為了提高恒达平台外事類檔案(以下簡稱外事檔案)的質量和管理水平✋🏿🚶🏻‍♀️‍➡️，充分發揮外事檔案在學校對外交流、教學𓀐、科研活動中的作用，並為考核外事管理恒达提供依據👍🏿，特製定本規範🔳。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》👨🏽‍🎓、國務院批準的《科學技術檔案恒达條例》、國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》👩🏼、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體類法與高等學校檔案恒达規範》等法律、法規、規章🫔，結合本校實際製訂。

一、主要內容

本規範規定了外事檔案恒达的基本原則🫴🏽，歸檔範圍的確定👨🏽‍🦰，文件材料的部門立卷和歸檔流程，外事檔案的管理，開發利用的主要內容和方法👩🏽‍🔬，各級崗位責任製以及歸檔範圍和保管期表，二級類目代號簡表🌐🏋🏻。

二、引用標準

GB3792.5——85《檔案著錄標準》

GB9705——88《文書檔案案卷格式》

《文書檔案案卷質量要求》

GB／T11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

三、外事檔案恒达的基本原則

1．本校外事管理部門在與外國團體或個人在學術研究🧑‍💻、科技合作🤛🏼、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料🦝，均屬外事檔案。

2．外事檔案必須實行集中統一管理🪡，確保完整、系統、準確和安全，便於開發利用

3．外事檔案恒达必須納入本校外事恒达計劃、管理製度之中💪🏻，落實到本校有關部門外事檔案人員的職責範圍，做到與布置、檢查、總結外事恒达同步進行👇🏿。

4．外事部門要有一位領導分管外事檔案恒达⚧👈🏽，由本部門兼職檔案員負責收集☺️、積累、歸檔⛹🏿‍♀️。   

5．努力實現外事檔案的科學化管理，大力開發信息資源．為本校教學🚴🏻、科研、人才交流服務

四🫃🏼、外事檔案歸檔範圍的確定

    1．確定的原則

1)歸檔的外事管理和外事活動中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用🐹。

2)歸檔的外事文件材料🤵🏿‍♂️📐，必須反映學校外事管理🫳🏻、外事活動的全過程👨🏻‍🦰，保證其完整、準確、系統🤙🏻🫱🏽。

3)歸檔的外事文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，體現涉外恒达的的職能和特點。

2．歸檔的主要內容和重點

1)歸檔的主要內容包括綜合管理、出國、來校☦️⭕️、任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議👲🏻、國際合作、留學生恒达等方面(詳見附件一)。

2)歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目、留學生恒达活動中形成的不同載體的文件材料。

3)本校人員在國外獲得的證書、獎狀、獎章🤌🏽、獎品👩🏼‍🚀，可采取不同方式歸檔，或存復印💛、影印件👨‍👩‍👧‍👦；外國贈送學校的紀念品、禮品🥴，有保存意義的🧚🏻，應歸檔，不宜長期保存的可存影印件和清單   

3．不歸檔的材料

1)上級關於外事恒达普發(不專指本校)🚨、不辦的文件★；

2)未定稿的各種文件💂🏻‍♀️；

3)未生效的合同9️⃣、協議書🧝‍♀️；

4)無查考作甩價值的一般性、臨時性函件；

5)重份文件、校內各單位發來的文件；

6)與校外單位交換來的材料🪅。

五👩🏼‍🚒、外事文件材料的部門立卷與歸檔流程

1．形成積累

1)本校外事管理部門在外國留學生恒达及來校國際合作活動結束後，負責將與此項恒达有關的外事文件材料收集💃🏽、整理組卷，按規定向校檔案館移交。

2)本校單位或個人承擔的涉外協作研究項目，由承擔方對文件材料收集、整理組卷．按要求向檔案館移交🦵🏻。

3)凡本校師生員工出國的材料。由人事處負責對文件材料收集🧎🏻‍♀️‍➡️、整理、組卷🍧，按要求向校檔案館移交。

4)凡本校主辦的國際會議的會議材料由主辦單位負責收集文件材料，並向外事管理部門移交👇🏿；外事管理部門在網上登記和預立卷後🤎⇨，向檔案館業務指導室歸檔。

5)凡承擔有與外國政府👩🏼‍🚀、科研機構或教學機構協作研究項目的單位或個人，應按科研項目一樣執行詳見《恒达平台科學技術研究類檔案恒达規範》。

6)歸檔的外事文件材料👠🛥，必須用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、圖樣清晰🧎🏻‍♂️‍➡️。

7)外事文件材料一般歸檔一份，重要和經常使用的可酌加副本。

2．立卷程序：

外事類文件材料，一般應於次年五月底以前，由兼職檔案員按案卷類目將文件收齊歸檔，並完成網上預立卷文件的在線歸檔，提交檔案館業務指導室進行審核3️⃣。依照以下程序進行📙：

檢查案卷文件是否收集齊全完整，同時檢查案卷有無不需要立卷歸檔的文件材料🦞💣；

檢查案卷文件是否依照案卷類目立卷．糾正案卷之間文件歸檔不統一和相互混淆重復或拆散文件間有機聯系的現象🤙🏻；

檢查案卷文件的保存價值💁🏼‍♂️，調整各案卷內文件保存價值不一致的文件👨‍🦽；

檢查案卷文件的標題是否反映文件內容👦🏼，文件標題一般應照實抄錄🚘。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件．可自擬標題，外加“[]”號。

檢查案卷文件頁（件）數🧎🏻，一般不超過200頁🧏🏿‍♂️，對同一問題文件數量多的🛷，宜酌情分為數卷。問題單一、文件數量少的可組成簿卷；

檢查案卷紙質文件預立卷和網上預立卷的案卷標題是否一致、卷內文件標題與電子文件標題是否一致、紙質文件與其相應的電子文件的全文信息是否一致。

3．整理組卷

1)根據外事文件材料的形成規律以及內容👩🏽‍🎓、價值、數量、密級和載體等實際情況，保持文件材料之間有機聯系和便於查考利用的組卷原則，以內容為主🌤，按問題組卷⚉。將每組外事文件材料進行整理🐀，組成一個或多個案卷。

2)對來校🤾🏼、出國和國際合作⏲、國際會議的文件材料中，上級文件👩🏿‍🎨、請示、報告、上級批復與國外來往信函等準備階段材料🕺，按年度分類組卷．將國內和國外活動期間形成的材料及派出回國後的綜合材料按活動性質分類組卷，各階段不可分的材料按正件在前，附件在後，印件在前🦦，原稿在後．批復在前，請示在後排列。

3) 對組成案卷的文件進行網上預立卷，並自動生成卷內文件目錄和案卷目錄。

4）拆除卷內文件中的金屬物🙍🏻，對破損的文件材料進行修補🔞。

5）外事文件材料，采用卷皮方式保管，整卷裝訂🛑。裝幀精致的協議書🚇、合同和備忘錄之類的文件材料，亦可單獨裝盒組卷保管🧊。

6)幅面大於卷皮的文件材料要進行折疊，除與文件材料密不可分者外，其余聲像載體的材料、禮品實物．應保持原狀，另行專類、專櫃保管，檔號與文字材料的檔號互為參見🛻。

7)以案卷形式保管的外事文件材料，按順序編寫頁碼🧻，無論單面或雙面只要有書寫文字，每面均為一頁，每卷頁號均從1開始，頁號位置標在非裝訂線一側的下角🫶🏼。 單獨裝盒組卷保管的外事文件材料，亦可采用以件為單位的編號方法。

8）每個案卷組成以後，都要填寫備考表，對文件材料的完整、準確的程度，損壞缺少情況加以說明，案卷內文件材料需要變更、修改時🚈，由兼職檔案員隨時在備考表上註明，移交前🤾🏻‍♂️💂，由該部門分管檔案恒达的領導簽字。   

9)外事管理部門要進行歸檔前的鑒定恒达，按規定提出每個案卷內部文件的保管期限、開放情況和密級意見，經單位主管領導同檔案館協商後確定。  

4．歸檔驗收

1)移交檔案時交接雙方必須當面驗收，凡不符合要求者🕵🏽‍♀️，檔案部門應拒絕接收．要求限期補正。

2)移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執一份備查。

3)外事檔案在次年5月底前歸檔👩🏼‍🦳。

六、外事檔案的管理

1．分類編號

1)按照< 中國檔案分類法——教育檔案分類法)進行分類標引，給出檢索分類號。

2)根據外事檔案內容構成和形成規律🧑‍🦰，從維護檔案的有機聯系和查找利用方便考慮．將各種涉外文件材料集中起來，單獨設立“外事類”．如：人事處產生的派出國人員材料🚣🏻‍♀️🚒、國際交流處產生的請進國人員材料、國際會議材料及留學生管理材料，體育系🧝🏻‍♀️🎩、學生會🏑、團委🙎🏿‍♀️、教務處等部門組織師生參加國際比賽👨‍👩‍👦、競賽材料等👪，二級類目為外事檔案內容分類(見附件一)，編製用二級類目代號簡表(見附件二)。

3)外事檔案檔號：年度號十分類號+案卷號

註🐡：案卷號按最下位類目流水，年度按自然年度。留學生恒达接入學年度。

2．編目

1)每卷檔案脊背上貼上註有檔號的標簽，標簽下沿的位置距離底邊40mm

2)編寫外事檔案目錄☝🏽，按歸檔部門及先後順序，以案卷為對象填寫。

3)認真登記外事檔案分類目錄。

3．排架、保管

1)按檔號順序排架🍝。

2)按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第八條執行。

4．鑒定和銷毀

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第九條執行

七、外事檔案的開發利用

1．大力開發利用外事檔案，為提高本校教學、科研水平及社會效益和經濟效益服務💵。

2．借閱

按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》第十條執行。

3．咨詢服務⤴️🧅、指導交流

1)指導利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題🧛🏻。

2)了解和掌握本單位外事活動狀態，定期編製外事檔案匯編和編輯參考資料🥌，積極為利用者提供服務。

3)結合本單位管理現代化的進程，創造條件，逐步運用計算機進行外事檔案檢索，提高開發利用外事檔案的能力🙆🏼‍♂️。

八、外事檔案恒达崗位責任製

1．分管外事恒达的校領導職責

1)組織學習貫徹《檔案法》及有關檔案恒达方針政策，把外事檔案恒达列入分管恒达計劃中🦎。

2)定期檢查和研究解決外事檔案恒达中存在的實際問題。

2．與外事活動有業務聯系的各部門領導職責

1)重視和健全有關的管理製度，確保外事檔案恒达全面納入本部門恒达之中．並認真執行💖👲🏻。   

2)按本部門外事業務活動的程序、形式🎲，積累收集外事文件材料，在恒达結束後，將材料匯集、檢查．送檔案館歸檔⇨。

3．學校外事管理部門領導職責

1)製定和健全外事恒达管理製度．確保外事文件材料的形成積累，將外事檔案恒达納入外事管理之中，並監督與外事活動有業務聯系的各部門執行。

2)指導本部門兼職檔案人員的恒达．關心其恒达條件的改善和恒达素質的提高🎺。

3)指導、監督按外事活動的程序🛫，將整個活動中形成積累的外事材料整理組卷．按期向本校檔案管理部門移交🎩。

4)指導外事檔案的鑒定恒达🐕‍🦺。

4．外事管理部門兼職檔案員職責

1)在部門負責人的領導下，做好外事檔案材料的平時積累恒达。

2)會同部門領導，檢查與外事活動有關單位交來的外事文件材料是否完整🍕👗、準確、系統，經檢查合格後再辦理移交手續。

3)將收集📞、積累的外事文件材料💆🏼‍♂️，整理組卷🧑🏽‍🎤、裝訂．做到組卷合理、編目清楚、標題準確𓀋🙋🏻‍♀️、裝訂整齊👳🏻‍♀️，並及時向檔案館移交🤹🏽‍♂️。

4)完成學校檔案部門委托辦理的其他有關任務👨‍🔬🦶🏿。

5．學校檔案部門職責

1)根據國家有關檔案恒达的政策👨🏻‍⚕️、法規，製定本校外事檔案恒达各項管理製度。

2)監督🐩、指導、檢查👨‍🍼、協助外事部門做好外事文件材料的形成、積累、整理、歸檔恒达．檢查驗收外事檔案是否完整🚣‍♀️、準確👨‍🦰、系統。

3)負責外事檔案的接收、保管、組織鑒定、統計和利用等業務恒达。

4)積極開發利用外事檔案資源，充分發揮其作用🚜。

5)遵守國家有關法規，保證外事檔案的安全。