一👶🏻、歸檔範圍

按照《恒达平台檔案恒达業務建設規範》之規定，凡是學校與外國學校、團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料均屬外事檔案⛹🏻‍♂️。主要內容包括外事綜合類🈷️、出國類、來校類、國際合作與會議類、外國留學生恒达類等方面的文件材料（詳見《上海交大外事檔案歸檔範圍和保管期限表》）

二、歸檔要求

1🔞🕺🏿、各歸檔部門兼職檔案員是本部門歸檔恒达的直接責任人🐌，應在平時恒达中及時做好

部門文件材料的網上收發文登記恒达。其中👩‍🦽，本部門發文材料必須掛載對應的電子文檔，有歸檔價值的收文材料也必須掛載對應的數字化文檔，所有的電子文件必須保證系統的可識別性👍🏻。

2、兼職檔案員在進行收發文網上登記的同時，應對文件材料的開放情況進行鑒定和著錄🫳。

3💇🏼‍♂️、對於涉及學生、教師個人隱私的文件信息，以及學校管理恒达中的涉密內容🈵，可不在網上進行文件材料登記和網上歸檔👨🏼‍🎨🏈，直接采用紙質文件歸檔，其電子信息或數字化信息采用報盤形式一並向檔案館移交。

4👨🏽‍💻👮🏻、外事檔案按照一事一卷、按問題組卷的原則，對網上已登記的文件材料進行網上預立卷，並依據責任者、事由和文種三要素擬寫預立卷標題。

5、每年的6月底各歸檔部門必須完成上一年度網上預立卷文件的在線歸檔，提交檔案館業務指導室進行審核後📘，隨即將與之配套的紙質文件材料進行審定簽章。

6、紙質文件與電子文件歸檔恒达必須做到：紙質文件預立卷和網上預立卷的案卷標題一致、卷內文件的標題與電子文件標題一致、紙質文件與電子文件全文信息一致⛰。

7、因歸檔部門無故拖延或因人員配備不力逾期歸檔所造成檔案利用不便等責任由該部門負責☞，並在年底歸檔恒达考核校園網公示中予以公布⟹。

三、聯系方式

在歸檔過程中如有疑問，可與校檔案收集指導室聯系。

地址：恒达平台恒达娱乐508室

電話：54740125