為了提高我校科學技術研究類檔案(以下簡稱科研檔案)的質量和管理水平，充分發揮科研檔案在我校科研🤾🏼‍♂️💇‍♀️、教學中的作用，並為主管部門考核我校科研恒达和科研檔案恒达提供依據➕，特製定本規範。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》🤹🏼‍♀️、國務院批準的《科學技術檔案恒达條例》，國家科委🏕👨🏿‍⚖️、國家檔案局聯合發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》🧑‍⚕️，國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》等法律👫🏻、法規、規章擬定👳‍♀️。

一、主題內容

本規範規定了高校科研檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定、文件材料的部門立卷與歸檔流程，科研檔案的管理🈂️，開發利用🈳，各級崗位責任製．以及歸檔範圍和保管期限表，二級類目代號簡表。

二🥌、引用標準

GB／T11822—《科學技術檔案案卷杓成的一般要求》

GB3792.5—85 《檔案著錄規則》

三、科研檔案恒达的基本原則

1．凡在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像👩🏼‍🚀、電子等有關材料．均屬科研檔案♌️🦠。

2．科研檔案必須實行集中統一管理，確保其完整、準確🪝、系統和安全，便於開發利用。

3．科研檔案恒达是科研管理恒达的重要組成部分，是科研活動的重要環節🥀，必須納入科研計劃、規劃、管理製度和有關人員職責範圍之中，與計劃管理🍷💮、課題管理、成果管理等恒达緊密結合．實行科研恒达和建檔恒达“四同步”管理🏝。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步𓀉💁🏿‍♂️；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

4．努力實現科研檔案恒达從經驗管理向科學管理轉變，采用先進管理技術手段，大力開發檔案信息資源，為學校的科技進步和經濟建設服務。

四👍🏽、科研檔案歸檔範圍的確定

1．確定的原則

1)歸檔的科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料🥡，必須對本校當前的恒达和今後的發展具有參考價值和憑證作用🧑🏼‍🚒。

2)歸檔的科研文件材料，必須反映本校科研管理、科研項目(課題)活動的全過程，保持其完整📽、準確、系統👨🏿‍🎓。

3)歸檔的科研文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，照顧不同學科🏞、專業的科研文件材料的不同特點和成套性。

4)幾個單位協作完成的研究課題．由主持單位歸檔保存一整套檔案，協作單位保存自己所承擔任務中形成的科研文件材料📵📣，並將有關的復製件送交主持單位👩🏽‍✈️。如確系涉及協作單位的合法權益．應在協議🧁、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協作單位應將承擔課題部分的有關檔號及案卷目錄提供主持單位。

5)與國外合作的課題，經協商在協議、合同中明確科研文件材料的歸檔辦法，一般應歸入外事類🦔。

2．科研文件材料歸檔內容

1)歸檔的主要內容包括綜合管理🧙、科研準備、研究實驗🧑‍🍼、總結鑒定、申報獎勵🔡、推廣應用等方面(詳見附表一)。

2)歸檔的重點是本校承擔的國家🧙🏿‍♂️、上海市各部委縱向重大科研項目，各類橫向重大科研項目及獲省🤟🏻、市、部委獎勵的科研項目各個階段形成的文字材料及電子🫒、聲像材料，特別是研究實驗階段形成的材料和總結鑒定階段形成的評審材料👩🏽‍🎤。（詳見滬交內（檔）[2006]7號文）

3)歸檔的科研項目各個階段形成的聲像載體材料，原則上歸入聲像類檔案。

3．不歸檔的文件材料   

1)上級有關科研的普發的(非專指本校)，不辦的文件；

2)上級有關科研的未定稿的文件🙇🏿‍♂️，未生效的合同、協議書📚；

3)未按科研管理程序列入計劃和不計恒达量的個人項目👮🏻‍♂️；

4)重份文件🧜🏿‍♀️；

5)無查考利用價值的事務性、臨時性文件🫶🏿；

6)非隸屬單位抄送的不辦的🦿，也無參考價值的文件；

7)校內其他單位發來的文件；

8)與校外單位交換來的材料。

五、科研文件材料的部門立卷及歸檔流程

1．形成積累

1)課題負責人在製訂和討論恒达計劃安排時，向課題組成員布置平時積累科研文件材料的任務和方法🫰🏼，指定檔案負責人統一收集本課題的科研文件材料🟤，並向校檔案館歸檔。

2)由課題組檔案負責人到所在學院科研管理部門領取與歸檔有關的指導性文件材料🚶🏻‍♂️‍➡️，如歸檔須知🔔🙇🏻，科研文件材料歸檔審核表等🧘🏼‍♀️。

3)學校科研管理部門和各課題組．按各自的職責範圍，分別形成積累和整理科研恒达各階段的有關文件材料⛹🏻‍♂️。

4)檔案部門應深入課題組了解課題進展情況，督促、指導科技人員做好科技文件材料的積累恒达。

5)歸檔的科研文件材料必須字跡工整👨🏻‍🦽🔦，格式統一🌂👟，圖樣清晰，簽字手續完備。

2．整理組卷

1)堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷製度。

2）根據科研文件材料形成規律🎲，在保持其有機聯系和便於利用查考的組卷原則下🛋，結合科研文件材料的內容🍩、價值、數量等實際情況🦟，將每個研究課題的科研文件材料進行系統整理，視其材料多少🛌🏼，組成一卷或若幹卷。

3)將最能反映課題概況的科研文件材料🍔🧏🏼，如開題文件🎚、鑒定、驗收材料🕵🏼‍♂️，成果申報與獲獎材料等整理組成一卷或數卷🚵🏼‍♀️，因總結鑒定、驗收材料在課題全部材料中所處的特別重要地位🦚，可將其排放在研究課題全部案卷之首，其余材料按各階段依次系統整理組卷。

4)內容不可分的科研文件材料按以下要求排列🫄🏻👮🏼‍♂️：正件在前，附件在後；印件在前🚣🏼‍♂️，原稿在後；批復在前🎨，請示在後。

5)拆除案卷內的金屬物🤷🏽‍♀️。對破損的科研文件材料進行修補🧴。

6)科研管理部分的文件材料🤖，按黨🚣🏼‍♂️、政檔案要求組卷裝訂。並編寫件號及每件材料的標題。裝訂卷的全部科研文件材料按順序編寫頁號．無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號👨🏽‍🔧，每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂線一側的下角🧑🏿‍🦱♦︎。不裝訂卷的全部科研文件材料，以件為單元✌🏿。在每件文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號🤽‍♂️🏩、件號戳記👨‍👧，並逐項填寫。

7)認真填寫卷內目錄、備考表和案卷封面🫶🏽◀️。歸檔的案卷必須填寫卷內目錄．卷內目錄應準確地反映卷內文件材料的名稱、形成者、形成日期等基本要素。每個案卷組成以後，都應填寫備考表💠，對本卷文件材料的完整👶🏼、準確程度，損壞缺少情況，材料能否公開利用等其他需要說明的情況加以註明🤲🏿，日後案卷內的文件材料需要變更、修改時，應隨時在備考表上註明。擬寫案卷封面各欄目，案卷標題要簡明，並能準確揭示卷內文件材料的內容。

8)根據科研項目的任務來源、學術水平🤷🏿‍♀️，獲獎層次等確定科研檔案內文件的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種🧚🏼。到期經過鑒定，根據價值和需要．也可以對保管期限的升降，進行適當調整📴🧱。

9)課題負責人填寫科技檔案簡介及質量審查表，對其所研究的課題概況和檔案文件材料的情況進行概要性說明🎢，並放入每個課題第一卷之首👩‍❤️‍👩🧒🏻。

3．歸檔

1)參加鑒定的研究課題在鑒定驗收後兩個月內歸檔。

2)重大科研項目的鑒定、評審恒达必須在課題組簽署歸檔承諾書後方可進行。

3)歸檔時檔案部門應進行審查🕵️‍♀️、驗收，並在成果登記表上簽署意見，加蓋檔案部門專用章。凡歸檔不完整🫰🏼、不齊全者，校檔案部門拒絕出具證明，科研管理部門不得申報成果。

4)課題組填寫科研檔案移交目錄一式二份，連同案卷向校檔案部門移交💪🏿，然後經檔案部門清點無誤後，交接雙方在移交目錄上簽字🙅🏽‍♀️，各執一份備查。

六、科研檔案的管理

1．分類編號

1)按《高等學校檔案實體分類法》進行分類。

2)根據科研檔案的內容和特點👩🏻‍🦳，編製用於組成檔號的二級類目代號簡表(詳見附件二)。

3)科研檔案檔號=年度號+科研項目(課題)+案卷號 

模式如下🧔🏽‍♂️：

2．編目

1)登記科研檔案目錄，按檔號先後順序🌻，以案卷為對象填寫。

2)編製各種分類目錄，專題目錄，按照G]33792．5—85《檔案著錄規則》編製課題案卷級、文件級科研檔案著錄卡，作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。

3)將編製的科研檔案著錄卡的數據存貯到計算機數據庫中，並在各校信息系統建立後，按要求與之聯網🤪🧑🏿‍💻。

3．排架、保管

1)按檔號順序排架

2)保管要求按(恒达平台檔案恒达業務建設規範)第八條執行🦒👱‍♀️。

4．鑒定和銷毀

1)由課題組、科研管理部門🧖🏽‍♂️、校檔案館聯合組成鑒定小組💅🏽，根據科研檔案的科學價值🌛，以及對經濟建設、科技發展，社會進步的作用．進行檔案價值的鑒定。鑒定包括對研究課題檔案進行整體鑒定和確定每個案卷的保管期限🛄。

2)對研究課題檔案進行整體鑒定，以整套研究課題檔案為單元，按課題的任務來源🧑🏻‍🍼🚙、意義🌨、科技水平．經濟和社會效益以及歷史價值❤️🚵🏽，劃分重大、重要．一般等三級。

3)屬於重大級研究課題檔案主要指：國家、上海市和各部🈳、委下達的重要研究項目，以及重要的🚶🏻‍♀️‍➡️🏂🏽，獲得國家級各類成果或部、市級二等以上科技成果獎(含二等獎)的項目檔案🤚🏼，對自然現象(如天文🌜、地震🔇、藥物、疾病等)的系統觀測和資源，疾病等的調查、考察中積累的重要基礎檔案資料。

4)屬於重要級研究課題檔案主要有🧝🏻‍♀️：國家各部門和市下達的較重要的研究項目♈️，以及一般的👩🏼‍🍼、獲得各部委、市級三等以下科技成果獎(含三等獎)的項目檔案；屬國家級、部級重大研究項目，因故中斷研究．但在較長時期內具有較高查考應用價值的檔案。

5)確定具體案卷的保管期限，以每個案卷為單元🦐，確定卷內文件保管期限。

6)鑒定恒达分為歸檔前鑒定和歸檔後鑒定兩個階段🧜🏿。課題組組織歸檔前的鑒定，提出每個案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，密級分為絕密．機密♔、秘密三種🦿。校檔案部門在課題組提出具體意見的基礎上．組織歸檔後的鑒定。

7)銷毀按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行📖。

5．統計按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行。

6．補充與修改

1)科研處和課題組隨時收集在科技成果申報獲獎及推廣應用階段形成的科研文件材料，經整理後向校檔案部門歸檔📍，並根據獲得成果獎情況．及時對有關課題檔案的案卷保管期限進行調整。

2)已歸檔的科研文件材料需要修改時，必須填寫修改申請單，經有關主管負責人及相應廠家批準同意，未經批準．嚴禁修改已歸檔的任何科研文件材料👄。

3)校檔案部門對補充歸檔的科研文件材料應及時整編目。若材料不多．可歸入相關的案卷內🛕🎠，並補充填寫卷內目錄，材料較多的🧑‍🦲，可單獨組卷，編目。

七、科研檔案的開發利用

1．努力開發利用科研檔案，為提高本校的教學、科研水平．提高社會效益⛹️‍♂️、經濟效益服務。

2．借閱

1)借閱基本辦法參照《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

2)課題研究組成員可憑有效證件向校檔案部門借閱其參加研究的課題的檔案材料，非課題研究組成員若需利用該課題的檔案材料，必須得到課題組負責人的同意，辦理相應的手續，方可進行借閱利用。

3)科研檔案的借閱利用原則上應在校檔案館內進行，確需借出校檔案館利用的🤱🏿❤️‍🔥，須說明利用目的，提供有關的證明，並經檔案部門同意⭐️，辦理相應的借閱手續，才能借出使用。

3．咨詢服務🕵️、報道交流

1)指導利用者使用各種檢索工具．回答利用者提出的問題。

2)定期編製科研檔案目錄或內容摘要，積極提供利用🪲。

3)充分發揮科研檔案的法律憑證作用，為保護科技成果所有權及正確處理科研恒达中的各種權益問題提供憑證。

4．根據科研和管理恒达的需要，積極創造條件🫛🟣，編輯各種形式的參考資料，如檔案文摘🌾、科技成果簡報等。為利用者進行服務🛢。

5．註意收集、登記利用科研檔案後取得的社會、經濟效益．並將實例匯集成冊，印發寅傳。

6．在科研檔案的利用開發中🧎，必須嚴格執行國家和科技保密、專利等法規製度🕺🏿🧑‍🚀。

7．結合本單位管理恒达現代化的進程．創造條件．加快科研檔案的現代化管理建設步伐。

八、科研檔案恒达崗位責任製

1．分管科研恒达的校領導的職責

1)組織貫徹國家和本單位有關檔案恒达的方針、政策和法規，把科研檔案恒达列入本單位科研恒达的管理體系🚴🏿，並監督所分管部門做好檔案恒达。

2)定期檢查和研究解決檔案恒达中存在的實際問題。

2．科研管理部門領導的職責

1)將科研檔案恒达納入科研管理的長遠規劃和年度計劃🧔🏻。

2)製定和健全有關的管理製度，把科研檔案恒达全面納入科研管理恒达之中並督促各部門執行👩🏼‍🏫。

3)要及時催促課題負責人，專(兼)職檔案員及時按規定將應歸檔的文件材料歸檔。

4)支持檔案部門的恒达，關心恒达條件的改善和檔案幹部素質的提高。

5)組織參加對科研檔案組卷質量及保管情況的檢查。

6)指導科研檔案的鑒定和密級的確定等恒达⬜️🦩。

3．校檔案部門的職責

1)根據國家有關檔案恒达的方針、政策和法規，製定本單位科研檔案恒达的各項管理製度。

2)負責對科研檔案的收集、整理👩‍🦱、編目、保管、鑒定👩‍🦼‍➡️、統計、利用等業務恒达☝️，認真執行科研檔案恒达與科研恒达的四同步管理✦。

3)指導、督促、檢查和協助科技人員做好科技文件材料的形成、積累🍯、立卷、歸檔以及補充恒达🫴，參加重大科研項目的成果鑒定、驗收會；審查、驗收歸檔文件材料的完整性、準確性👨🏿‍🌾、系統性。

4)大力開發科研檔案信息資源．實驗科研檔案的現代化管理．做好檔案信息的咨詢服務恒达、充分發揮檔案的社會效益和經濟效益．並註意檔案利用效果的追蹤搜集與及時對反饋信息進行分析研究。

5)積極宣傳樹立科技人員的檔案意識．加強科研檔案網絡建設，並定期組織全校兼職檔案員的業務學習，不斷提高業務水平。

6)遵守國家關於科技保密的規定．保證科技機密及檔案的安全、維護本單位和科技人員的合法權益🧛🏿‍♂️。

4．研究所(室)的職責

1)把建立科研檔案列為研究所(室)的恒达內容之一。提出要求，定期檢查，做到各課題組積累科研文件材料的恒达與科研進展同步⛹🏻‍♂️。

2)研究課題結束後．審查科研文件材料是否完整😀、準確、系統。確定保管期限和密級，並簽署意見。

5．課題組長的職責

1)主持研究課題科研文件材料的整理和歸檔恒达，明確課題組成員形成積累有關科研文件材料的任務𓀎，指定檔案負責人在課題結束後，組織收齊並系統組卷，做到歸檔質量符合完整🆙、準確👩🏿‍🏭、系統的要求。

2)提出科研檔案案卷保管期限和密級．填寫科研檔案歸檔說明書．並組織填寫卷內目錄，備考表及檔案移交清單🤼‍♂️。

3)向科研管理部門辦理移交手續。

6．科技人員的職責

1)按規定做好平時科研文件材料的形成⌛️👮🏻‍♀️，積累恒达。

2)課題完成後．整理出由本人承擔任務部分的科研文件材料，做到質量符合要求。

7．兼職檔案員的職責

1)努力學習．鉆研本專業和科研檔案專業知識，不斷提高自己的業務水平🤳🏻。

2)嚴格執行“四同步”管理。在課題立題辦理經費手續時應做好項目“預立卷”恒达，包括領發科研記錄、科研文件積累袋等🧑🏻‍🦲。每年五月、十月分兩次向校檔案館移交“預立卷”登記表。並督促檢查各課題組關於成果鑒定、登記、報獎、經費結算等各個環節的同步管理實施情況。   

3)負責本單位科研檔案和科研管理文件的收集、整理🦜、組卷恒达。並及時向校檔案移交。