為確保檔案信息的安全，使之更有效地為學校中心恒达服務🤦🏽‍♂️，現根據《檔案法》🚄、《檔案法實施辦法》、國家教育部《高等學校檔案管理辦法》及《上海交大檔案館查檔指南》🤩，製定本細則。

一、 總原則

（一）各部門歸檔的檔案僅限於該部門利用🧕🏽👩🏼‍🚒，如因恒达需要查閱其他部門檔案，須經歸檔部門領導簽字同意後🫐，才能提供查閱。

（二）檔案實體原則上不外借，如因恒达需要外借其他部門檔案🏋🏿‍♂️，須經歸檔部門領導簽字同意後，才能外借🎃。外借時要詳細填寫檔案外借登記表💂🏿，出借人要負責催還，歸還接收人要認真清點並及時上架。

（三）外籍人士同胞查檔，須經國際交流處簽字同意。

（四）港澳臺同胞查檔，須經港澳臺辦公室簽字同意。

（五）國家安全局查檔，須經保衛處簽字同意。

二、 各門類檔案查閱利用細則

（一）黨群檔案

1.黨委會議記錄、紀要，須經黨辦主任或主管校領導簽字同意後才能提供利用；

2.人員處分檔案須經紀委、組織部或主管校領導簽字同意後才能提供利用；

3.不開放的文革材料一律不提供利用☮️🧶；

4.涉及國家和省市級領導、著名人士的檔案須經館領導批準後才可提供利用；

5.中共中央文件須憑介紹信提供查閱，且紅頭文件不得復印。

（二）行政檔案

校長辦公會議記錄👨‍⚕️、紀要，須經校辦主任或主管校領導同意簽字後才能提供利用。

（三）歷史檔案

一般情況下不得查閱原件🏺，特殊情況須經館長簽字同意後提供利用。

（四）人事檔案

僅限於人事處🛎、組織部、各部門的組織幹事查閱👨🏿‍🦲，外單位憑組織部門介紹信查閱；本人及家屬不得查閱；所需材料只能摘錄不能復印。特殊情況須經館領導批準🧑‍⚕️。

（五）財會檔案

僅限於財務處、各部門組織幹事查閱🫳🏻，其他人員未經財務處同意不得查閱🔪。特殊情況須經館長批準⚗️。

（六）聲像檔案

聲像檔案一律不外借。因恒达需要，必須復製相關信息的，須經館領導批準後，在檔案館內🧚🏿‍♀️，在有關人員的指導下方可復製，不得隨意擴大復製範圍。

（七）校友人物檔案

未經館領導批準不得提供查閱、復印及外借🤛🏻。

（八）實物檔案

未經館領導批準一律不得外借👅。

（九）教學檔案

1.涉及學生處分👋🏻、考試試題及答案等的檔案未經館領導同意不得提供查閱🫸；

2.近三年的論文不得提供利用，僅限作者本人或導師查閱🤞🏻；三年期滿後也僅提供圖書館缺失的論文查閱👨‍👩‍👧‍👧👂🏽，論文不得復印復製。

3.由本人前來辦理成績單或學歷學位論證🦸🏽，須持有效證件📕，若代他人辦理，除須帶上述材料外還須出示委托書及被委托人有效證件🦒🛅；

4.為保證學歷學位核實恒达的嚴肅性，以郵件、傳真和電話形式要求核實學歷學位的一律不予接待，可請其到教育部學歷學位認證中心等相關部門辦理，或者登陸我中心“檔案網上服務大廳http://dazx.sjtu.edu.cn/”辦理💹。來我中心進行學歷學位核實須持有單位介紹信及該生的相關學歷或學位證明（復印件亦可）方可提供核實；

（十）科研檔案

1.由課題組人員前來調閱自己參與的項目檔案時，須出示恒达證或身份證等有效證件💇，接待人員在項目鑒定書等相關材料上核實其身份後方可提供其查閱；

2.非課題組人員查閱項目檔案時，須開具單位介紹信並經該項目課題組負責人簽字同意；

3.因特殊情況需外借項目檔案，須開具單位介紹信並經課題負責人簽字同意♍️；

4.查閱專利檔案者須出示身份證明🎱，且只能查閱👊🏽，不得復印。

（十一）基建檔案

基建圖紙外借必須經館領導批準🧑🏿‍🔬。

（十二）出版檔案

樣書審稿單僅限於出版社歸檔人員及樣書作者查閱。

（十三）戶籍檔案

憑畢業證、身份證或相關戶籍證明方可提供查閱、復印⛹🏿‍♂️👨‍🦽‍➡️。