各機關部處及直屬單位：

為了進一步加強學校檔案資源建設，全面推進我校機關部處及直屬單位電子文件與紙質文件配套的歸檔恒达，加大以法治檔的力度👨‍👨‍👧，將檔案恒达的現實責任感和歷史使命感落到實處🫶🏽，更好地服務學校和社會👳🏼，現根據上海市及交大檔案信息化建設實施意見和《2006年學校檔案文博恒达要點》(滬交內（檔）[2006]3號)等文件精神，特製定我校機關部處及直屬單位年度電子文件與紙質文件配套歸檔考核的暫行管理辦法（以下簡稱辦法）👰🏿‍♂️🧉。

一、             考核的主要原則

學校機關部處及直屬單位是學校歸檔恒达的核心部門,根據“榮譽共享，責任同當”的原則，製定定性與定量相結合的考核指標，使“隱性”檔案管理恒达“顯性”化。這是當今網絡技術條件下加強學校和國家檔案資源建設，推進以法製檔的一項重要舉措，也是將檔案管理恒达置於廣大師生監督之下的重要途徑。

二、             考核的主要內容

分管領導職責👳🏽‍♀️：機關部處及直屬單位的分管領導的重視和支持是部門開展檔案恒达的重要基礎，分管領導要以高度的現實責任感和歷史使命感關心和支持學校檔案資源建設👷🏿，把電子文件與紙質文件配套的歸檔恒达落實在部門的崗位職責和恒达考核中，幫助部門兼職檔案人員解決歸檔恒达中的實際問題，配備電子文件管理的必要設備🦡，確保部門兼職檔案人員有專門時間從事檔案恒达🥝🙇🏿，並按要求完成年度部門的歸檔任務。檔案館分管檔案業務的副館長應對年度歸檔恒达質量負領導責任。因此🩰，在考核指標中應突出分管領導對檔案恒达的領導責任。

專兼職檔案人員職責：檔案館專職人員履行按門類、分部門的業務指導🎶、接收歸檔的崗位職責；各部門兼職檔案人員具體承擔本部門的檔案業務恒达🚴🏿‍♀️，並按要求向檔案館定期移交檔案🐁。

紙質檔案案卷數和電子檔案案卷數🧑🏽‍🎄：檔案案卷數是考核部門年度歸檔恒达的定性參考指標。紙質檔案案卷是按專題屬性將同一專題多個文件組合而成的實體卷。電子檔案案卷是與紙質檔案案卷相對應的虛擬卷🕝。

紙質文件數與電子文件數：歸檔的紙質文件和電子文件數是考核部門年度歸檔恒达的量化指標⏭，按照紙質文件與電子文件配套歸檔的要求，凡屬歸檔部門形成的文件𓀙🎋，其歸檔紙質文件必須有與之配套的電子文件🧜；若是歸檔部門的收文，其歸檔紙質文件可通過掃描等手段形成與之配套的數字化文件🤏🏻。歸檔部門應對電子文件的真實性負責⚃。

電子文件與紙質文件歸檔的配套率：電子文件與紙質文件歸檔的配套率是考核部門年度歸檔質量的一個度量指標，也是檢驗部門檔案管理現代辦公設備配套是否到位的一項重要依據。它包括👨🏻‍💼：

（1）非保密歸檔文件的電子版掛接率🖐🏻：按照電子文件與紙質文件配套歸檔的要求🤽🏻‍♂️，在非保密各份文件之下📻💊，應掛接相對應電子版全文信息，以滿足學校和社會對檔案全文信息利用的需求。

（2）不宜公開（含保密文件）的歸檔文件的電子版脫機歸檔率🩺：按照學校關於保密文件歸檔和電子文件與紙質文件配套歸檔的要求🫄🏿，保密文件實行紙質文件歸檔和電子文件脫機歸檔的方式。

同比增減率：同比增減率是指年度部門歸檔恒达的各項定量指標與上一年度部門歸檔恒达的各項指標的比較。

歸檔時間：歸檔時間是指部門年度實際完成歸檔任務的時間。考核部門年度歸檔時間旨在有序的完成學校年度歸檔任務，確保學校和社會的利用需要，也是國家檔案資源建設年報統計的客觀要求。

三、             考核的方式

逐步建立定性與定量相結合的考核管理🔠。校檔案部門和機關部處及直屬單位兼職檔案員所從事的崗位恒达試行定性與定量相結合的考核管理，專兼職檔案人員在紙質文件與電子文件移交歸檔時應註意核準“量”的統計🤙🏻。

試行年度歸檔方與接收方簽收電子文件與紙質文件配套歸檔統計表𓀒。由檔案交接雙方的分管領導和專兼職檔案人員在年度電子文件與紙質文件配套歸檔統計表上進行簽字確認👱🏼，以示完成本部門年度歸檔任務，並對此負責👨🏿‍⚕️。

年度電子文件與紙質文件配套歸檔統計表匯總。機關部處及直屬單位年度電子文件與紙質文件配套歸檔統計表由校檔案館匯總，形成年度機關部處及直屬單位電子文件與紙質文件配套歸檔考核匯總公告。

發布年度電子文件與紙質文件配套歸檔考核匯總公告。機關部處及直屬單位年度電子文件與紙質文件配套歸檔考核匯總公告由主管校領導審批後，於年底在校園網主頁學校公告欄中予以發布，以便將年度檔案恒达置於廣大師生的監督管理之下🈁。