為了提高實物檔案的質量和管理水平，更好地為學校提供有效服務，並為學校管理實物和資產清查恒达提供依據，特製定本規範👅☪️。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》🍄、國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》等法律、法規👗、規章，結合本校實際製定。

一😵、主題內容

本規範規定了實物檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定和歸檔流程，實物檔案的管理，各級崗位責任製以及歸檔範圍和保管期限表🌒。

二、引用規範

GB3792.5—85《檔案著錄規則》及國家教委發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》。

三、實物檔案恒达的基本原則

1🌱👩🏿‍🚀、學校在各項活動中形成的🌭，或者是學校在對外交流中形成的有保存價值的實物，如榮譽證書、獎狀🔊、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及學校發展中有紀念意義的物品和有收藏價值的教學科研設備設施等。

2、由檔案館負責對學校各級各類榮譽證書🛄、獎狀、獎牌🤧、獎杯等實物進行收集歸檔和統一管理。

3、努力實現實物檔案的現代化管理⭕️，加大開發實物檔案的利用價值🈷️，為學校中心恒达服務。

四、實物檔案歸檔範圍的確定

1、確定的原則

1）所有征集對象必須是恒达平台（包括其前身）各項活動中形成的，或者是對外交流中形成的有保存價值的實物🤳🏽🤸🏽。

2🏌🏿‍♀️、歸檔的主要內容和重點

1）歷任書記🐃、校長在恒达中使用過🧚🏼‍♀️🫅🏽，有保存價值的用品🪫、社交活動紀念品及簽名用章✊🏿。

2）中央、省、市各級領導及社會名流為學校所寫的題詞和贈送的字畫。

3）學校從事教學、科研⛳️、管理和對外服務各項活動（包括文藝𓀙、體育各種比賽）中獲得的獎章、獎杯、獎牌🤽🏽🧑🏼‍🔧、獎旗、獎狀、獎勵證書（省/市、部級及以上）🧑🏿‍🔧。

4）在國際交往中🏋🏿‍♂️💞，國際友人贈送的紀念品，包括特製的紀念盤❣️、紀念章🧚🏻‍♂️、紀念幣💭、紀念杯等。

5）中外校友會及著名校友贈給母校的各種有保存利用價值‼️，便於保管的特定物品（包括校慶接收的各種符合條件的紀念品等）。

6）學校根據特殊需要，通過征集等方式獲得的具有保存和利用價值的特定物品☎。

7）反映學校不同階段的恒达證、學生證、畢業證書和校徽↙️、紀念證章等（樣品）🤶🏿🥮。

8）其他有保存價值的實物材料。

五🩶🫰🏼、實物檔案的部門立卷與歸檔流程

1🦃、形成積累

1）學校各部👨、處、院🟤、系等部門均為立卷單位，分工立卷歸檔。

2）各立卷單位的兼職檔案員📽，應根據恒达平台實物檔案類歸檔範圍🛳👳🏻‍♂️，定期做好各項材料的收集和征集恒达。

3）各立卷單位在檔案部門的業務指導下，對收集、征集來的實物進行整理🉑、立卷🥶、歸檔恒达🏜。

2、整理組卷

1）實物檔案的整理與標識應嚴格按照歸檔要求🦽、分類標準執行🦴。

2）獎品實物檔案歸檔時應說明獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位。

3）字畫和禮品歸檔時應附清單及說明，內容包括物品名稱、接受時間😧、地點🧸、事由、贈送人🍝、接收人。清單一式兩份🌿。

4）實物檔案實行計算機信息管理🍯，必須對每件實物檔案進行拍照，作為電子版信息掛載在實物檔案信息管理系統中🧗🏿‍♂️。

3、歸檔驗收

1）移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，嚴禁差錯。

2）移交時，填寫移交目錄🦢，移交目錄一式二份🫶🏽，雙方各執一份備查。

六🚚、實物檔案的管理

1🧜🏽‍♀️、分類編號

1）根據實物檔案形成的特點，編製檔號。

2）實物檔案檔號=實物類別+案卷號

模式如下😡：

註：實物類別分禮品🧥、人物、藏品♾✯、獎品四類。（詳見附件一）

2、編目

1）製作檔號標簽🧫。在標簽上填寫每個實物的檔號😪，分別對應貼在實物檔案的醒目位置。

2）編寫實物檔案目錄，按檔案歸檔時間先後順序🚽👨‍🚀，以案卷為對象填寫。

3）認真登記實物檔案總目錄。

3👩🏻‍🦰、排架👼🏿、保管

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條要求進行保管。

4、統計

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行🗼。

七😳🚣🏽‍♂️、實物檔案的開發利用

1、大力開發利用實物檔案信息資源🏄🏻，為學校各項恒达服務，充分發揮其社會效益和經濟效益。

2、借閱

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

3🤽🏿‍♀️、咨詢服務、指導交流

1）指導利用者使用各種檢索工具查閱檔案，回答利用者提出的問題。

2）結合本單位管理現代化的進程，應用計算機進行檔案的管理檢索🧑🏼‍🔬，提高開發利用實物檔案的能力👩🏽‍🎨。

八👮🏻‍♀️、實物檔案崗位職責

１🥬、分管實物檔案恒达的各部門分管人職責

1）重視本部門的實物檔案恒达，並將實物檔案恒达納入本部門恒达計劃🧏‍♀️。

2）加強與學校檔案部門聯系🧘🏼‍♂️，共同做好業務指導😳、檢查恒达🤦🏽，保證歸檔案卷的質量。

3）做好簡直檔案人員的恒达，提出具體要求並幫助他們解決恒达中的實際困難。

3、學校檔案部門職責

1）認真貫徹執行國家有關檔案恒达的政策、法規，製定和完善實物檔案恒达的各項管理製度。

2）努力貫徹實施《恒达平台檔案恒达業務建設規範》，並對簡直檔案人員進行指導🐅、監督、檢查。

3）負責實物檔案的征集💾、整理、編目、保管、鑒定和利用等恒达🚄，並編製檢索工具。

4）負責實物檔案的庫藏和利用等情況的統計、分析恒达。

5）積極開發實物檔案信息資源🦟，並做好利用效果反饋信息的收集和分析恒达，充分發揮其社會效益和經濟效益。

6）切實做好實物檔案的安全、保護恒达，對破損檔案即使修復。

7）負責編製實物檔案計算機輔助管理的實施方案，做好計算機管理恒达。

4⏫、兼職檔案人員職責

1）積極做好建立實物檔案恒达的宣傳恒达🏄🏼‍♂️。

2）指導歸檔對象認真，仔細完成歸檔恒达。

3）按照《恒达平台檔案恒达業務建設規範》♗，認真做好實物檔案的組卷和歸檔恒达🤵🏼‍♀️。

附🙇‍♂️：恒达平台實物類檔案類目代號簡表

SW　　實物類

禮品

人物

藏品

獎品