ℹ️。

③兩個以上單位共同製作的，由主辦單位立卷歸檔。

④外單位製作的反映本校活動的聲像載體材料，由檔案部門負責征集或委托負責收集。

4)歸檔材料的整理

①檢查歸檔的材料是否完整、準確🏎👌🏻、系統🔶、配套、音響🧑‍🦽、畫面是否清楚🌷，對有局部劃傷、斷裂者，應及時修補🐘、粘結👨‍🦽‍➡️，生黴🧚🏼‍♂️、發潮的，要及時沖淡🧑🏻‍🏭、風幹🗻。

②根據聲像載體材料的形成規律，保持其有機聯系和便於查考利用的原則，結合內容、價值、數盤和載體類型、尺幅，進行系統整理，組成保管單位。

③凡屬歸檔的照片（包括底片）應圖象清晰；錄音帶聲音清楚；錄像帶圖象清晰🗳，聲音清楚。照片及底片要有文字說明(包括內容、時間、地點👴🏻、人物和製作者)，其他載體形式要有相應的文字材料🤌🏻，包括完成原本、定稿本🛀🏻🦞、長度、時間、內容簡介、色彩、密級🛬、製作單位和人員等。

④每種聲像載體材料立卷時以一個主題編製一個檔號，主題下包括一條或多條內容💃🏻。

⑤聲像製作材料和聲像製品的檔號要與文字材料的檔號互相照應➝，互記參見號，聲像製作的文字材料整理要求，按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第五條第3款執行。

⑥聲像製品的裝具，一般應使用現有裝具👼🏻。經製作後的單件聲像製品和照片，可用符合規範的專門的盒📫、冊、封套裝載🟣。

3．歸檔驗收

1)聲像材料形成部門應在規定時間向檔案部門辦理移交手續，填寫移交目錄一式二份，各執一份備查。

2)歸檔的聲像載體的文件材料，必須符合本規範的案卷質量要求🥹。

3)綜合管理材料歸檔時間一般為次年5月底以前。聲像載體材料在完成製作後三個月內歸檔。

六、聲像檔案的管理

1．分類編號

1)按《中國檔案分類法——教育檔案分類詳表》進行分類標引🤔，給出檢索分類號。

2)根據聲像檔案的內容、特點👷🏼‍♂️，不同載體，編製用於檔號的二級類目(載體)代號簡表

3)聲像檔案號=年度號+聲像檔案載體分類號+順序號

其模式如下

年度號用聲像檔案歸檔的自然年度⛔，聲像載體的分類號以載體的類型而定，按不同的載體類型組成是卷冊、盒🪢🧒🏿、盤，也可以是張、件🕘。

2．編目

1)檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號🤓，也可另行在底20毫米處貼上註有檔號的標簽👩🏻‍🦰🦾。

2)登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先後順序．以保管單位為對象填寫🤲，並註明相應的參見號。

3)按照GB3792．4——85《非書資料著錄規則》編製題名．案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機采集卡使用☮️。

 4)為方便查閱檔案．應編製各種分類目錄和專題目錄🚶🏻‍♂️。

 3將編製的聲像檔案和資料著錄卡數據存貯到計算機的數據庫中，在本校的信息系統建立後🥁，按要求與之聯網。

4排架🏋🏽‍♀️、保管

1)按照不同類型、不同規格聲像載體分別編製的檔號排架。

2)照片庫房保持溫度15——25℃，濕度55——65％⛲️🙅🏼‍♂️。其他聲像檔案的保管，應做到恒溫💌🔒、恒濕、清潔📚🍨。溫度宜18——24℃，相對濕度宜35—45％🤽🏻‍♀️，要有專用的設備和必要的保護措施，要避開30奧斯特以上的磁場。

3)每年定期檢查庫房的“八防”(防火🌑、防潮、防高溫、防光、防塵💂🏼、防蟲💶、防鼠🏃‍➡️、防盜)情況。

定時記錄庫房溫、濕度，保持庫房整潔👩‍🔧🙆🏽‍♂️。

4)每兩年對庫存檔案進行一次全面核對檢查．寫出檢奩總結🧒🏼，發現問題及時處理。

5)照片、底片要定期檢查，有發黃🏋🏼‍♂️、發黴📬♒️、變質等現象．要及時進行清洗和技術處理。

6)錄像帶😪、錄音帶、影片等使用完畢後應及時倒帶，並馬上入盒，以防止汙染。要定期進行檢查，如發現變形斷裂🌒💺、磁場脫落等現象𓀁，應及時進行補救。

7)聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像村料📺，在保管一定時間後，應轉錄復製🏑。

8)母帶(片)與復製帶(片)保管方法一致。母帶(片)必須專櫃保管🍝，並特別標明👆🏿。

5．鑒定與銷毀

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。在銷毀方式上．應註意按不同載體聲像材料的性能🐙，采用不同的銷毀方式，如洗掉🧥、去磁等🔼。

6．統計

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。

七、聲像檔案的開發利用

1．檢索工具的編製

由於聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架🌺，因此，在檢索工具上應比一般的紙質文件材料有更高要求。

1)按載體製成材料和載體規格編製載體檢索目錄。

2)按本規範附件一編製主題檢索目錄。

3)按< 中國檔案分類法——教育檔案分類表)編製專業學科分類檢索目錄🀄️。

4)編製檢索到題名🥷🏼、內容的著錄卡片．全面標引聲像製作👶🏿、載體及內容。

2．借閱

1)檔案部門在適當條件下應設立審片室(聽音室)，提供檢索工具，為利用者查找閱鑒聲像檔案創造條件🧹。

2)建立借閱製度．規定借閱檔案的審批權限、期限🔧、對象，觀看人次⛹🏽、數量🙌🏼、手續等🧄，若需借出👨🏽‍🔬、抄錄🧩、復製檔案材料，應經館、室領導批準。

3)檔案借閱或歸還時🙆🏼‍♀️，由利用者和檔案部門共同進行清點、檢查，並在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案．檔案部門定期催還💙，需續借者應重新辦理借閱手續。對過期不還者🥴，應停止其借閱並給予經濟處罰。

如發現檔案損壞或丟失👁‍🗨，應寫書面報告，經校主管領導人簽署意見後，根據不同情況進行處理。

4)對調出及離🫒、退休人員👨🏽‍🚒。在辦理調離手續前，必須清還檔案🧑‍💻，沒有檔案部門簽字🔝，人事部門不得辦理調離手續。長期出國人員在出國前應及時向檔案部門清退檔案材料。

5)對需經常查閱、不涉及保密的檔案材料應復製🚍。

3．咨詢服務、指導交流

1)指導利用者使用各種檢索工具．回答利用者提出的問題。

2)根據恒达需要和條件可能，選擇若幹重點聲像檔案的題名，主動介紹給有關部門🐘，進行定題跟蹤服務。

3)了解與本校有關的動態，積極開拓服務。

4)服務方式，可復製、征訂、出售等✔️。

5)學校要結合現代化進程．逐步應用計算機進行聲像檔案的檢索、匯編等．提高開發利用檔案的能力。

八🟰、聲像檔案恒达人員崗位責任製

1．學校分管形成聲像檔案部門的校領導職責

1)應加強全校聲像檔案恒达的指導🚾、監督，把聲像檔案形成部門恒达納入學校聲像恒达發展規劃，並列入學校聲像恒达議事日程。定期加以研究🦇。

2)關心聲像檔案的建設與發展💁🏿，使聲像檔案恒达能與學校各項恒达協調發展🚴🏿。

2學校聲像檔案形成部門負責人職責

1)貫徹執行上級有關聲像檔案恒达的指示🩶、規定🧑🏽‍🚀，把聲像檔案恒达納入本部門和有關人員的崗位職責，並認真組織實施🧑🏻‍🦲。

2)對本校各部門聲像檔案的形成、積累🧑🏿‍🌾、立卷、歸檔恒达進行檢查、督促．確保聲像檔案材料的完整、準確。

3)積極做好聲像檔案的七防(防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠)恒达。

3．各聲像部門科技人員職責

1)各聲像恒达部門及負責聲像恒达的科技人員在每項恒达完成後，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。

2)填好聲像材料歸檔的有關表格，辦完移交手續。

4．學校檔案部門職責

1)學校檔案館的領導定時或不定時的對校聲像檔案形成部門的相應恒达進行檢查、督促🍘、指導💅🏻。

2)對聲像材料部門兼職檔案人員提出的疑難問題，應及時與有關領導研究解決🧑‍🦱。

3)關心檔案人員的學習，恒达等情況👩‍🦲。

5．聲像檔案形成部門兼職✍🏿、檔案人員職責

1)在部門負責人領導下，監督🤰🏿、指導、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累恒达．接收本部門人員交來的聲像材料，並檢查是否完整🕠、準確、系統、組卷是否符合要求🤾🏿。

2)將已收集的案卷🌞，於次年6月底，以前向檔案部門辦理移交。

3)完成學校檔案部門委托辦理的其他任務☝🏽。