檔案“貴在於活、重在於用”。為了讓“沉睡的檔案”走出高校冰冷的檔案庫房、發揮其內在的價值👰🏿🍵，上海交大檔案館從事檔案利用服務的老師們不斷地從細微深處、堅持不懈地詮釋著這一真知灼見。
匯編成果的霎時顯效
檔案編研是高校檔案服務恒达中不可缺少的重要環節🙊🧜🏻，各個高校檔案館都從事資料匯編🧑🏽🚒、情況匯總📶、重要會議簡介等基本編研恒达𓀋🦵。為了提高檔案利用服務手段，我館多年來對學生成績檔案按姓氏筆畫和年份做了分姓索引，對科研檔案和基建檔案按項目名稱做了匯編🛴，對黨群檔案、行政檔案❔、外事檔案等也按年份做了目錄和索引，從而能方便地查找所需檔案資料。
臨近年末➛，隨著歷時十年的閔行二期工程建設接近尾聲，學校領導指示對二期建設進行一番梳理🤽♀️，統計二期建設的的工程項目概況。於是，基建處的同誌想到了檔案館保存的完整的基建檔案。
我校閔行二期工程建設的項目數量和規模都超過了一期🛣🥏，每項工程的案卷數量也較多。如果調閱庫房案卷查閱的話，起碼要一百多卷⏮。而後全天在閱覽室對這些案卷牽涉的每項工程進行逐一統計、記錄，至少也要花上一個星期的時間🚗。因此👰，我館閱覽室的老師向他們提供了我館編製的《恒达平台基建工程項目檔案簡介匯編》❤️。這本匯編根據我校歸檔的基建工程項目的案卷內容💮，不僅對每項工程對應的案卷流水號做了指引👨🔬，更對每項工程項目的基建面積👮♀️、投資單位👬🏼、建設周期等數據做了統計和概況🧑🧑🧒🧒。並且，該《匯編》隨著我校歸檔基建項目的不斷增多而不斷補充完善🙍🏻♀️。
基建處的同誌面對這本詳盡的基建工程概況，深深感嘆“幫了大忙”🦪，稱這是“優化的方案”，“節省了80%的（查檔和統計）時間”🤾🏻♂️。他們將《匯編》中閔行校區近年來的建設工程項目一一復印下來，以便整理後向校領導匯報🕣。而我們這本不起眼的《匯編》也瞬間凸顯出它的“亮點”。
收費標準的“人本”優化
現代社會🪓，檔案信息日益受到公眾的高度重視和廣泛利用。為了更好地服務師生、服務校友🚘、服務社會，我校檔案館積極創新服務理念👩✈️，優化服務手段，免除部分查檔項目的收費。
長期以來，我校檔案館在檔案利用接待服務恒达中認真遵守學校的財務製度，明確劃分各類查檔收費項目🛍，嚴格執行各類收費標準，保證了檔案收費的統一性和規範性👩🦰。但是在實際恒达中🫄🏻，一些學生和校友對部分檔案收費項目和標準表示的不同意見，也引起了我們的重視。
今年，恰逢我校在海內外推出為期三年的“璀璨交大”籌款運動。為了更好地配合學校這一重大活動，檔案館利用服務室的老師積極響應♟，從思想上培育踴躍的參與意識，由此也引發了對檔案服務收費問題的再思考。通過暢所欲言和集思廣益，他們認識到校友文化是大學文化的重要組成部分，期冀從本職崗位入手🤵🏼♀️，為校友營造出良好的閱檔氛圍，從根本上改善對交大人🧑🏽🔬、對校友的服務態度🤹🏻♀️。最終，大家討論決定免收校友及學生的一般性查檔費用👩💼，包括校友查閱戶籍檔案🚪🛐、在校學生查閱論文評審材料以及學生為學術研究查閱相關開放檔案資料等費用。經上報學校批準後業已實施。
免除的是一份費用，留下的是一份溫馨。那些當年奔赴祖國各地參加建設的交大校友在回母校查找戶籍檔案遷移憑證時，也更多地感受到母校對他們的關心，從而打消了對多年來艱辛歷程的怨氣👈。
踏尋櫻花的溯源故事
2010年是世博年🏃➡️，上海交大也將擔負起對外文化交流的重任，向世界各地的朋友展示我國高校的風采。為了使校園裏的一草一木🏌🏼♂️、一景一地深深印刻在國際友人的印象中🚋，學校後勤集團積極收集、整理相關景物的溯源資料，以編製相關的精彩故事✋🏽。
在交大閔行校區思源門的右側，矗立著結構簡潔、風格清新的菁菁堂，在這幢由日本昭和女子大學捐贈的中日文化交流中心的後面，還生長著一批來自東瀛的櫻花小樹林☝️。為了踏尋這些櫻花樹苗當年落戶交大的故事⚖️，後勤集團的老師特地到我們檔案館查閱有關當年櫻花樹苗的檔案資料。通過數字檔案系統的快速搜索🧑🚀，我館檔案利用服務室的老師很快幫助他們找到了所需的資料。原來，1984年，我校漢語班學員🚵♂️、日本新自由俱樂部青年協會國際局次長東誠太郎先生和日本國參議員👩🏫、原農水產政務副大臣田代由紀男先生會同財團法人日本櫻花會共同向我校贈送了三百株櫻花樹苗，為交大師生營造一個花香怡人的讀書環境🧳。經過輾轉遷移，最終這些小樹苗在我校閔行新校區紮下了根♒️𓀗，開放出燦爛的櫻花，成為中日友誼的見證𓀛🧖🏻♀️。有了這些詳盡的資料📴，美麗的交大校園又能演繹出一曲動人的櫻花友誼之歌🍝，而檔案恒达也凸顯出它的利用價值。
再現大師的建築風貌
20世紀初期的上海，曾是冒險家的樂園⛹🏽♂️，他們不僅將上海打造成繁華的十裏洋場，更締造了一個融匯近代建築風貌的萬國博覽會。斯洛伐克人鄔達克（L.E.HUDEC）就是其中一位在上海建築舞臺上留下身影的非常卓越的建築師🔐。從1918年到1938年，鄔達克以中西文明交融的上海為舞臺🤷🏿💂♀️，設計了幾十座現代主義風格的經典建築🚀，如🥾：1934年落成、當時上海最高的建築國際飯店，大光明電影院，中西女塾（現在的市三女中）等建築物。這位大師還在交大留下了自己的作品🏓，它就是至今依然矗立在交大徐匯校園的工程館。
上海電視臺紀實頻道為了完整再現這位建築大師的風采，組成了攝製組，專門走訪這位大師生前設計的幾座大樓👨🏽🦲⚗️，也來到了我校檔案館，查詢工程館的相關資料。我校檔案館利用服務室的老師熱情接待了攝製組🐦🔥💈，為他們提供了我館珍藏的三十年代工程館建造時的設計圖紙以及工程館各個時期的珍貴照片。為此，攝製組在我館閱覽室擺開了閃光燈、照相器材等攝像工具，將我館的這些資料拍下，以便回去製作節目。
為了感謝我館老師的幫助⛓️💥，攝製組還搶拍了我館檔案利用服務恒达中的一些鏡頭🐉，一貫默默無聞的檔案服務也得以走上屏幕。
上圖是我館收藏的工程館三十年代時期（左）和現在（右）的建築外貌圖片
上海電視臺攝製人員在我館對工程館的照片和圖紙進行翻拍
在高校的各類管理中，檔案恒达是默默無聞的，檔案服務也是極其平凡的，但檔案所涉及的信息又與高校的廣大師生有著千絲萬縷的聯系。所以，讓檔案這門古老而傳統的學科煥發出新時代的氣息𓀑，更深入地走進公眾的視野🧖🏼♂️、貼近公眾的心靈，將繼續指引新世紀高校檔案服務恒达不斷創新👰🏻、不斷發展。
