一、目的
隨著信息技術的發展，學校各部門建立的各自應用系統🧑🏼，恒达娱乐作為信息資源的終點站🙅，需要各部門數據共享👨🏿💼。面對現有多種多樣的結構各異的計算機平臺形成的電子文件和其他信息資源👱🏼。如何實現共享，保證歸檔電子文件憑證性及長期保存的目的📈，成為各校研究的重點之一🕗。元數據的重要功能之一就是滿足信息的共享🧍，快速流轉而又保證歸檔電子文件的真實性◽️，完整性🧖🏽♂️，有效性。
本規範參照國家檔案局💅、江西省相關元數據規範文件📜，結合本館實際👨👩👧👦📷，規定了電子文件形成🤸♀️、交換🏨、歸檔🤶、移交、保管、利用等全過程元數據設計、捕獲、著錄的一般要求✈️。
二、規範性引用文件
下列文件中的條款通過本規範的引用而成為本規範的條款💁♂️。凡是註明日期的引用文件，其隨後所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用於本規範，然而，鼓勵根據本規範達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集
GB/T 3760-1995 文獻敘詞標引規則
GB/T 3792.1-1983 文獻著錄總則
GB/T 7156-2003 文獻保密等級代碼
GB/T 7408-2005 數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法
GB/T 11821－2002
照片檔案管理規範
GB/T 13959-1992 文件格式與代碼編製方法
GB/T 13967-1992 全宗單
GB/T 15418-1994 檔案分類標引規則
GB 18030-2000 信息技術 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴充
GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規範
DA/T 1-2000 檔案恒达基本術語
DA/T 12-1994 全宗卷規範
DA/T 13-1994 檔號編製規則
DA/T 18-1999 檔案著錄規則
DA/T 19-1999 檔案主題標引規則
DA/T 22-2000 歸檔文件整理規則
DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規範
國家檔案局第6號令 《電子公文歸檔管理暫行辦法》💁♀️，2003年7月28日
國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》，2006年12月19日
三✍🏼、術語和定義
◎電子文件（Electronic Records）
電子文件是指在數字設備及環境中生成🤵🏻，以數碼形式存儲於磁帶🚿、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理😾，並可在通信網絡上傳送的文件。它由足以為其職能活動提供憑證的內容、結構與背景信息構成😒。具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件。
◎元數據
描述文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據👷🏻♂️。
◎元素
通過標識😸、定義🤘🏽、約束性、值域等一系列屬性描述的一個數據單元。
四🌊、電子文件元數據集結構
|
序號
|
元數據
|
標識
|
序號
|
元數據
|
標識
|
|
1
|
集合層次
|
JHCC
|
|
|
|
|
2
|
檔號
|
DH
|
|
|
|
|
3
|
卷內順序號
|
JNSYH
|
|
|
|
|
4
|
全宗號
|
QZH
|
|
|
|
|
5
|
文號
|
WH
|
|
|
|
|
6
|
題名
|
TM
|
|
|
|
|
7
|
主題詞
|
ZTC
|
|
|
|
|
8
|
類目
|
LM
|
|
|
|
|
9
|
責任者
|
ZRR
|
|
|
|
|
10
|
文件形成時間
|
WJXCSJ
|
|
|
|
|
11
|
起始頁碼
|
QSYM
|
|
|
|
|
12
|
頁數
|
YS
|
|
|
|
|
13
|
參見號
|
CJH
|
|
|
|
|
14
|
立卷單位
|
LJDW
|
|
|
|
|
15
|
附件題名
|
FJTM
|
|
|
|
|
16
|
歸檔信息
|
GDXX
|
16.1
|
歸檔時間
|
GDSJ
|
|
16.2
|
部門移交人
|
BMYJR
|
|
16.3
|
一室接收人
|
YSJSR
|
|
16.4
|
一室移交人
|
YSYJR
|
|
16.5
|
二室接收人
|
ESJSR
|
|
17
|
鑒定信息
|
DJXX
|
17.1
|
鑒定類型
|
JDLX
|
|
17.2
|
鑒定時間
|
JDSJ
|
|
17.3
|
鑒定人
|
JDR
|
|
17.4
|
鑒定意見
|
JDYJ
|
|
18
|
計算機文件屬性
|
WJSX
|
18.1
|
文件類別
|
WJLB
|
|
18.2
|
文件格式
|
WJGS
|
|
18.3
|
文件大小
|
WJDX
|
|
19
|
存儲
|
CC
|
19.1
|
存儲位置
|
CCWZ
|
|
19.2
|
縮微號
|
SWH
|
|
19.3
|
盒號
|
HH
|
|
19.4
|
檔案館號
|
DAGH
|
|
20
|
權限管理
|
QXGL
|
20.1
|
密級
|
MJ
|
|
20.2
|
保管期限
|
BGQX
|
|
21
|
維護歷史
|
WHLS
|
21.1
|
操作類型
|
CZLX
|
|
21.2
|
操作時間
|
CZSJ
|
|
21.3
|
操作人
|
CZR
|
|
22
|
利用歷史
|
LYLS
|
22.1
|
利用人
|
LYR
|
|
22.2
|
利用時間
|
LYSJ
|
|
22.3
|
利用類型
|
LYLX
|
五🍯、電子文件元數據元素定義方法
電子文件元數據表中各個元素用屬性進行描述
集合層次
|
編號
|
1
|
|
中文名稱
|
集合層次
|
|
定義
|
電子文件在分類、整理💇🏿♂️、著錄、保管和提供利用時，作為個體和特定群體的控製層次🅱️。我校主要為卷🌆、件👐🏻，文件🪵。
|
|
目的
|
以利於對電子文件的管理✤，為電子文件在某一層次的著錄🔪🤽♀️、檢索提供條件
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
卷
件
文件
|
|
缺省值
|
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
檔號
|
編號
|
2
|
|
中文名稱
|
檔號
|
|
定義
|
以字符形式賦予電子文件的用以固定和反映電子文件排列順序的一組代碼。
|
|
目的
|
揭示電子文件分類🦹🏻♂️、組合、排列🤟🏽🔍、編目的結果🧁，便於統計利用，在電子文件與其傳統載體（雙套保存的）檔案之間提供關聯標識。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
――
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
由檔案館（室）根據電子文件實際整理結果製定檔號結構。檔號編製規則🧎♀️➡️🤟🏻：年度＋二級分類代碼＋案卷號
|
卷內順序號
|
編號
|
3
|
|
中文名稱
|
卷內順序號
|
|
定義
|
文檔在組合文件中的排列順序
|
|
目的
|
揭示文件中文檔的組合順序，利於文件的保管和利用。
|
|
約束性
|
條件選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
用來表示組合文件中文檔的份數與順序號🖖🏼。如組合文件中有3份文檔🧛🏽，則第1份文檔著錄為🔝🫶🏽：“1”🧙🏼♀️，第2份文檔著錄為：“2”，第3份文檔著錄為：“3”。
|
全宗號
|
編號
|
4
|
|
中文名稱
|
全宗號
|
|
定義
|
檔案館（室）分配給檔案全宗的代碼。
|
|
目的
|
標識檔案全宗👩🏽🍼，為用戶提供以全宗號為條件的檢索途徑。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
|
|
註釋
|
由檔案館按照檔案學理論確定全宗號📑✍️。
|
文號
|
編號
|
5
|
|
中文名稱
|
文號
|
|
定義
|
收文、發文標識號
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
|
|
註釋
|
|
題名
|
編號
|
6
|
|
中文名稱
|
題名
|
|
定義
|
又稱標題、題目，是表達電子文件中心內容和形式特征的名稱。
|
|
目的
|
描述電子文件的主要內容，並提供主要檢索途徑。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
主題詞 7
|
|
註釋
|
——
|
主題詞
|
編號
|
7
|
|
中文名稱
|
主題詞
|
|
定義
|
主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規範化詞或詞組。
|
|
目的
|
提供比題名更為精準的檢索接入點
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
題名 6
|
|
註釋
|
——
|
類目
|
編號
|
8
|
|
中文名稱
|
類目
|
|
定義
|
文件所屬分類，根據原國家教委《高等學校檔案實體分類法》給出
|
|
目的
|
標識電子文件分類🚔，便於檢索
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
——
|
責任者
|
編號
|
9
|
|
中文名稱
|
責任者
|
|
定義
|
對電子文件內容形成負有責任的團體或個人。
|
|
目的
|
明確電子文件的責任主體，提供合法性證明，為用戶提供以責任者為條件的檢索途徑👬🏻👩🏼✈️。
|
|
約束性
|
條件選
|
|
可重復性
|
可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
機構人員名稱
|
|
註釋
|
當集合層次（1）的值為“文件”時，該項必選。
|
文件形成時間
|
編號
|
10
|
|
中文名稱
|
文件形成時間
|
|
定義
|
電子文件按年度分類後標識的形成處理年度
|
|
目的
|
標識電子文件年度🦙，便於電子文件管理和利用。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
——
|
起始頁碼
|
編號
|
11
|
|
中文名稱
|
起始頁碼
|
|
定義
|
與電子文件對應的紙質檔案在案卷內的頁面起始號碼
|
|
目的
|
利於電子文件的統計🖐🏿、管理。
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
專業檔案按張編號的著錄張號
|
頁數
|
編號
|
12
|
|
中文名稱
|
頁數
|
|
定義
|
與電子文件對應的紙質檔案頁數
|
|
目的
|
利於檔案的統計🏌🏼、管理🎮。
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
數值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
當集合層次（M1）的值為“文件”時著錄當前文件頁數，當集合層次（M1）的值為“案卷”時著錄案卷內文件的總頁數🗼。
|
參見號
|
編號
|
13
|
|
中文名稱
|
參見號
|
|
定義
|
不同檔案門類之間的相互關聯關系
|
|
目的
|
利於檔案的管理。
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
數值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
——
|
立卷單位
|
編號
|
14
|
|
中文名稱
|
立卷單位
|
|
定義
|
恒达平台組織機構🆑🔱，對立檔單位名稱、時間✪、主要職能、隸屬關系🧔🏿♀️、立檔單位主要負責人名錄👨🍳、內部機構設置及其各歷史階段演變情況等信息的描述
|
|
目的
|
便於檢索
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
|
|
註釋
|
|
附件題名
|
編號
|
15
|
|
中文名稱
|
附件題名
|
|
定義
|
指文件正文後附加材料的題名
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
――
|
歸檔信息
|
編號
|
16
|
|
中文名稱
|
歸檔信息
|
|
定義
|
描述電子文件歸檔過程的相關信息。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
不必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
――
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
16.1 歸檔時間
16.2 部門移交人
16.3 一室接收人
16.4 一室移交人
16.5 二室接收人
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
文件歸檔時間
|
編號
|
16.1
|
|
中文名稱
|
文件歸檔時間
|
|
定義
|
電子文件按年度歸檔後形成的時間
|
|
目的
|
標識電子文件歸檔年度👩👦，便於電子文件管理和利用。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
格式為yyyy-mm-dd 例如：2007-07-08
|
部門移交人
|
編號
|
16.1
|
|
中文名稱
|
部門移交人
|
|
定義
|
電子文檔從部門移交到檔案館的執行者。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
一室接收人
|
編號
|
16.2
|
|
中文名稱
|
一室接收人
|
|
定義
|
進行接收部門歸檔電子文件的執行者👨🏭。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
一室移交人
|
編號
|
16.3
|
|
中文名稱
|
一室移交人
|
|
定義
|
電子文件從檔案館業務指導室移交到檔案館借閱利用室的執行者。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
二室接收人
|
編號
|
16.4
|
|
中文名稱
|
二室接收人
|
|
定義
|
進行從檔案館業務指導室接收電子文件的執行者。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
鑒定信息
|
編號
|
17
|
|
中文名稱
|
鑒定信息
|
|
定義
|
指對電子文件或館藏檔案的鑒定，包括對文件內容價值的鑒定，鑒定元數據記錄了對歸檔電子文件的歷次鑒定信息。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
――
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
17.1 鑒定類型
17.2 鑒定時間
17.3 鑒定人
17.4 鑒定意見
|
|
相關元素
|
|
|
註釋
|
|
鑒定類型
|
編號
|
17.1
|
|
中文名稱
|
鑒定類型
|
|
定義
|
指不同類型的鑒定方式
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
是否開放，是否銷毀
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
鑒定時間
|
編號
|
17.2
|
|
中文名稱
|
鑒定時間
|
|
定義
|
鑒定行為開展的時間
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
日期型
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
格式：yyyy-mm-dd
|
鑒定人
|
編號
|
17.3
|
|
中文名稱
|
鑒定人
|
|
定義
|
負責本次鑒定的責任者姓名
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
鑒於由鑒定人在系統中執行鑒定與以書面簽署鑒定意見形式的不同，鑒定人姓名的著錄可采取系統自動捕獲與手工錄入兩種方式。
|
鑒定意見
|
編號
|
17.4
|
|
中文名稱
|
鑒定意見
|
|
定義
|
本次鑒定結果及鑒定意見描述🌹。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
不必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符串
|
|
值域
|
――
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
鑒於由鑒定人在系統中執行鑒定與以書面簽署鑒定意見形式的不同，鑒定人姓名的著錄可采取系統自動捕獲與手工錄入兩種方式🫵🏽。
|
計算機文件屬性
|
編號
|
18
|
|
中文名稱
|
計算機文件屬性
|
|
定義
|
電子文件作為計算機文件所具有的一組基本特征
|
|
目的
|
記錄文件信息特征，利於管理和利用。
|
|
約束性
|
條件選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
18.1 文件類別
18.2 文件格式
18.3 文件大小
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
當集合層次（1）的值為“文件”時，該項必選🚰。
|
文件類別
|
編號
|
18.1
|
|
中文名稱
|
文件類別
|
|
定義
|
計算機文件的屬格式
|
|
目的
|
提供文件格式的一般說明🦼，為檢索和管理同一類格式文件提供條件👩🏼💻🚴🏼♀️，為文件的遷移提供參考信息。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
Text 文本
Message 信息
Application 應用
Image 靜態圖像
[其他]
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
文件格式（18.2）
|
|
註釋
|
值域中的“[其他]”表示除值域中計算機文件類別外的其他類別🩱💇🏼，用戶根據實際情況著錄🧑🏿🔧。
|
計算機文件格式
|
編號
|
18.2
|
|
中文名稱
|
計算機文件格式
|
|
定義
|
組成電子文件的數據的邏輯格式👳🏽♀️，通常由文件擴展名表示。
|
|
目的
|
描述文件的詳細格式信息®️，為用戶提供以特定格式為條件的檢索途徑🪕，便於電子文件的管理和遷移。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
TXT
XML
PDF
DOC
XLS
HTML
TIFF
JPEG
GIF
[其他]
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
計算機文件類別（18.1）
|
|
註釋
|
值域中的“[其他]”表示除值域中的計算機文件格式外的其他格式，由用戶根據實際情況著錄。
|
計算機文件大小
|
編號
|
18.3
|
|
中文名稱
|
計算機文件大小
|
|
定義
|
計算機文件的字節數
|
|
目的
|
記錄計算機文件信息特征🧑⚕️，為保存管理計算機文件提供參考🫸🏼。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
數值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
信息來源
|
由形成、處理、管理電子文件的系統捕獲☹️。
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
該元素的統計單位是“字節”。
|
存儲
|
編號
|
19
|
|
中文名稱
|
存儲
|
|
定義
|
對電子文件存儲信息的描述
|
|
目的
|
有利於電子文件有效利用和管理
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
——
|
|
編碼修飾體系
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
19.1 存儲位置
19.2 縮微號
19.3 盒號
19.4 檔案館號
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
——
|
存儲位置
|
編號
|
19.1
|
|
中文名稱
|
存儲位置
|
|
定義
|
電子文件在文檔管理系統中所保存的位置
|
|
目的
|
便於電子文件的利用和管理
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
存儲目錄的相對地址
|
縮微號
|
編號
|
19.2
|
|
中文名稱
|
縮微號
|
|
定義
|
與電子文件相對應的縮微膠片的編號
|
|
目的
|
在電子文件及其相應的縮微品之間建立關聯
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
著錄電子文件恒达娱乐的縮微號
|
盒號
|
編號
|
19.3
|
|
中文名稱
|
盒號
|
|
定義
|
檔案盒的排列順序號
|
|
目的
|
標識電子文件對應的紙質檔案的盒號，利於電子文件與紙質檔案關聯與管理。
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
數值型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
信息來源
|
由管理電子文件的系統捕獲
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
對應的紙質檔案未編盒號的，該元素值為空👩🏻🦲。
|
檔案館號
|
編號
|
19.4
|
|
中文名稱
|
檔案館號
|
|
定義
|
電子文件脫機載體或與電子文件相對應的紙質檔案、縮微品等的存儲檔案館位置。
|
|
目的
|
利於電子文件和相應紙質檔案、縮微品的管理、保管和利用。
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
——
|
權限管理
|
編號
|
20
|
|
中文名稱
|
權限管理
|
|
定義
|
電子文件本身所有的或被賦予的權限信息
|
|
目的
|
描述電子文件權限信息，以利於電子文件安全管理、控製和利用♚。
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
——
|
|
編碼修飾體系
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
20.1 密級
20.2 保管期限
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
密級
|
編號
|
20.1
|
|
中文名稱
|
密級
|
|
定義
|
電子文件保密程度的等級
|
|
目的
|
利於電子文件的管理和利用
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
公開
秘密
機密
絕密
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
——
|
保密期限
|
編號
|
20.2
|
|
中文名稱
|
保密期限
|
|
定義
|
對電子文件密級時效的規定和說明
|
|
目的
|
利於電子文件的管理和利用
|
|
約束性
|
可選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
永久
長期
短期
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
——
|
維護歷史
|
編號
|
21
|
|
中文名稱
|
維護歷史
|
|
定義
|
對歸檔電子文件🧑🏿⚕️、館藏檔案所做的維護歷史情況的描述。
|
|
目的
|
――
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
21.1 操作類型
21.2 操作時間
21.3 操作人
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
操作類型
|
編號
|
21.1
|
|
中文名稱
|
操作類型
|
|
定義
|
對電子文件所做操作的記錄
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
添加
刪除
修改
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
——
|
操作時間
|
編號
|
21.2
|
|
中文名稱
|
操作時間
|
|
定義
|
對電子文件所做操作的時間記錄
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
日期型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
——
|
操作人
|
編號
|
21.3
|
|
中文名稱
|
操作人
|
|
定義
|
對電子文件所做操作的執行者
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
可由系統捕獲
|
利用歷史
|
編號
|
22
|
|
中文名稱
|
利用歷史
|
|
定義
|
自電子文件登記進入文件管理系統直到銷毀的生命歷程中👕，對歸檔電子文件、館藏檔案數字化資源的合法訪問與利用👨🏻🌾。
|
|
目的
|
便於檔案信息利用的統計
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
復合型
|
|
數據類型
|
——
|
|
值域
|
——
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
22.1 利用人
22.2 利用時間
22.3 利用類型
|
|
相關元素
|
——
|
|
註釋
|
|
利用人
|
編號
|
22.1
|
|
中文名稱
|
利用人
|
|
定義
|
對復製📸、閱讀、借閱人的登記
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
――
|
利用時間
|
編號
|
22.2
|
|
中文名稱
|
利用時間
|
|
定義
|
對歸檔電子文件或館藏檔案數字化資源訪問、利用行為發生的日期與時間
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
日期型
|
|
值域
|
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
可由系統自動捕獲記錄
|
利用類型
|
編號
|
22.3
|
|
中文名稱
|
利用類型
|
|
定義
|
對歸檔電子文件或館（室）藏檔案數字化資源訪問或利用的類型描述ℹ️。
|
|
目的
|
|
|
約束性
|
必選
|
|
可重復性
|
不可重復
|
|
元素類型
|
基本型
|
|
數據類型
|
字符型
|
|
值域
|
復製🚂、閱讀、下載、訪問🎬🏤、借閱
|
|
缺省值
|
——
|
|
子元素
|
——
|
|
相關元素
|
――
|
|
註釋
|
――
|
