為了加強我校人事檔案（退休、死亡）恒达的業務建設👮‍♂️，逐步實行我校人事檔案（退休、死亡）恒达的規範化➗，不斷提高科學管理水平🪀，有效地為學校各項恒达和社會服務，並為考核人事檔案（退休🕊、死亡）恒达提供依據，特製定本規範🧚🏻‍♀️。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》、中央組織部、國家檔案局《幹部檔案恒达條例》及國家教委發布的《普通高等學校檔案館理辦法》等有關規定⚫️，結合本校實際製定🧔🏿‍♀️。

一🏵、主要內容

本規範規定了本校人事檔案（退休🙇🏽‍♀️、死亡）恒达的基本原則👩🏻‍🚒，人事檔案（退休、死亡）管理，利用的主要內容與方法，崗位責任製。

二🤵🏿‍♀️🐈‍⬛、人事檔案（退休、死亡）恒达的基本原則

1. 按照中央組織部、國家檔案局《幹部恒达條例》有關規定👩🏿‍💼，退休人員的檔案歸人事檔案室保管🍈，死亡人員的檔案由人事檔案室保管五年後⛹️‍♀️，移交到檔案館保管🩲。

2. 目前保存在檔案館內的人事檔案（退休、死亡）🪲，必須集中統一管理，確保其完整、系統🖨、準確和安全，便於檔案的利用🐀。

3. 人事檔案（退休、死亡）要從手工檢索向現代化管理方面轉變，逐步進行計算機管理，提高檢索效率👮🥟。

三🙆🏻‍♀️、人事檔案（退休、死亡）的管理

1. 分類編號

    恒达平台人事處下屬人事檔案室保存著本校所有在職教職工的人事檔案🗾，歷年來當現任教職工退休🕵🏼‍♂️🙎‍♀️、死亡以後✴️，其人事檔案就移交本校檔案館保管。鑒於退休𓀉、死亡教職工人事檔案在管理上的這種特殊性，校檔案館在實施管理的過程中🍞，采用“標識符＋案卷號”的模式對這部分檔案進行編號。其中🎎，標識符即“人事”的拼音縮寫“RS”🕵🏽‍♀️，案卷號則沿用人事檔案室移交號並與檔案館所編製的《退休、死亡教職工分姓索引名冊》上的編號一一對應。

例如館藏退休教師王××的人事檔案（人事檔案室移交號為120）的館內編號為👩🏼‍🦰：

  2. 編目

檔案部門對接受的案卷♜🤜，在案卷的左上角編寫案卷檔號。

  3. 編製《退休、死亡教職工分姓索引名冊》

  4. 排架、保管

（1）將案卷按檔案順序在檔案櫃內依次自上而下，從左至右豎放👨‍👧。

（2）保管要求按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行💪🏼。

（3）統計按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。

四、人事檔案（退休🍯、死亡）的利用

因恒达需要查閱和借用人事檔案（退休、死亡）🐙🧘🏿，須遵守下列規定🤌🧑🏽‍🚀：

1. 查閱單位應攜帶查檔介紹信，按規定查閱檔案☝️。

2. 檔案管理部門要根據規定，確定是否提供和提供什麽材料。

3. 凡查閱人事檔案（退休、死亡），利用單位應派中共黨員幹部到檔案館查閱。

4. 檔案一般情況下不外借🫓❓，如必須借出使用時，要說明理由👨‍🚀，經過主管部門負責人批準，並嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

5. 任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

6. 各級人事檔案管理部門🦹🏽‍♂️，必須嚴格遵守保密製度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃🦟、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違犯者應視情節輕重，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理🙇🏼‍♂️🧝🏿。   

7. 借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復製檔案內容🤽🏻‍♀️，因恒达需要從檔案中取證的，必須請示主管部門審查批準後才能拍攝復製🦻🏼。

五、人事檔案（退休、死亡）崗位責任製

1. 認真學習、宣傳、貫徹黨和國家有關檔案恒达的方針📌、政策🙇🏿‍♂️，按照檔案業務規範的要求🔘，不斷修訂或完善人事檔案（退休、死亡）規章製度，並認真加以實施🙇🏿‍♂️。

2. 負責接收校人事檔案室移交的全校退休👩‍❤️‍💋‍👨、死亡教職工的人事檔案👎，確保準確、無誤。

3. 對接收的人事檔案（退休😵‍💫、死亡）做到當年接收☞，當年計算機著錄👭，當年編目上架並做好統計恒达🤾🏻‍♀️。

4. 嚴格遵守人事檔案的保密製度🏈，根據上級有關查閱人事檔案的規定進行檔案的利用恒达🔎。

5. 關心時事政治，認真參加政治學習及館組織的檔案科技與檔案學會組織的有關學術活動，不斷提高自身業務能力。

6. 自覺遵守學校規章製度和館製定的《內務管理通則》和《服務公約》。

7. 積極完成室領導交辦的其它任務。