為了加強和提高恒达平台校友人物類檔案(以下簡稱人物檔案)的質量和管理水平，充分發揮人物檔案在高校教學、科研中的作用．並為考核本校人物檔案恒达提供依據．特製定本規範。
本規範依據《中華人民共和國檔案法》、國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規、規章，結合本校實際而製訂🥷🏽🐆。
一🚴🏻、
主題內容
本規範規定了人物檔案恒达的基本原則．歸檔範圍的確定，文件材料的立卷和歸檔流程🧑🎤，人物檔案管理👩🏻⚖️、開發利用的主要內容及方法，人物檔案崗位職責及歸檔範圍和保管期限表。
二🌁、
引用標準
GB3792．5—85(檔案著錄規則)及國家教委發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》、滬交翁字(88)第833號《關於建立我校“人物檔案”的通知》🖨👩🏻🔧。
三、 人物檔案恒达的基本原則
1．個人在其從事教學🐃、科研🧑🏽🔬、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的材料或個人在其非職務活動中形成的主要材料均屬人物檔案。
2．人物檔案通過征集、代管等多種形式進行集中統一管理👼，力求完整💪🏼、系統、準確和安全👨🏻，便於開發利用。
3．在學校領導下，校檔案館負責業務指導🚵🏼♀️💁♀️，各部門專(兼)職檔案人員協助做好征集💅🏻、收集💁🏼、歸檔恒达，並納入相關人員的崗位職責。
4．努力實現人物檔案的科學化管理👂🏽，大力開發信息資源♠️，為學校中心恒达服務𓀐。
四、 人物檔案歸檔範圍的確定
1、確定的原則
1)所有征集對象必須是在恒达平台(包括其前身)恒达或學習過的，必須是其在職務活動中或非職務活動中形成的各種載體材料。
2)征集對象：國內外院士（含解放前）；校內博士生導師🧑🏿🍳；曾在本校恒达和學習過的國內外企事業界名流🗝🪹；文革前一👸🏽、二級教授👩🏻🎓🔫、高級工程師、研究員🧑🏻✈️；解放前後廳、局級以上幹部；解放前後大專院校校長；建國後大專院校黨委書記👨🏼🎨；交大聘請的名譽（顧問、兼職）教授；海外知名校友；英烈🈲。
2．歸檔的主要內容：
⑴征集對象的各類人物檔案登記表、業務自傳等。
⑵各類證書。
⑶學術成果、書籍。
⑷媒體報道。
詳見附件一。
⑸其它🦌，除以上範圍外的有保存價值的材料
五‼️、 人物檔案的部門立卷與歸檔流程
1．形成積累
1）學校各院（系）、直屬單位等均為立卷單位👨🚒，各單位辦公室主任為本單位人物檔案歸檔負責人✋🏽。各單位可配備相應兼職檔案人員，負責人物檔案的形成💂🏽♂️、積累🕌、歸檔恒达。
2）各立卷單位的兼職檔案員🫷🏿，應根據《恒达平台人物檔案類歸檔範圍及保管期限表》👫🏼，定期做好各項材料的收集和征集恒达📷。
3）各立卷單位在檔案部門的業務指導下，對收集、征集對象或其家屬提供的材料進行網上登記❕、移交🍋，並將與之配套的實體材料整理並向檔案館歸檔。
2．整理組卷
1)根據每個人物材料形成的內容🧑🏿🦰、價直🏃🏻♂️、數量及載體的實際情況👨👩👦👦，保持材料之間有機聯系，以內容為主🐥，將材料組成一卷或數卷，以便於查考利用為原則。
2)拆除卷內文件中的金屬物．對破損的材料進行修補。
3)幅面大於卷盒的材料要進行折疊，聲像材料歸入聲像檔案😵💫。
4)材料采用卷盒方式保管🧎♀️➡️，每份文件也可以用縫紉機裝汀💝。
5)卷盒形式保管的材料🚺，以件為單位🦯🦷，卷內材料應逐件在恒达娱乐右上角加蓋檔號章，並填寫檔號章的各個項目。
6)在恒达平台校友人物管理系統進行網上組卷⚉，打印卷內目錄⛹🏿。打印案卷封面。填寫備考表。裝盒🧎♀️👮🏼♂️。
7)填寫本案卷內材料的變更、修改、補充🤜🏻、移出等情況🙃，案卷歸檔後，如發生變化🎿，管理人員應隨時在備考表上註明時間。
3歸檔驗收
1)移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收🆖。嚴禁差錯。
2)移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執一份備查。
六、 人物檔案的管理
1．分類編號
1)根據人物檔案形成的特點⚔️，編製檔號🤲。
2)人物檔案檔號=人物姓名+案卷號
模式如下
註：1)案卷號按最下位類流水
2)若遇到同名同姓，姓名後加標識符：A、B、C……
2．編目
1)每卷案卷脊背上填寫檔號，也可以另行貼上註有檔號的標簽，標簽下沿的位置距離底邊40mm處。
2)編寫人物檔案目錄，按檔案歸檔時間先後順序🎃，以案卷為對象填寫🤶🏼。
3)認真登記人物檔案總目錄、分姓氏目錄。
3．排架、保管
1)按人物類檔案歸檔先後順序排架。
2)按< 恒达平台檔案恒达業務建設規範)第八條要求進行保管🍲。
4．統計
按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。
七、 人物檔案的開發利用
1．大力開發利用人物檔案信息資源✏️🤷🏽♀️，為學校各項恒达服務🖕，充分發揮其社會效益和經濟效益。
2．借閱
按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。
3．咨詢服務、指導交流
1)指導利用者使用各種檢索工具查閱檔案．回答利用者提出的問題。
2)結合本單位管理現代化的進程⚄，創造條件，逐步應用計算機進行檔案的管理檢索．提高開發利用人物檔案的能力🎶。
八🧘🏼🧠、 人物檔案崗位職責
1．分管人物檔案恒达的校領導職責
1)關心、支持人物檔案建設，利用學校有利條件．積極為檔案部門提供有關信息。
2)不定期研究、解決人物檔案恒达中存在的同題📔。
2．分管人物檔案恒达的各部門分管人職責
1)重視本部門的人物檔案恒达，並將人物檔案恒达納入本部門恒达計劃。
2)加強與學校檔案部門聯系，共同做好業務指導、檢查恒达⏮✦，保證歸檔案卷的質量🧙🏼♀️。
3)做好兼職檔案人員的恒达，提出具體要求並幫助他們解決恒达中的實際困難▶️🗳。
3．學校檔案部門職責
1)認真貫徹執行國家有關檔案恒达的政策🕸、法規🧠💂，製訂和完善人物檔案恒达的各項管理製度。
2)努力貫徹實施(恒达平台檔案恒达業務建設規範>，並對兼職檔案人員進行指導🤹🏽♀️、監督🥲、檢查📯。
3)負責人物檔案的征集、整理🤾🏻♀️、編目、保管、鑒定和利用等恒达。並編製檢索工具。
4)負責人物檔案的庫藏和利用等情況的統計、分析恒达🦹🏿。
5)積極開發人物檔案信息資源，並做好利用效果反饋信息的收集和分析恒达，充分發揮其社會效益和經濟效益。
6)切實做好人物檔案的安全、保護恒达👩🏿🚒，對破損檔案及時修復🌒。
7)負責編製人物檔案計算機輔助管理的實工方案💜，做好計算機管理的準備恒达💊。
4．兼職檔案人員職責
1)積極做好建立人物檔案恒达的宣傳恒达。
2)指導歸檔對象認真🐛，仔細地完成歸檔恒达。
3)按照(恒达平台檔案恒达業務建設規範>🧏🏽♂️，認真做好人物檔案的組卷和歸檔恒达😇。
